ESF-Fördermittelverwaltungssoftware
Online-Verwaltungssystem vom Förderantrag bis zur Abrechnung von Fördermitteln des Europäischen Sozialfonds gegenüber der Europäischen Kommission
Software zur Fördermittelverwaltung zwischen EU und Bund oder Ländern
Medienbruchfreie Erfüllung Ihrer Anforderungen an das Fördermittelmanagement – barrierefrei und gemäß E-Cohesion
Im Rahmen des Europäischen Sozialfonds (ESF) stellt die EU Ihren Mitgliedsländern in jeweils siebenjährigen Förderperioden Gelder zur Umsetzung von Förderprogrammen zur Verfügung. Inhalte der operationellen Programme können beispielsweise die Stärkung der Wettbewerbs- und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen und deren Beschäftigten, eine Minderung der Arbeitslosigkeit, Bekämpfung der Armut, Bildungsinvestitionen oder die Förderung benachteiligter Personen sein. Die Fördermittel werden in geteilter Verantwortung zwischen Mitgliedstaat und EU-Kommission ausgereicht. Auch daraus ergeben sich oft vergleichsweise hohe Ansprüche an die Förderantragsbearbeitung, die Fördermittelverwaltung, die Berichtslegung und die umfangreichen Abrechnungsprozesse. Entsprechend komplex und vielschichtig sind die Anforderungen an die im Fördermanagement eingesetzte Lösung.
ESF-Fördermittelverwaltung von PASS: Fördermittelmanagement-Software zur Verwaltung von öffentlichen Geldern in der Mehrebenen-Governance
Unsere Software zur Fördermittelverwaltung stellt aktuell täglich sicher, dass die Ausreichung der Gelder den Bedürfnissen unserer Kunden entspricht. Die modulare Fördermittelmanagement-Software bietet Ihnen ein intuitives und übersichtliches Frontend, umfangreiche Reporting-Funktionalitäten sowie ein System zur Mittelbewirtschaftung. Unter Berücksichtigung Ihrer Ansprüche an IT-Security und Datenschutz kann die Lösung an Ihre bestehenden Backend-Systeme angebunden werden.
Die Fördermittelverwaltungssoftware ermöglicht die Abwicklung aller Prozessschritte eines ESF-Förderfalles – vom Antrag über Bewilligung und Mittelbindung bis hin zu Mittelanforderungen und den Verwendungsnachweisen. Dabei werden potenzielle Änderungen, Widersprüche sowie alle relevanten und individuellen Aspekte Ihres Fördermanagements berücksichtigt. Die Kommunikation zwischen den bewilligenden Stellen und den Zuwendungsempfängern erfolgt medienbruchfrei und revisionssicher. Mit Authega wird aktuell bereits eine qualifizierte elektronische Signatur in der Systemkonfiguration angebunden, welche die Schriftformerfordernis in der ESF-Förderung ersetzt. Die Anbindung weiterer Signatur und eID-Verfahren ist in Zukunft selbstverständlich möglich. Ferner werden Schnittstellen zu nationalen Systemen ebenso angebunden wie die SFC-Schnittstelle der EU (z.B. Ausgabenerklärungen und Zahlungsanträge, Durchführungsberichte, Meldungen nach Artikel 112 der Dachverordnung). Unser Online-System zur Förderantragsbearbeitung erfüllt somit sämtliche aus der E-Cohesion resultierenden Ansprüche.
Highlights der Fördermittelverwaltungssoftware
E-Cohesion
Erfüllung aller Vorgaben der EU an eine gänzlich medienbruchfreie Kommunikation
Digitale Signatur
Qualifizierte elektronische Signatur als Ersatz der Schriftformerfordernis
Reporting
Standard-Reports im nationalen und europäischen Kontext (gemäß DVO) und konfigurierbare Reports, z.B. für Anfragen aus dem politischen Raum
Rollen- und Rechtesystem
Erstellung und Zuordnung von komplexen Rollen auf verschiedenen Verwaltungsebenen und Administration der Berechtigungen
Pauschalen
Wahlweise Abbildung der Realkostenabrechnung oder der verschiedenen Pauschal-Typen
Eigene IT-Infrastuktur
Nahtlose Einbettung der Softwarelösung in Ihre bestehende Systemlandschaft
Abwicklung aller Prozessschritte eines ESF-Förderfalles
Fördermittelverwaltung vom Antrag bis zum Abschluss
Das PASS Fördermittelmanagement ist ein Online-System, das vom Projektantrag bis zum Verwendungsnachweis alle Prozessschritte gemäß nationalem und europäischem Recht sowie alle regulatorischen Vorgaben inklusive Reporting erfüllt. Es ermöglicht die Erfassung und Wiedergabe der vollständigen Daten Ihrer Förderfälle einschließlich der haushaltsmäßigen Zuordnung zu Haushaltstiteln oder indikativen Budgetposten. Mit unserer Fördermittelverwaltungssoftware können außerdem z.B. alle Belegdaten im Zusammenhang mit Auszahlungen und Einnahmen oder auch unstrukturierte Daten in Dokumenten übersichtlich beim jeweiligen Vorgang in einer Akte pro Förderfall verwaltet werden. Neben der Realkostenabrechnung unterstützt die Fördermittelmanagement-Software Sie bei der Umsetzung dreier Typen von Pauschalen: Pauschalsatz, Stückkosten und Lump-Sums. Vergabeverfahren können ebenfalls berücksichtigt werden.
