Geschäftsreisemanagement Software
Organisation, Abwicklung und Abbildung Ihrer Geschäftsreiseprozesse
Effizientes Geschäftsreisemanagement mit unserer Online Booking Engine
Unsere Online Booking Engine (OBE) bietet Unternehmen die Möglichkeit zur effizienten Buchung von Geschäftsreisen. Mit dieser Software lässt sich der gesamte Geschäftsreiseprozess organisieren, abwickeln und transparent abbilden. Wir ermöglichen Ihnen ein komfortables Geschäftsreisemanagement und unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer Abläufe.
Die integrierte Workflow-Steuerung unterstützt beim Bestellen und Buchen von Reiseleistungen sowie bei der Abbildung von Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren.
Geschäftsreisende oder Travel Arranger können ihre Reise online über unser Buchungssystem oder offline über das integrierte Reisebüro buchen. Jede Reisebuchung wird direkt in das System übernommen, sodass alle Beteiligten die vielfältigen Möglichkeiten des Workflow Managements nutzen können.
PASS bei The Company Dime: Bauen Sie Ihr eigenes Travel Management System
Anwenderbericht: Globales Finanzinstitut sucht und bucht mit PASS
Dienstreisemanagement für Behörden: TMS Public Sector
Internet Booking Engine (IBE) - Begriffsdefintion
Der Begriff Internet Booking Engine (IBE) wird von unseren Kunden in verschiedenen Kontexten genutzt – sowohl im B2C als auch im B2B Umfeld. Im Rahmen der PASS OBE sprechen wir von einer Corporate IBE im B2B-Kontext, die zur Planung und Buchung von Geschäftsreisen bzw. Dienstreisen eingesetzt werden kann.
Generell ist die Voraussetzung ein Vertrag mit einem TMC oder Reisebüro. Die Anschaffung ist daher direkt über das Reisebüro möglich. Bei individuellen Anforderungen oder dem Wunsch der direkten Anschaffung gerne mit uns Kontakt aufnehmen.
Sie haben noch nicht die erforderlichen 3rd-Party-Verträge mit GDS, TMC, Leistungsträger oder Reisebüro? Dann können wir Sie zwecks Kontaktaufnahme unterstützen.
Sie haben Fragen oder wünschen eine Demo? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
Savings Calculator für Ihr Geschäftsreisemanagement
Unser Travel Savings Calculator hilft Ihnen, Ihre Kostenstruktur zu verstehen und zu verbessern
Finden Sie heraus, wie viel Sie bei Geschäftsreisen mit unserer Online Booking Engine sparen können.
Der Travel Savings Calculator (für globale Unternehmen) hilft Ihnen bei der Ermittlung realistischer, jährlicher Einsparungen, wie sie von unseren Kunden bereits erzielt wurden.
All Ihre Eingabeparameter werden berücksichtigt.
Ersparnisse, ab 10.000+ Buchungen pro Monat, können durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden, z.B. durch
- geringerer Preis pro PNR
- reduzierte Offline-Buchungen
- direkte Integration von Web-Buchungen in das Travel Management Programm
- optimale Ausschöpfung von Unternehmensverträgen
All diese Aspekte werden vom Savings Calculator berücksichtigt.
Geben Sie einfach Ihre Werte ein und ermitteln Sie Ihr Einsparpotenzial. Vielleicht ist es Ihnen den Umstieg auf unsere Geschäftsreisemanagement Software wert.
Bitte beachten Sie, dass außer den Einsparungen bei Unternehmensverträgen nur die Transaktionskosten berücksichtigt werden, keine Tarife, Steuern oder andere Kosten, die Sie nicht beeinflussen können. Wir sind uns sicher, dass jeder Manager Interesse daran hat, die Betriebskosten zu senken.
Business Travel Management – von der Planung bis zum Report
Unser Geschäftsreisebuchungssystem begleitet Sie auf allen Stationen einer Geschäftsreise
Reiseplanung: Bei der Reiseplanung werden unter anderem Corporate-Raten und weitere mit Hilfe der Rules Engine definierte Regeln berücksichtigt. Dabei ist es nicht entscheidend, die günstigste Option, sondern die individuell beste Verbindung zu ermitteln. Die Suchergebnisse basieren auf persönlichen Präferenzen und spezifischen Unternehmensrichtlinien. Sofern eine Genehmigung der Reise notwendig ist, wird diese entsprechend beim definierten Genehmiger angefragt.
