Datenarchivierung Software

Aufbewahrung und Recherche von historisierten Unternehmensdaten

Datenarchivierungssoftware für Ihre historisierten Daten

Systemübergreifende Langzeitspeicherung inkl. Recherche-Option Ihrer operativ nicht mehr genutzten Daten

Die PASS Software zur Datenarchivierung ermöglicht Ihnen, operativ nicht mehr genutzte Geschäftsdaten dauerhaft in einer Datenbank zu archivieren. Dabei werden die regulatorischen Vorgaben für die GoBD- und GDPdU-konforme Archivierung vollständig erfüllt. Zudem wird eine komfortable GUI-Anwendung für die bequeme Recherche auf dem archivierten Datenbestand bereitgestellt.

Wir archivieren Ihre Herausforderungen

  • Ständig steigende Datenmengen in Ihren operativen IT-Systemen führen zu nachlassender Performance, zunehmendem Hardware-Bedarf und stetig steigenden Lizenz- und Wartungskosten?
  • Wollen Sie eine operativ bereits abgelöste Applikation eigentlich abschalten, müssen Sie aus Archivierungsgründen jedoch weiter betreiben?
  • Möchten Sie ein bestehendes Langzeitarchiv durch ein technologisch modernes Datenarchiv ersetzen?

Was immer Sie im Bereich Langzeitarchivierung bewegt, mit unserer Software zur Datenarchivierung bieten wir Ihnen die passende Lösung: Operativ nicht mehr genutzte Geschäftsdaten können langfristig archiviert werden. Dabei können weiterhin operativ genutzte Systeme entlastet und Altsysteme ersetzt werden.

Regulatorische Anforderungen an die Datenarchivierung

Rechtliche Archivierungspflichten nach GoDB, GDPdU, HGB und AO

Um den Pflichten der GoBD- und GDPdU-konformen Archivierung nachzukommen, müssen Unternehmen – seitdem die gesetzliche Übergangsfrist am 01.01.2017 abgelaufen ist – digitale Geschäftsunterlagen genauso archivieren, wie Dokumente in Papierform. Moderne Software zur GoBD-Archivierung unterstützt sie dabei, die Vorschriften einzuhalten.

Meist werden Daten einfach in den operativen IT-Systemen archiviert, obwohl sie im Tagesgeschäft nicht mehr genutzt werden. Über die Jahre lässt die Performance dieser Systeme nach und es wird mit mehr Rechenzentrumsleistungen/Hardware nachgerüstet. Dies geht wiederum mit steigenden Lizenz- und Wartungskosten für die IT-Systeme einher.

Unsere Datenarchivierungssoftware hilft Ihnen bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Daten nach § 257 HGB und § 147 AO – unter Berücksichtigung der DSGVO-Anforderungen – bei gleichzeitiger Entlastung von operativen Systemen oder im Zuge der Ablösung von Altsystemen.

Einführung des PASS Datenarchivs in 6 Schritten

Leistungen der Datenarchivierungssoftware

Mit der Datenarchivierungssoftware können Daten aus Bestandsapplikationen langfristig archiviert werden. Sie bleiben dabei vollständig und unveränderbar – dies wird unter anderem durch eine Blockchain-Technologie sichergestellt.

  • In Verbindung mit der PASS Migration Factory können Datenstrukturen sowie Daten des Quellsystems automatisiert in das Zielsystem transformiert werden, auch über Plattform- und Architekturgrenzen hinweg.
  • Durch die PASS Software Factory werden aufbauend auf dem Archivdatenbestand komfortable Oberflächen für die Datenrecherche automatisiert generiert.
  • Durch die integrierte PASS Security-Komponente ist eine feingranulare Zugangs- und Zugriffssteuerung GUI-gestützt möglich.
  • Alle Zugriffe auf das PASS Datenarchiv können für das Monitoring in einem Audit-Log/einer Audit-Datenbank abgelegt werden.

Benefits

für Anwender und die Fachseite

für Anwender und die Fachseite

  • Entlastung und spürbar bessere Performance der operativen Systeme
  • Archivierte Daten sind einfach und umfassend recherchier- und abrufbar
  • Moderne Zugriffsoberflächen – Web-Client mit State-of-the-Art Web-Oberflächenelementen
für IT- oder Bereichsverantwortliche

für IT- oder Bereichsverantwortliche

  • Compliance zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die Datenarchivierung
  • Entlastung der operativen Systeme und langfristige Stabilisierung
  • Sicherstellen von Technologie-Konvergenz und Reduzierung von Hardware
für das Management

für das Management

  • Sicherheit einer Compliance zu regulatorischen Anforderungen
  • Kostenoptimierung durch Technologie-Konvergenz und geringeren Hardware-Bedarf
  • Archivierte Daten sind (revisions-)sicher und zugriffsgeschützt abgelegt

Highlights der Datenarchivierungssoftware

Unabhängig von der Datenbank

Unabhängig von der Datenbank

Daten können aus allen gängigen Datenbanken archiviert werden, unabhängig davon, ob sie aus einem alten HOST-System, modernen ERP-System oder einer Individualsoftware archiviert werden.

Moderne Rechercheoberflächen

Moderne Rechercheoberflächen

Moderne und komfortable Rechercheoberflächen werden automatisiert erzeugt und ermöglichen eine flexible Suche auf dem Datenbestand (Recherche bis auf Attributebene).

