PASS Fördermittel Suite (PASS FMS)

Online-Fördermittelverwaltungssoftware – vom Förderantrag bis zur Abrechnung der Fördermittel

Fördermittelmanagement Software von PASS – Ihre Zukunft

Mit unserer Fördermittel Suite entscheiden Sie sich für eine Anwendung, die in der Fördermittelverwaltung Maßstäbe setzt. Basierend auf einer zukunftsfähigen Architektur können Sie auf eine dynamische Fördermittelmanagement Software vertrauen, die sehr flexibel Ihre Anforderungen aufnehmen und neue Fördermittelprodukte abbilden kann.

Module der Fördermittel Suite (PASS FMS)

TMS Government Prozess

Basis-System

Das Basis-System bietet eine zentrale Datenhaltung, eine Organisations- und Nutzerverwaltung, Funktionen zur revisionssicheren Ablage der Daten und Dokumente, eine Versionsverwaltung uvm. Daten können dezentral edititiert werden. Export und Import sind optional. Weitere benötigte Module können gezielt dazu gebucht werden.

Registrierung

PASS FMS bietet fremd- oder selbstgesteuerte OZG-konforme Nutzerregistrierung/-verwaltung (OZG – Onlinezugangsgesetz). Anbindung von Organisations- und Nutzerkonto des Bundes sowie der Portale von Bund und Ländern (inkl. digitalem Rückkanal). Unterstützung der eIDAS-konformen (elDAS – elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) elektronischen Identifizierung (eID) durch neuen Personalausweis (nPA), qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und Siegel (online/offline).

Schnittstellen

Anbindung von Systemen staatlicher Kassen (Bayern und Bund), E-Akte-Lösungen, Systemen für das Fondsmanagement in der Europäischen Union (SFC2021/SFC2014) sowie Import/Export von Daten, Dokumenten und Teilnehmerdaten (inkl. Mehrfachteilnahmen).

Reports

Die Datenauswertung erfolgt nahezu in Echtzeit aufgrund der zentralen Datenhaltung im Basis-System. Neben finanziellen und materiellen Daten werden sämtliche weitere Datenbestände ausgewertet. Kundenindividuelle Report-Spezifikationen sind im Zuge der Konfiguration selbstverständlich möglich.

Frontend/Kundenportal

Der Zugang zu PASS FMS ist über verschiedene Kanäle möglich. Neben dem webbasierten Ultra-Thin-Client-Zugriff über ein Portal sind auch Bots oder Social-Media möglich. Der Zugang für Kunden erfolgt medienbruchfrei nach dem Once-Only-Prinzip und modernem UX-Design. In Planung sind weitere Funktionen zum Antragssupport, wie z.B. Planungsunterstützung, Dokumentation, Abwicklungstools und Archiv.

Förderprozess

Abbildung eines kompletten Förderprozesses – von der Interessenbekundung zur Prüfung der Förderungswürdigkeit bis zum Abschluss des Förderfalls. Einzelne Schritte werden in Vorgängen mit eigenem Statuskonzept und ggf. Freigabeverfahren für mehrere Personen vorgehalten. PASS FMS liefert (Änderungs-)Anträge, Mittelanforderungen, Ausgabenerklärungen und Vor-Ort-Kontrollen. Die Schnittstelle zum Prozess-Backend bilden Auszahlungs- und Annahmeanordnungen sowie weitere Vorgänge zur Belegverarbeitung.

Prozess-Backend

PASS FMS bietet ein umfangreiches Abrechnungsmodul zur belegbasierten Abrechnung von Förderfällen. Anordnungs- und Mahnwesen basieren auf einer Haushaltssystematik. Das System unterstützt die technische Hilfe ebenso wie nicht rückzahlbare Finanzierungen, als auch Finanzierungsinstrumente. Bei Bedarf stehen Module zum Dokumenten- und Gremienmanagement bereit.

Mittelgeber-Backend

Das System bietet Funktionen zur Fördermittelabrechnung und -rückführung. Es stehen der EU-Zahlungsantrag, eine jährliche Rechnungslegung sowie eine dialogbasierte Dokumentation der Mittelflüsse zur Verfügung.

Audit-Backend

Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Prüfungen und Kontrollen, insbesondere Vor-Ort-Kontrollen. Zudem bietet PASS FMS Funktionen zur Stichprobenziehung aus unterschiedlichen Grundgesamtheiten (z.B. Belege, Förderfälle), die Erfassung von Prüfergebnissen und eine korrekte Bereitstellung von finanziellen Korrekturen in anderen Systemteilen.

