Anwenderbericht: Giller Reisen

Giller Reisen

Der ideale Geschäftsreiseprozess: VICTOR unterstützt Firmenkunde und Reisebüro

One-Stop-Shopping in Sachen Geschäftsreise, alle Buchungen in einem System vereint und mit allen Endgeräten abrufbar – und das Ganze als ein papierloser Prozess. VICTOR, der „Virtuelle Corporate Travel Organizer“ von PASS, macht diesen modernen Geschäftsreiseprozess möglich. Giller Reisen Lufthansa City Center setzt das System bei ersten Kunden ein.

Wenn Thorsten Meier, Leiter Qualitätssicherung eines großen Modeunternehmens, Lieferanten in Asien besucht, ist sein Smartphone sein wichtigster Begleiter. Der Taschencomputer kennt alle Buchungen seiner Reise – offline wie online – von der Bahnfahrkarte zum Flughafen, die Meier selbst besorgt hat, über die Flugbuchung des Reisebüros bis zur Hotelreservierung von Meiers Assistentin. Alle Informationen und Daten zur Reise sind dabei in einer Applikation in Meiers Telefon, sie können via Internet auch mit anderen Endgeräten abgerufen werden. Auch Giller Reisen Lufthansa City Center, das Reisebüro des Modeunternehmens, hat Zugriff auf den kompletten Reiseplan und kann den Manager so jederzeit unterstützen.

Das intelligente System weist Thorsten Meier auf Flugverspätungen hin und macht gleichzeitig Vorschläge für Umbuchungen. Mit Hilfe der Standortdaten seines Smartphones schlägt die Software alternative Verkehrsträger vor – und das Door-to-Door, unter Berücksichtigung von Anfahrtswegen und entweder zeit- oder preisoptimiert, wie es Thorsten Meier wünscht. Parkgebühren, Taxis und öffentliche Verkehrsmittel bezahlt der Textilfachmann mit seinem Smartphone. Ein mobiles Zahlungssystem auf Basis der NFC-Technik macht es möglich. Auch diese Ausgaben werden direkt der Geschäftsreise zugeordnet. Von der Reise zurückgekehrt, muss sich Thorsten Meier nicht mehr mit einer altertümlichen papierbasierten Reisekostenabrechnung herumschlagen – sein Travel-System verfügt über eine integrierte Reisekostenabrechnung, die anhand aller Reisedaten und Belege die Reisekostenabrechnung erstellt.

Travel Management System optimiert den Buchungsprozess

Der Reisebuchungsprozess in Thorsten Meiers Unternehmen ist dank eines umfassenden Travel-Management-Systems vollständig integriert und läuft von der Reisegenehmigung bis zur Reisekostenabrechnung komplett papierlos – der Workflow ist maximal optimiert und ist um ein Vielfaches kürzer und kostengünstiger als zuvor. Alle Buchungen sind auf einer Oberfläche vereint – auch die Offline-Buchungen, die nach wie vor das Reisebüro macht. Das Modeunternehmen profitiert dabei nicht nur von seinem schlanken Business-Travel-Prozess, sondern es spürt den Fortschritt auch in der Bilanz: Weil das Reisebüro mit dem System eigene Prozesse optimiert und Kosten senkt, kann es seinen Kunden günstigere Transaktionsgebühren anbieten.


„Wir sind überzeugt, dass die Technologie hinter VICTOR derzeit die modernste am Markt ist.“

Mark Ludwig

Mitglied der Geschäftsleitung von Giller Reisen


Zukunftsmusik? Nur zum Teil. PASS hat gemeinsam mit Corporate Travel Partners das Travel Management System VICTOR entwickelt. Corporate Travel Partners ist eine Tochtergesellschaft von Giller Reisen Lufthansa City Center. Giller Reisen mit Sitz in München ist mit 90 Millionen Euro Jahresumsatz eines der größten privaten Reisebürounternehmen in Deutschland und betreut beispielsweise Firmen wie Allianz, Fujitsu und Sankyo Pharma. VICTOR (Virtuelle Corporate Travel Organizer) ist ein web-basiertes Travel Management System, das die Buchung von Geschäftsreisen und alle damit verbundenen Prozesse in einer Anwendung integriert. VICTOR ist seit Mitte 2011 bei drei Kunden von Giller Reisen im Pilotbetrieb und „funktioniert dort hervorragend“, berichtet Mark Ludwig, Mitglied der Geschäftsleitung von Giller Reisen.