Antrag
Beantragung einer Projektförderung
Bewilligung
Bewilligung oder Ablehnung eines Projektantrags inkl. Bewilligungsbescheid
Zahlungsströme
Verwaltung aller Finanztransaktionen inkl. Mittelbindung, Auszahlung und Annahme
Verwendungsnachweis
Zwischen- und Gesamtverwendung – je nach Laufzeit des Förderfalles
Keine Schriftformerfordernis
Abwicklung der Förderfälle ohne (zusätzlichen) Schriftverkehr direkt über das System
Integriertes DMS
Anbindung an das Dokumentenmanagement-, Informations- und Hinweissystem
Abschluss
Revisionssicherer Abschluss der bewilligten Projektförderungen
Historisierung & VERSIONIERUNG
Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung von Förderdaten
Individualsystem zum Preis von Standardsystemen
Mit unserer Fördermittelmanagement-Software erhalten Sie eine Individualentwicklung, die durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann. Die Wiederverwendung von modularen Komponenten ermöglicht es, eine maßgeschneiderte Lösung zum Preis von Standardsoftware anzubieten und so die Vorteile der beiden Modelle miteinander zu verbinden.
Screenshots unseres ESF-Fördermittelmanagements
Projektantrag
Über diesen Dialog können alle notwendigen Informationen zur Beantragung eines Projektes vom Antragsteller erfasst und vom internen Sachbearbeiter geprüft und anschließend weiter bearbeitet werden. Dazu zählen Projektinformationen wie Maßnahmen- und Bewilligungszeitraum, Bankverbindungen, Durchführungsort, Projektteilnehmer sowie der Kosten- und Finanzierungsplan.
Arbeitskorb
Sachbearbeiter erhalten im Arbeitskorb eine Liste aller laufenden Vorgänge, die ihnen persönlich zugewiesen wurden. Für andere Benutzer ist der Arbeitskorb auf die für sie jeweils relevanten Vorgangstypen beschränkt. Die Liste lässt sich beliebig filtern sowie sortieren.
Vorgangsbearbeitung
Die Vorgangsbearbeitung ist der zentrale Dialog zur Projektabwicklung, hier werden alle offenen sowie abgeschlossenen Vorgänge eines Projektes chronologisch aufgeführt. Neben einer vorgangsorientierten Ansicht gibt es auch die Möglichkeit, die Darstellung nach Vorgangstypen zu gruppieren.
Meine Projekte
Hier erhält der Benutzer eine Übersicht über alle ihm zugeordneten Projekte bzw. über die Projekte eines Projektträgers.
Rollenverwaltung
Die im System hinterlegte Organisationsstruktur basiert auf einer Unterscheidung zwischen internen und externen Benutzern. Internen Benutzern können verschiedene Rollen zugeordnet werden, wobei jede Rolle mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet ist. So ist es beispielsweise möglich, Benutzern neben operativen Rollen auch Reportrollen zuzuweisen. Über diese lässt sich gezielt steuern, welcher Benutzer welche Auswertungen erstellen darf.
Optionales Hosting in unserem Rechenzentrum
Für den Betrieb unserer Fördermittelverwaltungssoftware stellt Ihnen PASS die gesamte Infrastruktur der eigenen Tier-3,5-Rechenzentren mit folgenden Leistungen zur Verfügung:
- Überwachung mittels geeigneter Monitoring-Systeme
- Datensicherungsmaßnahmen
- Fehlerbehebende Maßnahmen
- Health-Check-Maßnahmen
- Einspielen von Security-Updates
- Identifizierung und Klassifizierung von Störungen
- IMAC für Betriebskomponenten im Datacenter
Darüber hinaus erfolgt ein IT Service Management bestehend aus:
- Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen
- IT-Notfallmanagement
- Abnahmetests und Freigabe für die Produktion
- Reporting
- User-Verwaltung
- Compliance-Controlling
- Dokumentation
Häufige Fragen unserer Kunden
Ja, unser ESF-Fördermittelmanagement bildet den kompletten Prozess ab. Seine modularen Komponenten können je nach Anforderung abgestimmt werden.
Nein, bei unserem Fördermittelmanagement handelt es sich um ein Individualsystem auf der Basis von wiederverwendbaren und modularen Komponenten.
Seit Beginn der Förderperiode 2007 bis 2013 setzen diverse Kunden unsere Fördermittelverwaltungssoftware zur Abwicklung ihrer ESF-Förderprogramme ein. Der jeweilige Umfang der eingesetzten Lösungen ist kundenspezifisch.
Je nach Bedarf deckt PASS das gesamte Leistungsspektrum mitsamt Fachspezifikation, technischer Spezifikation, Implementierung, Test und Inbetriebnahme ab. Darüber hinaus werden auch die Wartung inklusive Datenkorrekturen und der Betrieb in unseren eigenen hochverfügbaren und ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren angeboten. Mit dem ISG Institut für Sozialforschung und Gesellschaftspolitik steht PASS ein fachlich versierter Partner zur Seite, der seit Bestehen des ESF auf EU-, Bundes- und Landesebene bei der Umsetzung der operativen Programme berät.
Ja, denn diverse Ministerien setzen unsere Fördermittelmanagement-Software bereits ein – u.a. die ESF-Verwaltungsbehörde des Bayerischen Staatsministeriums für Arbeit und Soziales, Familie und Integration.