PASS Fördermittel Suite (PASS FMS)
Online-Fördermittelverwaltungssoftware – vom Förderantrag bis zur Abrechnung der Fördermittel
Fördermittelmanagement der nächsten Generation
System zur rechtssicheren Verwaltung für Antrag, Bearbeitung, Zahlung und Reporting von Fördermitteln
Eine rechtssichere Ausreichung von Fördermitteln ist komplex. Eine beihilferechtliche Prüfung ist daher das Minimum. Vergabeverfahren durch die unmittelbar Begünstigten stellen hohe Anforderungen an Dokumentation und Kommunikation. Unterschiedliche Verordnungen und Rechtsvorschriften sind zu berücksichtigen. Förderprodukte sollen grundsätzlich digital zur Verfügung gestellt werden und es gilt, den Verwaltungsoverhead so gering wie möglich zu halten. An dieser Schnittstelle zwischen fachlichen und technologischen Anforderungen der Förderansätze setzt unsere Fördermittel Suite (PASS FMS) als etablierte, flexible und vollständige Lösungswelt an.
Rechtssicheres und medienbruchfreies Fördermittelmanagement
Die Fördermittelverwaltungssoftware bildet den gesamten Lebenszyklus eines Förderantrags effizient und medienbruchfrei ab. Alle benötigten Prozessschritte lassen sich IT-technisch und digitalisiert abwickeln; passend zu den jeweiligen Rollen, Rechten und Pflichten. Ob für Kunden (Interessenbekundende, Antragsteller, Begünstigte, (Projekt-)Träger) oder natürliche und kleinere juristische Personen. Dies gilt für alle Meilensteine der Förderfälle: Antrag, Bewilligung, Abrechnungsverfahren und (abschließender) Nachweis der Verwendung (inkl. Änderungs-, Ablehnungs-, Widerspruchs- und Mahnverfahren) oder Anbindung von Kassen(-systemen). Die Fördermittelverwaltungssoftware wertet alle erforderlichen Daten der Förderfälle in Echtzeit aus. Diese Auswertungen werden individuell – gemäß rechtlichen Vorgaben – als ausgestaltete Reports zur Verfügung gestellt.
Mehr Informationen liefert unser Webinar beim Digitalen Staat Online des Behördenspiegels:
Prozesse im Fördermittelmanagement - IT-Unterstützung mit der Fördermittelverwaltungssoftware
Finanzierungsformen der Fördermittelverwaltungssoftware
Die Fördermittelverwaltungssoftware ist in der Lage, unterschiedliche Finanzierungsformen in den gängigen Förderansätzen abzubilden.
Highlights
E-Government
Erfüllung aller Anforderungen an die digitale Beantragung, Bearbeitung und Verwaltung von Fördermitteln.
OZG
Berücksichtigung der Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu Verwaltungsleistungen. Neben aktuellen Designprinzipien in diesem Umfeld erreicht die Fördermittel Suite in den relevanten Funktionen den OZG-Reifegrad 3.
Reporting
Reports für effektives Controlling des Fördergeschehens, inkl. Antragsdaten, Zahlungsflüssen, Zahlungsständen und Audits.
Digitale Signatur
Abhängig von der Rechtsgrundlage einer Förderung kann der neue Personalausweis Schriftformerfordernis ersetzend genutzt werden. Einsatz fortgeschrittener digitaler Signaturen für die Kommunikation in Richtung der Begünstigten.
Plausibilisierung
Automatisierte Plausibilitätsprüfungen zur rechtssicheren Abwicklung der Förderansätze. Definition komplizierter Regeln mit eigener Rules Engine.
Ablauf eines Förderprozesses
Die Fördermittelverwaltungssoftware bildet die aufgezeigten Prozessschritte ab:
- Verfahren zur Prüfung der Förderwürdigkeit inkl. Gutachterverfahren.
- Einbindung externer Begutachtungseinrichtung bereits integriert.
- Sicherstellung der einheitlichen Beurteilung eingereichter Skizzen.
- Berücksichtigung von Aufruf- und Einreichungsphasen.
- Formulierung des Antrags und Eingabe der Daten.