Reisebuchung: Bei der Reisebuchung werden definierte Daten im Hintergrund geprüft. Fehlende Angaben im Profil fragt das System eigenständig beim Nutzer an. Automatisch definierte Remarks werden in die Buchung geschrieben, Frequent-Flyer-Karten aktiv angezeigt und berücksichtigt, Sitzplätze reserviert. Das Ticketing kann ebenfalls über das System erfolgen oder alternativ über den bestehenden Workflow einer Ticketing Queue. Beim Waitlisting oder anderen möglichen Service-Optionen sind automatische Hintergrundprozesse mit dem Reisebüro definiert. Der Geschäftsreisende erhält schließlich eine Buchungsbestätigung sowie einen entsprechenden Kalendereintrag mit den wichtigsten Reiseinformationen.
Pre-/On-Trip: Bei Bedarf erhält der Reisende weitere Informationen zu seiner Reise. Außerdem können jederzeit Änderungen vorgenommen werden. Neuste Exchange- sowie Refund-Methoden sind ebenso integriert wie das Zubuchen von Ancillary Services.
Reisekosten: Die Reisebuchungsdaten werden entweder direkt, via Import- und Export-Funktion oder indirekt über Corporate-Card-Anbieter (z.B. AirPlus) in das präferierte Reisekostenabrechnungssystem übermittelt. Während der Reise werden alle Daten übertragen und die doppelte Eingabe entfällt.
Report: Umfassende Reportingfunktionen inklusive vordefinierter Standard-Reports unterstützen den verantwortlichen Travel Manager bei der Analyse und Optimierung des Geschäftsreiseprozesses.
Highlights unserer Geschäftsreisemanagement Software
Individualität
Sie wählen aus einem Set an funktionalen Komponenten die Zusammenstellung, die für Ihre spezifischen Zielsetzungen sinnvoll ist. Spätere Anpassungen oder Erweiterungen können jederzeit flexibel vorgenommen werden, z.B. um neue Anforderungen zu erfüllen.
Integration
Unser Online Booking Engine lässt sich nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse integrieren. Damit eignet es sich hervorragend für den weltweiten Einsatz in global agierenden Unternehmen und für Sie entfällt die Notwendigkeit, mehrere regionale Systeme im Einsatz zu haben.
Kostenoptimierung
Mit Hilfe unserer Software senken Sie sowohl die direkten als auch die indirekten Reisekosten, u.a. durch den Einsatz individueller Reiserichtlinien. Neben einer globalen Kostenkontrolle ermöglicht unsere BusinessTravel Software auch die Einsparung von Abwicklungsprovisionen.
Internationalität
Bei unserer Geschäftsreisemanagement Software handelt es sich um ein zentrales Tool für den weltweiten Einsatz mit Bereitstellung der jeweils benötigten länderspezifischen Einstellungen, z.B. hinsichtlich unterschiedlicher Inhalte, Reiserichtlinien und Remarks.
Weitere Vorteile unserer Lösung
Übersichtlichkeit
Unsere OBE führt alle Reisebuchungen unabhängig von ihrer Buchungsquelle an einer zentralen Stelle zusammen.
Flexibilität
Unsere serviceorientierte IT-Architektur (SOA), Workflow- und Rules-Engine garantieren Ihnen maximale Flexibilität.
Kontrolle
Echtzeit-Reporting sowie die Profil- und Rechtebearbeitung garantieren Ihnen jederzeit die Kontrolle über Kosten und Ihre Travel Policies.
Automatisierung
Die vollständige Automatisierung des Geschäftsreiseprozesses führt zu vereinfachten Genehmigungsverfahren und transparenten Informationen.
Benutzerfreundlichkeit
Die intuitive grafische Oberfläche mit übersichtlicher, funktionaler Anordnung der Bedienelemente sorgt für Nutzerkomfort.
Anbindung
Mit Hilfe der in unserer Online Booking Engine integrierten Schnittstelle gelingt die optimale Zusammenarbeit mit Ihrem Reisebüro.
Sicherheit
Unsere Software ist eine webbasierte Anwendung mit SSL-Verschlüsselung. Betrieb und Wartung erfolgen im ISO-konformen PASS-Rechenzentrum in Deutschland.
Service
Unsere Kunden haben den direkten Draht zu unserem Support Center mit qualifiziertem Fachpersonal.
Unsere Reisecontent-Anbieter
Transparente Reisekosten, Hotels weltweit zu Bestpreisen und der komplette Service vom Reisebüro
Unser Online Booking Engine basiert auf unserem Multi-Source XX1.
Rules Engine
In unsere Geschäftsreisemanagement Software ist das Open Source Business Rules Management System Drools integriert, das Ihnen die Definition, Darstellung und Verwaltung komplexer Geschäftsreiserichtlinien zur optimalen Ausschöpfung bestehender Verträge ermöglicht. Auf bestimmten Strecken sollen beispielsweise nur Low Cost Airlines gebucht werden? In bestimmten Städten sollen Fahrzeuge nur bei einem bestimmten Anbieter gebucht werden? Es dürfen nur maximal fünf Mitarbeiter Ihres Unternehmens im gleichen Flugzeug sitzen? All diese und ähnliche Regeln können Sie mit Hilfe der Rules Engine problemlos erstellen: Wenn-Dann-Beziehungen können an jedem Punkt des Workflows integriert werden, um das Verhalten eines jeden Business-Objekts des Systems zu beeinflussen.