Offline- und Online-Buchungen in einer Anwendung

Highlight der Neuentwicklung, die von PASS nach dem Software-as-a-Service-Prinzip zur Verfügung gestellt wird, ist die Integration von Offline- und Online-Buchungen in einer Anwendung. Auch wenn die Kunden verstärkt online buchen wollen – Offline-Buchungen werden nach Überzeugung der Münchner Reisebüroexperten immer eine große Bedeutung haben. Reisende, Travel Manager und Reisebüro-Mitarbeiter wollen aber keinen Unterschied machen zwischen Online- und Offline-Buchung. Mark Ludwig: „Es ist für die Betreuung des Reisenden nicht relevant, auf welchem Weg die Buchung entstanden ist.“ VICTOR öffnet den Weg zu allen Einkaufsquellen. Mark Ludwig schätzt darum an der PASS-Lösung ihre Flexibilität und ihre Offenheit: „VICTOR ist Multi-GDS-fähig und es lassen sich alle relevanten Provider einbinden – und das mit einem überschaubaren Aufwand“.

Giller Reisen hat sich für die Neuentwicklung VICTOR und damit gegen existierende Travel-Management-Systeme entschieden, weil nach Ludwigs Worten bei der PASS-Lösung nicht nur der Workflow des Kunden, sondern auch der des Reisebüros optimiert wird. Die Anforderungen, die ein Reisebüro an ein solches System habe, werde mit VICTOR „einfach viel besser erfüllt“. Giller Reisen kann den Reisenden beispielsweise über das System mehrere Angebote machen, die der Kunde dann direkt wählen kann. Nicht wahrgenommene Angebote verfallen automatisch. Obendrein, so Ludwig, sei VICTOR schlicht günstiger als gängige Systeme.

Eine gewinnbringende Zusammenarbeit

Der Pilotbetrieb von VICTOR bei drei Giller-Kunden liefert derzeit „wichtige Informationen“ über den weiteren Ausbau der Lösung. Ludwig schätzt dabei, dass es dank der modernen Softwarearchitektur (SOA) und des modularen Aufbaus des PASS-Produktes nicht lange dauere, bis neue Entwicklungen auch umgesetzt sind. Ludwig versichert: „Bei PASS wird gehalten, was versprochen wird, das geht alles sehr flott.“ In der Zusammenarbeit ergänze man sich gut, sein Haus liefere die operative Reisebürokompetenz, PASS habe den Schwerpunkt beim IT-Know-how. Mark Ludwig: „Wir sind überzeugt, dass die Technologie hinter VICTOR derzeit die modernste am Markt ist.“

Auch weil das VICTOR-Pilotprojekt gut angelaufen ist, verzeichnet man bei Giller Reisen verstärktes externes Interesse an dem neuen One-Stop-Shopping-System in Sachen Business-Travel. Sowohl die Lufthansa-City-Center-Zentrale als auch andere Büros in der Franchise-Gruppe schauten sich derzeit VICTOR an. Bei Firmen und potenziellen Kunden registriert Giller Reisen derzeit ein hohes Interesse an Prozessoptimierungen. Bei erstaunlich vielen Unternehmen, berichtet Mark Ludwig, stünde derzeit die Neugestaltung der oft antiquierten Prozesse rund um die Geschäftsreisenbuchung auf der Tagesordnung. Bei diesen Kunden stoße man mit VICTOR auf offene Ohren. Giller Reisen setzt VICTOR auch bei Kunden ein, die viel offline buchen. Somit trägt die Anwendung bei diesen Kunden auch dazu bei, den Anteil der Online-Buchungen zu erhöhen. Denn dank des einheitlichen Bestellprozesses wird der bisher offline buchende Reisende an die Online-Buchung herangeführt.

Ein mobiler Zugriff auf VICTOR wird derzeit entwickelt. Ist er fertig, ist das eingangs beschriebene Szenario erst recht keine Zukunftsmusik mehr. „Mit VICTOR“, weiß Mark Ludwig, „kommen wir dem Ideal eines optimalen Geschäftsreiseprozesses schon sehr nahe.“