E-Mail Archivierungssoftware

Rechtssichere und datenschutzkonforme Aufbewahrung von E-Mails

E-Mail Archivierungssoftware für Ihre Maildaten

Zentrale, platzsparende und Mailserver unabhängige Langzeitarchivierung von E-Mails und Anhängen

Unsere Software zur E-Mail Archivierung ermöglicht Ihnen eine gesetzeskonforme, revisionssichere und DSGVO-konforme Langzeitspeicherung von E-Mails, Maildaten und Anhängen unter Verwendung modernster Technologien wie Weboberflächen und einer Blockchain-artigen Technologie zur Sicherstellung der Datenintegrität.

Mittels Deduplizierung werden die Datenredundanzen in der Ablage vermieden und Speicherplatz eingespart. Eine Funktion zur selektiven E-Mail Archivierung erlaubt es private Kommunikation, unter Berücksichtigung der DSGVO-Konformität, von geschäftlicher zu trennen. Unsere E-Mail Archivierungssoftware ist dabei vollkommen Mailserver unabhängig. Die Zugriffsprotokollierung sorgt für ein vollständiges fachliches Auditing und die Blockchain-basierte Sicherstellung der Datenintegrität für eine revisionssichere, unveränderbare Ablage.

Eine moderne, intuitiv bedienbare Weboberfläche ermöglicht zudem eine komfortable Bedienung. Die integrierte Suchfunktion erlaubt die Suche über alle Maildaten sowie den gesamten Archivierungszeitraum. Die Auswertbarkeit der Kommunikationswege und Datenflüsse ist einfach.

Rechtliche Rahmenbedingungen der E-Mail Archivierung

Archivierungspflichten von E-Mails nach GoBD, HGB und AO

Unternehmen sind seit dem 01. Januar 2017 in der Pflicht, den Anforderungen der GoBD-konformen Archivierung nachzukommen sowie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Daten nach § 257 HGB und § 147 AO zu entsprechen und digitale Unterlagen genauso zu archivieren, wie ehemals papiergebundene Unterlagen. E-Mails, Maildaten und Anhänge müssen immer dann entsprechend archiviert werden, wenn sie ein Geschäft

  • vorbereiten,
  • abwickeln,
  • abschließen oder
  • rückgängig machen.

Die Archivierungspflicht erstreckt sich je nach Typ und Fall auf bis zu 30 Jahre. Zuwiderhandlung können zivil- und strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung haben. Seit Kurzem muss zudem die DSGVO berücksichtigt und deren Vorschriften eingehalten werden.

Zusätzlich zu gesetzlichen Anforderungen kann ein Unternehmen aus der strukturierten Ablage seiner E-Mail Kommunikation auch Rückschlüsse auf seine Kommunikationsstruktur. Wir unterstützen Sie dabei.

Highlights der Software zur E-Mail Archivierung

Archivierung aller E-Mails

Archivierung aller E-Mails

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden inklusive Metadaten und Anhängen im PASS Mail Archiv archiviert.

Gesetzeskonforme Archivierung

Gesetzeskonforme Archivierung

Speicherung gemäß den gesetzlichen Vorgaben aus GoBD, HGB, AO und Unterstützung der DSGVO-konformen E-Mail Archivierung, z.B. durch die Privacy-Funktion. Diese selektive Archivierungsoption dient zur Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails.

Unabhängigkeit von Mailservern

Unabhängigkeit von Mailservern

Durch den Abgriff der E-Mails direkt an dem POP3- bzw. SMTP-Adapter gelingt die völlige Unabhängigkeit von einem bestimmten Mailsystem (z.B. Microsoft Exchange, Lotus Notes, etc.).

Moderne Weboberfläche

Moderne Weboberfläche

Der Zugriff erfolgt über eine intuitiv bedienbare Weboberfläche. Es stehen verschiedene Such- und Filteroptionen (über den gesamten Datenbestand und Archivierungszeitraum) sowie zukünftig Auswertungs- und Reportingoptionen zur Verfügung.