Basis-System Registrierung Schnittstellen Reports Frontend/Kundenportal Förderprozess Prozess-Backend Mittelgeber-Backend Audit-Backend TMS Government Prozess

Basis-System

Die Grundkonfiguration bildet die zentrale Datenhaltung ab und ist das Fundament und Herzstück der Fördermittelmanagement Software. Im Standard enthalten sind: Nutzer-, Organisations-, Rollen- und Rechteverwaltung (inkl. der vielfach erprobten PASS Security-Komponente), Info- und Hilfesystem, Plausibilitätsprüfungen, umfangreiche Filterführung, Termin- und Wiedervorlageverwaltung, Versionierung und Historisierung, State-of-the-Art Logging uvm.

Die Fördermittel Suite integriert die Daten zu den Förderlinien und Förderfällen aus den verschiedenen Modulen und kann diese über Schnittstellen an die angebundenen Systeme abgeben. Dabei wird die Suite fondsspezifisch im Einklang mit individuellen Anforderungen vorkonfiguriert: neben EU- sind nationale oder andere nicht-EU-Fonds möglich.

Die Rollen- und Rechteverwaltung der Fördermittel Suite ist ein Baustein der praxiserprobten PASS Security-Komponente. Multiple Rollen- und Förderlinien-spezifische Rechte-Sets ermöglichen revisionssichere Vertretungsregelungen. Die Nutzerverwaltung erfolgt innerhalb erprobter, flexibel konfigurierbarer und hochsicherer Komponenten, um organisatorische (auch hierarchische) Vorgaben optimal abzubilden.

Bei der Vergabe öffentlicher Mittel spielen individuelle Auswertungen eine zentrale Rolle. Die Fördermittel Suite ermöglicht individuelles Reporting in den unterschiedlichsten Themenbereichen (Verwaltung, Bescheinigung und Prüfung, politischer Raum). Bis zu 70 Auswertungstypen werden über jeweils 20 bis 30 Einzelfilter individuell konfigurierbar gehalten. Die Fördermittelmanagement Software stellt sicher, dass nur Daten gemäß Berechtigung ausgewertet werden. Bei Bedarf wird das Layout 1:1 auf Basis zentraler Vorgaben in Verordnungen und Gesetzen (in PDF oder EXCEL-Formaten) gestaltet.

Das Reporting erfolgt nahezu in Echtzeit. Für umfangreichere Auswertungen wird ein Eingangskorb vorgehalten, in dem der Erstellungsstatus der Auswertungen nachgehalten werden kann. Auswertungen sind für längere Zeiträume gemäß der Rechte im System verfügbar.

Die Fördermittelmanagement Software bietet eine Vielzahl von Schnittstellen. Neben den Systemen der staatlichen Kassen (bspw. IHV in Bayern und HKR des Bundes) sind E-Akte-Lösungen (bspw. Fabasoft, Dokuneo), PROFI, easy-Online und die Systeme der EU Kommission (SFC2007 bis SFC2021) zu nennen.

Ein Import und Export von Daten ist möglich. Neben Belegdaten zur Abrechnung treten komplexe und hochsensible Teilnehmerdaten auf, inkl. Berücksichtigung von Mehrfachteilnahmen in den dafür einschlägigen Förderkontexten (bspw. im Kammerumfeld).

Frontend

Kundenportal und Förderprozess

Die Fördermittelmanagement Software bietet auf Wunsch ein mehrkanaliges Kundenportal. Neben dem Antragsportal mit Landingpages und Kundenanmeldung ergänzen Mailverkehr, interne Nachrichtensysteme und Bots die Kundenbetreuung.

Angemeldete Nutzerinnen und Nutzer greifen auf ein umfangreiches Informationssystem zu: Benachrichtigungen, Dokumentenbereitstellung, Nachrichtensystem, Hinweise, Wiedervorlagen – intern oder zusätzlich per E-Mail.

Die Antragstellung erfolgt medienbruchfrei. Die Oberflächen und Workflows im Portal sind hinsichtlich der Anforderungen aus Bedienkomfort und der Nutzererfahrung (UX-Design) optimiert. Die Oberflächen sind responsive – Mitarbeiter und Kunden können mit der Fördermittel Suite im Homeoffice, am Arbeitsplatzrechner, am Handy oder Tablet arbeiten.