So trägt die Rules Engine unseres Travel Management Systems wesentlich zur Individualisierung von Workflows bei. Sie erlaubt Ihnen, in bestehende Workflows einzugreifen und diese je nach Situation individuell abzuändern. Für bestimmte Buchungen können beispielsweise zusätzliche Daten erfasst und bei Bedarf sogar spezifische Dialoge angezeigt werden.
Open Source wiederum garantiert einfache Arbeitsabläufe und kontinuierliche Verbesserungen.
Flexible Ausnahmenbehandlung
Gerade die Geschäftsreisebuchung über alternative Kanäle kann Unternehmen vor ganz neue Herausforderungen stellen. Was soll beispielsweise geschehen, wenn bei einer Buchung von zwei Strecken nur eine gebucht werden konnte und die Stornierung nur gegen einen Gutschein erfolgen kann? In diesem Fall stoßen die mittels der Rules Engine vordefinierten Regeln entsprechend nachgelagerte Prozesse an.
File Finishing
Auch für das File Finishing können Sie Regeln erstellen und dabei auch besondere Gegebenheiten wie die Buchung von Low-Cost-Carriern, spezifische Leistungsträger, alternative Buchungskanäle und mehr berücksichtigen. Unter anderem lassen sich so für jede dieser Gegebenheiten zusätzliche Daten in die Buchung schreiben oder Daten entfernen.
Screenshots unserer Geschäftsreisemanagement Software
Hotelergebnisse – Sortierung nach Distanz
In unserer Online Booking Engine lassen sich Karten (Bing oder Google) integrieren, so dass dem Reisenden Hotels in der Nähe seines Ziels angezeigt werden.
Flugergebnisse – Sortierung nach Preis
Bei der Flugsuche kann sich der Reisende voll und ganz auf seine Reise konzentrieren, da Firmenrichtlinien, persönliche Präferenzen und andere individuelle Regeln bereits im Hintergrund überprüft werden. Bei der Ansicht der Flugergebnisse handelt es sich um eine nach Preis sortierte Liste. Dabei können nicht relevante Flüge (z.B. günstige Flüge, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen) herausgefiltert werden. Dies vereinfacht den Buchungsprozess und spart Zeit.
Flugergebnisse – kombinierte Darstellung
Die kombinierte Darstellung der Flüge zeigt Hin- und Rückflüge (und zu welchem Preis diese kombiniert werden können) an und kennzeichnet farblich, ob diese Kombination innerhalb der Reiserichtlinie oder Soft Policy bzw. außerhalb der Hard Policy liegt.
Unsere Geschäftsreisemanagement Software in der Praxis
Anwendungsszenario einer amerikanischen Großbank
Eine amerikanische Großbank setzt unsere Online Booking Engine ein, um den eigenen Geschäftsreiseprozess zu optimieren. Bei einer Zahl von über 11.000 Anwendern weltweit und mehr als 200.000 Buchungen pro Jahr konnten Kosten in Millionenhöhe und mehrere Hundert Arbeitsstunden eingespart werden.
Zudem wurden komplexe landesspezifische Geschäftsreiserichtlinien der Bank mittels unserer Rules Engine für einen höchstmöglichen Flexibilitäts- und Automatisierungsgrad des Reisemanagements konfigurativ abgebildet.
Unser Kollege Michael Strauss in „Business Travel Executive, Juni 2018”
„Einer unserer Kunden, ein globales Finanzinstitut, hat mittels Erwerb seines eigenen, individuell konfigurierten Travel Management Systems die Kontrolle über sein gesamtes Reisemanagement zurückerobert: Im System können Reiseregeln direkt selbst erstellt werden ohne dass ein Change Request an PASS erforderlich ist. Wird ein neues Feature benötigt, so wird es einfach geordert. Auf interne und externe Anforderungen kann schnell reagiert werden. Das TMS liefert unserem Kunden ungefilterte Reisedaten sowie die Grundlage, um mit ihren Lieferanten zu verhandeln. Diese direkte Verbindung zwischen Verkäufer und Abnehmer von Reiseleistungen ermöglicht unserem Kunden größtmögliche Transparenz im Reisemarkt.“
Über 11000 Nutzer weltweit
Über 200000 Buchungen pro Jahr
Bis zu 33 % Kostenersparnis indirekter Reisekosten
Pro Jahr bis zu 555 h Zeitersparnis beim Buchungsprozess
Im Gegensatz zu den direkten Reisekosten für Flug, Hotel, Mietwagen und Zug beziehen sich die indirekten Kosten auf alle Ausgaben innerhalb der Prozesskette (Reiseplanung, Bestellung, Bezahlung und Controlling). Diese können durch Prozessoptimierung, bessere Tarifausnutzung, Nutzung des Online-Buchungstool und Einhaltung der Geschäftsreiserichtlinien minimiert werden.