Blockchain-Technologie

Blockchain-Technologie

Eine auf dem Ansatz modernster Blockchain-Technologie basierte Funktion für die Sicherstellung der Datenintegrität. Einmal gespeicherte Daten sind unveränderbar und somit revisionssicher archiviert.

Einsparung von Speicherplatz

Einsparung von Speicherplatz

Durch Deduplizierung von E-Mails und Anhängen werden identische Objekte immer nur einmal gespeichert und danach referenziert. Letzteres geschieht z.B. bei mehreren Empfängern oder gleichen Anhängen, die unternehmensweit öfters versendet werden.

Screenshots unserer E-Mail Archivierungssoftware

Vorteile der E-Mail Archivierungssoftware

  • Gesetzliche Vorschriften zur E-Mail Archivierung werden eingehalten
  • Komfortable Bedienung dank moderner, webbasierter Oberfläche
  • Diverse Such- und Filtermöglichkeiten
  • Privacy-Funktion zur Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails
  • E-Mail Kommunikation wird dauerhaft, vollständig strukturiert und auswertbar abgelegt

  • Moderne, Blockchain-artige Mechanismen zur Sicherstellung der Datenintegrität
  • Redundanzfreie Datenspeicherung und somit Einsparung von Speicherplatz
  • Unterstützung bei der Einhaltung der Vorgaben der DSGVO
  • Hosting des PASS Mail Archivs sowohl On Premise als auch als Service (SaaS)
  • Geringe Infrastrukturkosten, da die E-Mail Archivierungssoftware auf Linux basiert

Warum PASS?

Wir sind für Sie der richtige Partner, egal ob Sie eine E-Mail Archivierungssoftware erstmalig einsetzen möchten, die Verwaltung von E-Mails bisher dezentral durchgeführt wird oder ob Sie ein bestehendes zentrales Mail Archiv aus Qualitäts- oder Kostengründen ablösen wollen. Mittels unserer bewährten Migrationstechnologie PASS Migration Factory bewältigen wir jede derartige Herausforderung.

 

Unsere Services

Unser Lösungsangebot reicht von der strategischen Beratung über die Umsetzung bis hin zum Betrieb der Lösungen. Wir sind somit einer der wenigen Full-Service-Provider in diesem Segment und setzen nachhaltig auf automatisierte Migrations- und Fertigungsverfahren, mit kurzer Projektdauer sowie einer leistungsstarken GUI.

Unsere Serviceleistung beinhaltet:

  • Unterstützung bei der Systemintegration

  • Migrationsprojekt zur Ablösung eines bestehenden Mail Archivs

  • Migrationsprojekt zur Ablösung einer bisher dezentralen Archivierung

  • Anwendungsschulung

  • Administrationsschulung

  • SaaS aus der PASS Cloud

Nutzungsmodelle der E-Mail Archivierungssoftware

  ASP = Application Service Provider Lizenzierung
Art der Nutzung Betreiben des kunden-spezifischen E-Mail Archivs in unseren Rechenzentren in Deutschland Bereitstellung der E-Mail Archivierung Software als Lizenz
Lizenzen Keine Lizenz, monatliche Wartungspauschale Lizenz nach Benutzer/Postfach oder Unternehmenslizenz
Weitere Leistungen
  • Support bei der Migration von einem bestehenden E-Mail-Archiv (auf Wunsch)
  • Regelmäßiges Servicereporting
  • Profitieren von Produktaktualisierungen
  • Support bei der Migration von einem bestehenden E-Mail-Archiv (auf Wunsch)
  • Profitieren von Produktaktualisierungen
  • Professional Services (auf Wunsch)
Ist eine Wartung nötig? Ja Ja
Erfolgt die Inbetriebnahme durch eine Installation? Nein Ja
Optimal geeignet für Unternehmen, die ein Hosting von Systemen und/oder Daten durch einen Dienstleister wünschen oder in Erwägung ziehen Unternehmen, welche kein Hosting durch einen Dienstleister anstreben

Häufige Fragen unserer Kunden