Integriertes Berechtigungssystem

Integriertes Berechtigungssystem

Die PASS Security Komponente ist für die Verwaltung von Benutzern, Rollen und Berechtigungen – bei Bedarf bis auf Feldebene –  in das mandantenfähige PASS Datenarchiv integriert.

Sichere Datenmigration

Sichere Datenmigration

Langjährig bewährte PASS Migration Factory für die vollständige oder benutzerdefinierte Übernahme der Datenstrukturen sowie der Daten aus dem Quellsystem in das Langzeitarchiv.

Als Software oder Service verfügbar

Als Software oder Service verfügbar

Bedarfsgerechtes Nutzungsmodell, sei es als Bereitstellung der Software als Lizenz oder als ASP-Lösung (Application Service Provider) mit Betrieb in den PASS-Rechenzentren in Deutschland.

Blockchain-Technologie

Blockchain-Technologie

Zur Sicherung der Datenvalidität wird u. a. Blockchain-Technologie eingesetzt. Sie ermöglicht neben der Prüfung, dass Daten nicht geändert wurden, eine effiziente Form der Umsetzung von Revisionssicherheit.

Screenshots der Software zur Datenarchivierung

Archivierungsvorgehen

Zuerst wird aus der Datenmigration eine Archivdatenbank erzeugt, welche die Datenbestände aus dem operativen Datenbestand beinhaltet. Dabei werden verschiedene DBMSe (Datenbank-Management-Systeme) sowohl aus dem kommerziellen, wie auch dem Open-Source-Bereich unterstützt (z.B. MySQL, PostGreSQL, MS SQL).

Im Zuge der Datenmigration entsteht eine Web-Anwendung/Portal für die Recherche auf dem archivierten Datenbestand mit Unterstützung von Zugriffspfaden (bspw. von einem Kunden auf dessen Konten und die zugehörigen Transaktionen) inkl. Zugangs- und Zugriffsschutz sowie Revisionssicherheit der archivierten Daten.

Im letzten Schritt erfolgt die Zugriffskontrolle und Protokollierung der erfolgreichen Datenübernahme aus dem operativen System in das Archivsystem hinsichtlich Richtigkeit und Vollständigkeit gemäß der ISO-Norm 25010.

Vorteile der PASS Datenarchivierungssoftware

  • Möglichkeit auf dem archivierten Datenbestand GUI-gestützt komfortabel recherchieren zu können.
  • Kostensenkung bei Ablösung von Altsystemen durch Freigabe von Lizenzen sowie durch Reduktion des Hardware-Bedarfs des Archivsystems im Vergleich zum Bestandssystem.

  • Garantie der Unveränderbarkeit der archivierten Daten durch den Einsatz von Blockchain-Technologie.
  • Chance für die Erhöhung der Konvergenz des eingesetzten Technologie-Stack dadurch, dass es sich bei dem Archivsystem um ein offenes System handelt (so unterstützt die Archivlösung verschiedene Datenbankmanagementsysteme).

Warum PASS?

Die Besonderheit der Datenarchivierung Software ist neben der Erfüllung der Muss-Anforderungen eines digitalen Datenarchivs die Möglichkeit, komfortable Oberflächen automatisiert zu generieren sowie über kontextabhängige, fachliche Zugriffspfade, sehr flexibel recherchieren zu können. Die PASS Security-Komponente unterstützt dabei in der feingranularen Berechtigungssteuerung bis auf Feldebene.

Durch die Konzeption des Archivsystems als offenes System wird nur ein einziger Technologie-Stack verwendet und ein einheitlicher unternehmensweiter Standard implementiert.

Die Blockchain-basierte Sicherstellung der Datenintegrität stellt eine zusätzliche Sicherheit gegen Manipulationsversuche dar.

PASS Services

Von der strategischen Beratung über die Umsetzung bis hin zum Betrieb der Lösungen. PASS ist einer der wenigen Full-Service-Provider in diesem Segment und setzt nachhaltig auf automatisierte Migrations- und Fertigungsverfahren, welche eine kurze Projektdauer und eine leistungsstarke GUI gewährleisten.

Unsere Serviceleistung beinhaltet:

  • Quick-Check (1-2 Werktage) zur Vorabanalyse des Projekt-Scopes
  • Migrationsprojekt
  • Schulungen
  • Systembetrieb

Nutzungsmodelle der Datenarchivierung Software

  Application Service Provider ASP = Application Service Provider Lizenzierung Lizenzierung
Art der Nutzung Betreiben der Lösung für den Kunden in unseren Rechenzentren in Deutschland Bereitstellung der Software als Lizenz
Lizenzen Nein Unternehmens- oder Konzernlizenz
Ist eine Wartung nötig? Nein (enthalten in der Wartungspauschale) Ja, 20% vom Lizenzpreis, dadurch profitiert der Kunde vom technologischen Fortschritt
Wartungskosten Betriebspauschale monatlich, quartalsweise oder jährlich 20% vom Lizenzpreis
Ist eine Installation nötig? Nein Ja, Installationssupport kann bei Bedarf zusätzlich erfolgen
Optimal geeignet für Unternehmen, die ein Hosting von Systemen und/oder Daten durch einen Dienstleister wünschen oder in Erwägung ziehen Unternehmen, welche kein Hosting durch einen Dienstleister anstreben

FAQ