Häufige Fragen unserer Kunden
Allgemein
Derzeit ist unser Travel Management System in Deutsch und Englisch verfügbar. Welche Sprache angezeigt wird, kann auf Nutzerebene individuell festgelegt werden. Weitere Sprachen integrieren wir auf Anfrage.
Amadeus ist voll integriert. Sabre ist ebenfalls technisch integriert, jedoch ist zur Nutzung eine kommerzielle Vereinbarung mit Sabre erforderlich. Weitere GDS, wie z.B. Travelport (Galileo/Apollo, Worldspan), integrieren wir auf Anfrage. Aufgrund der unterschiedlichen GDS-Gebühren können die Preise je nach System variieren.
Durch das hohe Ausmaß an Individualität, Flexibilität, die Integrationsfähigkeit unseres Systems in Ihre firmeneigenen Prozesse und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis unterscheidet sich unsere Lösung vom Wettbewerb. Außerdem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, das System selbst zu hosten und von flexiblen Preismodellen zu profitieren.
Wer sich für ein Massenprodukt entscheidet, muss seine Prozesse an die Vorstellungen des Anbieters anpassen. Wir hingegen konzentrieren uns darauf, die Prozesse der Kunden abzubilden.
Funktionen
Ja. Solange kein Genehmigungsverfahren eingerichtet ist, besteht die Möglichkeit, für mehrere Personen gleichzeitig zu buchen.
Low Cost Carrier und Linienflüge werden auf der Ergebnisseite kombiniert dargestellt. Die Buchung erfolgt nahtlos in einem Schritt.
In unserem TMS können spezifische Reiserichtlinien für alle Leistungsträger hinterlegt werden. Dabei ist wählbar, ob diese Richtlinien nur optisch oder auch regulierend hinterlegt werden.
Verschiedene Arten von Genehmigungsprozessen sind abbildbar. Auch offline im Reisebüro getätigte Buchungen können über diese Genehmigungsverfahren abgewickelt werden.
Mittels der vorhandenen Schnittstelle zum Reisekostenabrechnungssystem Viatos können Nutzerdaten sowie spezifische Daten einer Reise (z.B. Reisegrund, Ziel, Dauer und Kosten für getätigte Buchungen) übertragen werden. Der Abruf erfolgt dann innerhalb unseres Systems ohne zusätzliches Einloggen. Auf Wunsch können auch andere Reisekostenabrechnungssysteme integriert werden.
Die Zusatzdatenerfassung ist äußerst flexibel gelöst: Abhängig von diversen Faktoren (z.B. dem Reisegrund und Reiseziel) können unterschiedliche Zusatzdaten abgefragt und übermittelt werden.
Bei Fluggesellschaften, die dies gestatten, können Reservierungen mit Preisgarantie und fest reservierten Plätzen gebucht werden. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie diese dann bequem Ihrem Reisebüro zur Ticketausstellung freigeben.
Derzeit existiert für Hotelbuchungen eine Schnittstelle zu ehotel und Amadeus. Die Anbindung von weiteren Systemen ist in Planung und kann kundenspezifisch durchgeführt werden.
Ja, die Hinterlegung eigener Firmenstandorte ist möglich.
Die Übertragung von Offlinebuchungen aus dem Reisebüro erfolgt durch den Versand an eine Queue. Von dort aus werden die Daten automatisch in die Booking Engine eingelesen, eine manuelle Eingabe ist nicht nötig.
Einrichtung
Je nach Komplexität kostet eine individuelle Reporting-Einrichtung in der Regel eine bis drei Stunden.
Ja, eine Portalintegration mit Single-Sign-On ist möglich. Derzeit unterstützen wir SSO mit SAML 2.0.
Unsere Rechenzentren befinden sich in Aschaffenburg und Miami. In Deutschland handelt es sich um ein firmeneigenes Rechenzentrum, in den USA betreiben wir unsere Hardware in einem Terremark Rack in einer SSAE-16 Facility. Keines der Rechenzentren beinhaltet einen Single Point of Failure und beide sind komplett redundant: Die Datenbestände werden regelmäßig in beiden Rechenzentren synchronisiert, sodass das jeweils andere jederzeit übernehmen kann.