- Prüfung auf Vollständigkeit der Antragsunterlagen. Ggf. Erstellung automatisierter Nachforderungsschreiben inkl. rechtsverbindlicher Übermittlung (qualifizierte Signatur).
- Ggf. dialogbasierte Übermittlung der Nachforderungen durch den Antragsteller und deren Dokumentation.
- Dialogbasierte Dokumentation des Förderentscheids in einem konfigurierbaren Mitzeichnungsworkflow (beliebig viele Personen in unterschiedlichen Funktionen).
- Antragsbearbeitung und digitale Zustellung der Entscheidung an den Antragsteller. (Die benötigten Dokumente werden individuell in der Fördermittelverwaltungssoftware hinterlegt und mit den Daten des Antrags ausgeliefert. Die Vorlagen nutzen fortschrittliche Textersetzung mit aktuell sieben Variablentypen. Vom Text oder Textblock hin zu Tabellen mit individuell definierbaren Spalten.)
- Belegbasierte Abrechnung: Hochladen und Einreichen der Belege. Nach Prüfung und Feststellung der Finanzierung und Anweisung der Mittel (inkl. automatischer Dokumentation im Finanzcontrolling mit Auswertungen in Echtzeit).
- Neben Ausgabeerklärungen werden Mittelanforderungen unterstützt, für die keine unmittelbare Beleglieferung nötig ist.
- Unterstützung bei der Belegprüfung durch Plausibilitätsmechanismen.
- Automatisches Zusammenstellen der Daten für den finanziellen Verwendungsnachweis nach Projektabschluss. Der sachliche Nachweis wird umfassend unterstützt (Uploads, Abbildung einer Indikatorik).
- Dokumentation aller Prüfungen und ggf. nötiger Finanzkorrekturen sowie digitaler Übermittlung des Schlussbescheids. Alle Finanzkorrekturen werden über eigene Vorgänge transparent gehalten und explizit in der Abrechnung mit dem Mittelgeber berücksichtigt.
- Revisionssichere Ablage des abgeschlossenen Vorhabens oder Übergabe an ein angebundenes DMS-System. Auf Wunsch Unterstützung bei der Kontrolle der Zweckbindung.
- Automatisierte Generierung von Reports zur Verwaltung des gesamten Förderprogramms (ausgezahlte Mittel über alle Vorhaben, eingeplante Mittel, offene Mittel etc.).
Screenshots unserer Fördermittelverwaltungssoftware
Workflow-Konfiguration
Konfiguration zentraler Abschnitte eines Förderungsworkflows durch Klicken oder durch Angabe von Mindestgrößen für Einzelschritte.
Datenfeld-Konfiguration
Durch Konfiguration der Dialoge und Bildschirmmasken kann die Datenerhebung gezielt gesteuert werden und datensparsam agiert oder die Datenerhebung über mehrere Dialoge und auf mehrere Workflowschritte verteilt werden.
Ausgabenplan-Konfiguration
Festlegung individueller Anforderungen an die Erhebung der Ausgaben- und Finanzierungspläne in den Anträgen. Eine pauschalisierte Abrechnung mit automatischer Berechnung ist möglich, z.B. wenn eine Ausgabenposition oder eine stark differenzierte Abbildung unterschiedlicher Personal-, Sach- und Reisekosten benötigt wird. Nutzer werden über frei definierbare Berechnungshilfen unterstützt. Besonders sensible Daten lassen sich mittels spezieller Detailrechte auf Nutzerseite schützen.
Einreichungsphasen-Konfiguration
Automatisierte Durchsetzung individueller Förderaufrufe und dort festgesetzter Abgabefristen. Für unterschiedliche Schritte des Gesamtworkflows stehen detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Nutzer, Organisation und Kundenportal
Unterscheidung zwischen internen und externen Benutzenden in der Organisationsstruktur. Internen Anwenderinnen und Anwendern werden verschiedene Rollen zugeordnet, wobei jede Rolle mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet ist. Neben operativen Rollen werden auch Reportrollen zugewiesen. Über diese lässt sich gezielt steuern, welcher Benutzenden welche Auswertungen erstellen dürfen.