Über das Kundenportal der Fördermittel Suite werden alle Förderprozesse abgebildet bzw. deren Komponenten angebunden. Das Förderprozess-Modul sieht neben Dialogen und Prozessen zur Beantragung, Abrechnung und Verwendung ein Verfahren zur Feststellung der Förderwürdigkeit vor (Interessenbekundungsverfahren mit Integration von Prozessen zur Begutachtung der Kandidaten durch extern beauftragte Institutionen).
Im Förderprozess werden Dokumente vorgehalten und statusabhängig flexibel mit Daten aus dem System gefüllt – sowohl vom Kunden zu Ihnen als auch von Ihnen zum Kunden.

Als Teil der Fördermittel-Servicekataloge sind DMN-notierte Entscheidungsregeln (DMN – Decision Model and Notation) in der Suite abbildbar. Die Fördermittelmanagement Software ermöglicht eine „Dunkelverarbeitung“, eine Automatisierung als Teil des Geschäftsprozessmanagements, abhängig vom Ermessensspielraum in den Förderkontexten.

Für Nutzeridentifikation und Signaturanforderungen können beliebige Lösungen angebunden werden. Die Fördermittelmanagement Software verfügt neben der Authentifizierung über Benutzername und Passwort über eID-Verfahren, beispielsweise mit dem neuen Personalausweis (nPA). Für professionalisierte Antragstellende werden Verfahren der qualifizierten oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur angebunden. Als Vertrauensdienstanbieter setzen wir gemäß eIDAS-Verordnung auf etablierte Lösungen, wie z.B. der Bundesdruckerei oder Governikus.

PASS Experten behalten für den Public Sector die aktuellen Entwicklungen bei der Umsetzung des OZG im Blick. Eine Anbindung des Unternehmenskontos ist geplant, das Nutzerkonto dürfte alsbald folgen.

Die Fördermittel Suite unterstützt den Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Kundinnen bzw. Kunden gemäß Once-Only-Prinzip, sofern dies aktuell möglich ist. Perspektivisch folgen Registeranbindung und KI-gestützte Dokumenten- und Belegdatenerfassung.

Das OZG trägt den digitalen Rückkanal (Bürger- und Unternehmenskonto in Portalverbünden) in die PASS Fördermittel Module. Bei der Anbindung von Fachverfahren orientiert sich PASS am XFall und anderen XÖV-Vorgaben.

Zur Sicherstellung einer hohen Antragsqualität kann den Kundinnen und Kunden Hilfestellung geboten werden. Die Fördermittelmanagement Software bietet Module zur Planung, Dokumentation und Archivierung von Fallunterlagen. Neben Berechnungshilfen im Umfeld der Abrechnung (Personal, Abschreibungen, Reisekosten usw.) tritt eine nahezu frei konfigurierbare Abbildung pauschalisierter Positionen. Unterstützung bei der Berechnung der Beihilfeintensität und Schutz gegen Fehleingaben seitens der Antragstellenden werden über umfangreiche Plausibilisierung gewährleistet.

Die Abrechnungsmodule binden bekannte Buchhaltungssoftware an, sodass Belege automatisiert und ohne manuelle Eingriffe in die Fördermittel Suite importiert werden.

Backend

Mittelbewirtschaftung, Mittelgeber und Audit

Mittelbewirtschaftung ist Teil des Fördermittelgeschäfts, in dem Auszahlungen und Annahmen kassenwirksam angeordnet und die zur Verfügung stehenden Kontingente („Budgets“) überwacht werden.

Die Fördermittelmanagement Software bietet alle benötigten Funktionen hinsichtlich Budget und Haushalt an. Neben Abbildung der Haushaltssystematik tritt ein Anordnungs- und – sofern gewünscht – ein Mahnwesen ein. Die Bearbeitung eines konfigurierbaren Haushaltsplans inkl. Festlegungen und Verpflichtungsermächtigungen, Tages- und Jahresabschlüssen ist möglich. Im EU-Kontext relevante Konstrukte, wie die „Technische Hilfe“ und „Finanzierungsinstrumente“, werden unterstützt.

Die Fördermittelabrechnung/-rückführung erfolgt in der Suite zwischen den Mitgliedsstaaten der EU und der EU-Kommission sowie innerhalb der Mitgliedstaaten zwischen den beteiligten Ministerien, Behörden und sonstigen Stellen – neben Landes- und Bundeshaushalten also für den EU-Haushalt. Die Module EU-Zahlungsantrag und die Jährliche Rechnungslegung, ein Verfahren, das den Audit-Bereich und die Abrechnung der bewirtschafteten Mittel mit den Mittelgebern unmittelbar verknüpft, sind einschlägig.

