Anwenderbericht: Dohme Pilzvertrieb

Digitale IT-Inventarisierung beim Pilzexperten

Die Dohme Pilzvertrieb GmbH sah sich mit einer wachsenden Herausforderung konfrontiert: Im gesamten Unternehmen schossen IT-Geräte, Verträge und digitale Ausrüstungen wie die sprichwörtlichen Pilze aus dem Boden – doch eine zentrale Übersicht fehlte. Mit der Einführung der PASS Inventory Software meisterte das Unternehmen erfolgreich die digitale Wende: Es erfasste über 2.000 Assets, automatisierte IT-Prozesse und reduzierte den administrativen Aufwand deutlich.

In vielen mittelständischen Unternehmen wird die IT-Infrastruktur nach wie vor dezentral verwaltet. So auch bei der Dohme Pilzvertrieb GmbH, bis IT-Leiter Frederik Elsner das Steuer übernahm: „Unser Ziel war es, die Verwaltung unserer IT transparenter und effizienter zu gestalten – zusammengeführt in einem zentralen System und mit einem Klick abrufbar.“

Ganzheitliche Wertschöpfung trifft digitale Infrastruktur

Die Dohme Pilzvertrieb GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit Hauptsitz in Hessisch Oldendorf bei Hannover. Ein weiterer Standort befindet sich in der Metropolregion Berlin-Brandenburg. Die Firma ist nicht nur im Vertrieb von Speisepilzen tätig, sondern deckt die gesamte Wertschöpfungskette ab: von der eigenen Kompostproduktion über die Zucht bis hin zur Verpackung und Belieferung großer deutscher Einzelhandelsketten. Mit über 500 Mitarbeitenden versorgt Dohme deutschlandweit den Lebensmitteleinzelhandel.

Bisher fehlte bei Dohme Pilzvertrieb eine strukturierte Übersicht über die vorhandene Hardware und die IT-Verträge. „Eine transparente Verwaltung war demnach faktisch nicht vorhanden“, so Elsner. „Unser Anspruch war es daher, eine zentrale Softwarelösung einzuführen, mit der alle IT-Assets unabhängig vom Standort erfasst, zugeordnet, dokumentiert und verwaltet werden können.“

Auf dem weitläufigen Produktionsgelände mit zahlreichen Hallen, Mitarbeiterunterkünften, Anwachs- und Ernteräumen galt es, Hunderte von Geräten wie z.B. Computer, Laptops, Zeiterfassungsterminals, Drucker, Ausweisscanner, Unterschriftenpads, Smartphones, Router und WLAN-Verstärker zu verwalten und zu inventarisieren.

PASS brachte Übersicht und Effizienz

Fündig wurde Dohme Pilzvertrieb beim Aschaffenburger IT- und Softwareunternehmen PASS Consulting Group. Deren Inventory Software brachte alle Werkzeuge mit, um die IT-Landschaft des Speisepilzanbieters übersichtlicher zu gestalten. Mehr als 2.000 Assets wurden in den darauffolgenden Wochen in dem System erfasst. Die Implementierung an beiden Standorten lief reibungslos. PASS schaffte es dabei, nicht nur mit einer schnellen Bereitstellung zu punkten, sondern auch mit Schulungen zur Software und entsprechendem Support.

Kernstück der Lösung ist die strukturierte Inventarisierung sämtlicher Hardware. Jeder Computer, Laptop, Drucker oder jedes Peripheriegerät wird ab einem bestimmten Wert mit einer Inventarnummer versehen und in das System eingepflegt. Dank der Möglichkeit einer standortgenauen Zuordnung ergibt sich ein klares Bild darüber, wo sich welches Gerät befindet. Auch Mobilfunkverträge, Leihprotokolle und andere IT-relevante Dokumente lassen sich zentral in der Software verwalten.

Besonders praktisch ist die PASS Inventory Software App mit integrierter QR-Code-Scan-Funktion. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden, Hardware direkt vor Ort zu identifizieren. Zum Beispiel lassen sich Geräte in spritzwassergeschützten Gehäusen mithilfe eines außen angebrachten QR-Codes erkennen – so werden die hohen Hygieneanforderungen bei der Pilzzucht eingehalten.