Anwenderbericht: BRK Aschaffenburg
Bayerisches Rotes Kreuz Kreisverband Aschaffenburg
Digitale Schulfahrdienst-Planung mit PLANTOUR
An jedem Schultag bringt der Schulfahrdienst des Bayerischen Roten Kreuzes (BRK) Kreisverband Aschaffenburg 350 Kinder auf rund 130 Touren sicher an ihr Ziel – insgesamt fast eine Million Kilometer pro Jahr. Dabei bewältigt der Kreisverband enorme organisatorische Herausforderungen. Mit PASS PLANTOUR ersetzt das BRK die frühere manuelle Planung durch eine digitale, leistungsstarke Lösung. So reduziert es den Aufwand spürbar und senkt die Fahrleistung im zweistelligen Prozentbereich. Die stark von individuellen Bedürfnissen geprägte Routenoptimierung zeigt klar: Ein Schulfahrdienst ist weit mehr als reiner Linienverkehr.
Der Schulfahrdienst des BRK Aschaffenburg ist seit über 30 Jahren fester Bestandteil der regionalen Bildungslandschaft am bayerischen Untermain. Als größter Anbieter in der Region befördert das BRK täglich rund 350 Schülerinnen und Schüler der Comenius-Schule Aschaffenburg sowie der Pestalozzischule Hösbach. Mit jährlich beinahe einer Million gefahrenen Kilometern, 65 Kleinbussen und rund 130 Touren pro Schultag zählt das Angebot zu den organisatorisch anspruchsvollsten Bereichen innerhalb des Kreisverbands.
Schulfahrdienst ist kein Linienverkehr
Was auf den ersten Blick wie klassische Personenbeförderung wirkt, ist in der Praxis hochkomplex. Theoretisch könnten pro Fahrzeug bis zu sieben Kinder transportiert werden. Tatsächlich liegt die Auslastung oft darunter. Unter den Schülerinnen und Schülern befinden sich u.a. Kinder im Autismus-Spektrum, die feste Bezugspersonen und stabile Gruppenkonstellationen benötigen. Nicht alle Kinder vertragen sich untereinander. Somit ist vor allem Beständigkeit ein zentraler Faktor.
Hinzu kommen individuelle Sonder- und Transferfahrten, etwa wenn Kinder morgens von zu Hause zunächst zu einer Außenklasse der Schule, anschließend zum Schul-Hauptgebäude nach Aschaffenburg und am Nachmittag wieder zurückgebracht werden. Solche Fahrketten lassen sich mit starren A-nach-B-Systemen kaum abbilden. In Einzelfällen kann aufgrund des Platzbedarfs für einen Rollstuhl nur ein einziges Kind pro Fahrzeug befördert werden.
Planung am Limit
Besonders herausfordernd ist der jährliche Planungszyklus: „Im Juli melden die Schulen bei uns ihre Schülerlisten für das neue Schuljahr und Ende August muss dann der ganze Rahmenplan für unsere Fahrten stehen“, sagt Heiko Witthaut, Fahrdienstleiter beim BRK Aschaffenburg.
Dabei erfolgte die Tourenplanung beim BRK in der Vergangenheit weitgehend manuell. Was mit Landkarten und Zetteln begann, wurde später mit Google Maps und Excel fortgeführt. Ein erfahrener Mitarbeiter plante viele Abläufe „aus dem Kopf“ – ein so komplexer Prozess, dass er innerhalb des BRK lange Zeit als unmöglich zu automatisieren galt. Doch gemeinsam mit der PASS Logistics Solutions AG gelang dem Kreisverband der entscheidende Schritt in Richtung Digitalisierung. „Die Planung zu Beginn des Schuljahres ist mehr oder weniger unsere Bibel, in die wir dann erfahrungsgemäß rund 150 dauerhafte Änderungen in den ersten zwei bis drei Schulwochen einarbeiten müssen. Mit PLANTOUR gelingt uns dies nun wesentlich effektiver“, so Witthaut.
PASS PLANTOUR überzeugte vor allem durch seine Flexibilität
Zu Beginn des neuen Schuljahres 2024/25 schuf das BRK Aschaffenburg mit der Einführung der Tourenplanungssoftware PASS PLANTOUR die Grundlage, um Qualität, Wirtschaftlichkeit und Flexibilität dauerhaft miteinander zu verbinden. Zuvor hatte der Kreisverband in einem Auswahlprozess zahlreiche Anbieter geprüft, darunter spezialisierte Schulfahrdienstlösungen als auch allgemeine Tourenplaner. Viele Systeme erwiesen sich jedoch als zu unflexibel. Sie waren auf standardisierte Strecken ausgelegt und konnten komplexe Transfer- und Sonderfahrten mit Stopps an wechselnden Haltepunkten nicht ausreichend abbilden.
„Ausschlaggebend für unsere Entscheidung für PASS PLANTOUR war vor allem die hohe Anpassungsfähigkeit des Systems. Da die Lösung vollständig eigenentwickelt ist, konnten unsere spezifischen Anforderungen flexibel umgesetzt werden“, erklärt Witthaut. „Besonders die komplexen Transfer- und Sonderfahrten im Schulfahrdienst lassen sich so realitätsnah abbilden. Gleichzeitig schätzen wir die regionale Nähe des Anbieters in Aschaffenburg und die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe.“
Bereits heute lassen sich durch die Digitalisierung erste Erfolge vorweisen: So wurde die Dauer der Rahmen-Fahrplan-Erstellung im Sommer von früher drei Wochen auf heute fünf Minuten reduziert. Zudem werden durch die Nutzung von PLANTOUR fünf bis zehn Prozent der gefahrenen Jahreskilometer eingespart. Der wirtschaftliche Druck in diesem Bereich bleibt allerdings hoch. Schulfahrdienste sind ein Teil der öffentlichen Ausschreibungen und gehen in der Regel an den Anbieter mit dem niedrigsten Angebot. Umso wichtiger ist es, die eigene Effizienz zu einem kritischen Erfolgsfaktor zu machen.
Der Anspruch des BRK bleibt allerdings klar: wirtschaftlich arbeiten, ohne Kompromisse bei Sicherheit, Stabilität und Verlässlichkeit einzugehen. Im Schulfahrdienst geht es nicht um maximale Auslastung um jeden Preis, sondern um planbare Strukturen, feste Bezugspersonen und sichere Abläufe.
Mit PASS PLANTOUR hat das BRK Aschaffenburg am Bayerischen Untermain ein digitales Fundament geschaffen, das genau diesen Spagat ermöglicht: effizienter zu planen und gleichzeitig die komplexe Realität des Schulfahrdienstes verantwortungsvoll und systematisch abzubilden.
„Als BRK hatten wir die Möglichkeit, uns zwischen dem einfachen und dem richtigen Weg zu entscheiden. PLANTOUR war für uns die passende Wahl, weil wir hier nicht nur eine Software, sondern in PASS einen echten Partner gewonnen haben. Die Lösung ist flexibel, individuell anpassbar und kann mit unseren Anforderungen wachsen.“
Heiko Witthaut
Fahrdienstleiter BRK Kreisverband Aschaffenburg.