Die Fördermittelmanagement Software unterstützt an dieser zentralen Stelle mit Prozessen und Dialogen bei der Erarbeitung des Gewährpakets sowie allgemein bei der Mittelrückführung. PASS hält zudem ein Modul vor, das die Mittelflüsse umfangreich und detailliert dokumentiert, wenn die Mittelbewirtschaftung außerhalb der Fördermittel Suite durchgeführt werden muss.

Die Fördermittelmanagement Software unterstützt bei der Planung und Durchführung von Prüfungen und der Dokumentation der Prüfergebnisse. Letztere fließen beispielsweise in die jährliche Rechnungslegung ein.

Die Suite bietet Methoden zur Ziehung von Stichproben aus definierten Grundgesamtheiten. Es werden Stichproben aus einer Menge von Förderfällen, Vorgängen oder Belegen gezogen und weiterbearbeitet.

Seit 2008 entwickeln wir die Fördermittel Suite konsequent entlang der fachlichen Anforderungen und den technologischen Möglichkeiten weiter.

Perspektivisch wird an der Einbindung „intelligenter“ Verfahren gearbeitet, die das Audit von manuellen Tätigkeiten befreien und zu weiterer Effizienzsteigerung und Entlastung der Kapazitäten in diesem wichtigen Bereich beitragen sollen. Dies betrifft die flexible Implementierung kleinerer Mini-Workflows, z.B. Mitzeichnungs- oder Genehmigungsverfahren und automatisierbare Bearbeitungsschritte auf einer Workflow-Station. Diese stehen einer automatisierten Abarbeitung offen (Decision Model and Notation).

Ihre Suite

Mit dem Produkt-Builder werden alle Teile aus dem Maximal-Workflow und dem Objektkatalog ausgewählt und zusammengestellt, sodass das gewünschte Förderprogramm/-produkt/-maßnahme GUI-basiert operationalisiert werden kann. Maximal-Workflows und Objektkataloge stammen aus dem Standard-Repertoire und werden im Baukastenverfahren zusammengesetzt. Alternativ werden die Standard-Komponenten zunächst mit der PASS Virtual Software Factory nach individuellen Anforderungen angepasst und erweitert. Nicht im Standard enthaltene Komponenten werden neu erstellt.

Mit der Rules Engine lassen sich zusätzlich Regeln für Datenfelder innerhalb der Objekte definieren oder Services unter bestimmten Bedingungen ausführen. In bestehenden Objekten werden zur Laufzeit neue Datenfelder ergänzt und in die Produktion der Fördermittelmanagement Software ausgeliefert.

In der Grundvariante bietet die Fördermittel Suite umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten in den entscheidenden Bereichen:

  • Förderlinien,
  • Ausgaben- und Finanzierungspläne,
  • Pauschalierungs- und Abrechnungsarten kosten- und ausgabenbasierter Förderung,
  • Berechnungshilfen für unterschiedlichste Anwendungsfälle, Förderrunden, Bewertungskataloge und -matrizen,
  • Dokumenten-Templates für alle verantwortlichen Stellen und deren Förderlinien uvm.

In den Systemeinstellungen werden die entscheidenden Parameter der Fördermittelmanagement Software kontrolliert. Für den EU-Kontext bieten wir eine passende Indikatoren-Verwaltung. Eigene Begrifflichkeiten und Formulierungen werden in einer Katalogverwaltung hinterlegt.

Ziel ist es, eine individuelle Lösung für alle Anforderungen auf Basis von Standardkomponenten in Form einer Fördermittelmanagement Software zur Verfügung zu stellen.

Es erweist sich daher als Vorteil, dass die Fördermittel Suite mit der Virtual Software Factory (Virtual SW Factory) entwickelt wurde. Individualisierungsbedarfe werden über codebasiertes Customizing in modellgetriebener Entwicklung tiefgreifend und weitreichend realisiert. Maximale bzw. förderkontextspezifische Gesamt-Workflows und Objektkataloge werden analysiert, modelliert, generiert und in die Fördermittelmanagement Software integriert.

Stephan Göttlicher

PASS Consulting Group

+49 60 21 . 38 81 75 29