Unterstützung durch die PASS Berechtigungskomponente bei der Abbildung nicht begrenzter, mehrstufiger Hierarchieebenen mit eigener Berechtigungsvergabe und eigenen Administrations- sowie Stellvertreterfunktionen auf jeder Hierarchiestufe.
Antrag
Alle notwendigen Informationen zur Beantragung einer Förderung werden von der antragstellenden Person erfasst, von der internen Sachbearbeitung geprüft und anschließend weiterbearbeitet. Bewusste Unterstützung komplexerer Anträge (z.B. für die Projektförderung) und übersichtlicherer Anträge für natürliche Personen oder Anträge von KMU. Optionale Erhebung von Laufzeiten, Bankverbindungen, Durchführungsort, Indikatorik (Planzahlen) sowie Ausgaben- und Finanzierungsdaten.
Belegbasierte Abrechnung
Übersichtliches Nachhalten aller finanziellen Geschäftsvorgänge für und unmittelbar bei den Förderfällen. Entscheidungen über die Belege im Zuge der Einreichung/Abrechnung werden einzeln nachgehalten und dokumentiert. Uploads zahlungsbegründender Unterlagen sind jederzeit möglich. Stichprobenbasierte Prüfungen werden unterstützt. Auf Wunsch können gängige Buchhaltungssysteme von Kunden angebunden werden.
Vorgänge
Beschäftigte und Kundinnen oder Kunden erhalten eine Liste aller laufenden Vorgänge, die ihnen persönlich zugewiesen wurden. Die Liste lässt sich beliebig filtern und sortieren. Dies ermöglicht einen optimalen Einstieg in die Arbeit.
Wiedervorlagen
Erinnerung an die nächsten To-dos der Beschäftigten und Kundinnen bzw. Kunden. Es können jederzeit flexibel Wiedervorlagen definiert werden.
Versionierung
Versionierung gemäß aktueller technischer Standards. Bis auf Datenfeldebene kann jede Änderung nachverfolgt werden. Überarbeitungen eines Antrags durch Kundinnen bzw. Kunden werden sofort sichtbar und müssen im Rahmen der Prüfungen nicht umständlich gesucht werden.
Revisionssicherheit und Cyber-Security
Neben Historisierung und Versionierung garantiert die Fördermittelverwaltungssoftware die Änderungsverfolgung in den Antrags- und Fachverfahren sowie der Nutzerverwaltung bis auf Ebene einzelner Datenfelder. So können alle Aktivitäten in Bezug auf die Daten nachvollzogen werden.
Da die Fördermittelverwaltungssoftware ihre Wurzeln im Europäischen Sozialfonds (ESF) hat, wurde das Thema Datenschutz von Beginn der Entwicklung an beachtet, um die sensiblen, persönlichen Daten der Teilnehmenden gemäß den deutschen Datenschutzanforderungen speichern zu dürfen. Die Anforderungen der DSGVO, z. B. detaillierte Löschkonzepte, sind dabei abgebildet.
Wir arbeiten konform zu ISO/IEC 27001. Die Sicherheitskonzepte in Entwicklung und Hosting/Betrieb basieren u.a. auf den folgenden Standards und Vorgaben:
- BSI-Standard 200-1 (Managementsysteme für Informationssicherheit – ISMS),
- BSI-Standard 200-2 (IT-Grundschutz-Vorgehensweise),
- ISO/IEC 27005 (Informationstechnik – IT-Sicherheitsverfahren – Informationssicherheits-Risikomanagement),
- BSI-Standard 200-3 (Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz) und
- BSI-Standard 200-4 (Notfallmanagement).
Das Sicherheitsniveau basiert auf den Standards
- BSI-Standard „Leitfaden zur Entwicklung sicherer Webanwendungen – Empfehlungen und Anforderungen an die Auftragnehmer“,
- BSI 2013, ÖNORM A 7700 (Sicherheitstechnische Anforderungen an Webapplikationen),
- OWASP Application Verification Standard (ASVS), OWASP Development Guide,
- OWASP Testing Guide und
- OWASP TOP 10 (Checkliste der 10 größten Bedrohungen für Webanwendungen und Maßnahmen dagegen).
