PASS IKS Software – Internes Kontrollsystem

Strukturierte und zentrale Ablagestelle für wichtige Informationen

Internes Kontrollsystem (IKS) richtig managen

Speziell auf die Bedürfnisse von Banken und Versicherungen ausgerichtete IKS Software

Das Interne Kontrollsystem (IKS) anzupassen und die Übersicht zu behalten, wird aufgrund aufsichtsrechtlicher Regularien (wie BAIT/VAIT/MaRisk) und zunehmender Komplexität innerhalb von Banken und Versicherungen, z.B. durch die steigende Anzahl von Dienstleistern, für Führungskräfte und Risikomanager immer schwieriger.

Die PASS GRC Suite verfügt über eine branchenspezifische IKS Software und hilft Finanzinstituten und Versicherungsunternehmen bei der Umsetzung, Überwachung und Einhaltung der EBA-Leitlinien (European Banking Authority) zu Auslagerungen sowie für das Management von IKT- und Sicherheitsrisiken.

Sicherstellen des IKS Managements

Ist es in Ihrem Unternehmen auch so, dass hektische Aktivitäten beginnen, wenn sich die Wirtschaftsprüfer oder BaFin/Bundesbank zu einer Sonderprüfung angemeldet haben? Revision- und IT-Management versuchen schnell den Bearbeitungsstand der offenen Punkte aus dem letzten Audit zusammenzutragen, Informationen über Review-Meetings mit externen Dienstleistern zu erfassen sowie die letzten Policies und Arbeitsanweisungen fertigzustellen. Die Herausforderung ist häufig, dass jede Abteilung die für Audits relevanten Informationen entweder in „eigenen“ Systemen oder Excel-Listen vorhält. Dies ist nicht nur ineffizient, intransparent, aufwändig und fehleranfällig, weil niemand die Übersicht über alle Informationen hat, sondern führt oft auch dazu, dass das Prüfungsergebnis schlechter ausfällt als es müsste, z.B. wenn alle Informationen vollständig und rechtzeitig den Prüfern hätten vorgelegt werden können.

Mit der IKS Software von PASS können Informationen strukturiert und zentral abgelegt werden und stehen jederzeit zur Verfügung.

Gesetzliche Grundlagen für Banken/Versicherungen in Deutschland

Einsatz der IKS Software im Auslagerungsmanagement und im Vertragscontrolling

Verknüpfung SLA und KPIs mit Live-Daten

Mit der Verknüpfung von relevanten Vertragsinhalten wie Service Level Agreements (SLAs), Operating Level Agreements (OLAs) oder Key Performance Indicators (KPIs) und Live-Daten aus Ihrem Produktionsbetrieb, haben Sie eine jederzeit aktuelle Sicht auf die Leistungserbringung Ihrer Dienstleister. So können Sie diese operativ besser und zielgerichteter steuern und dies auch direkt und jederzeit nachweisen.

Auslagerungsmanagement / Vertragsmanagement SLA

Mit der Integration der Dienstleisterverträge in die PASS IKS Software kommen Sie der Anforderung nach dem Führen eines Auslagerungsregisters nach.

Mehr zum Auslagerungsmanagement mit Software von PASS erfahren Sie auch in unserem Finance IT Blog.

Vorteile der IKS Software

  • Management des Internen Kontrollsystems (IKS) in einer Anwendung
  • Jederzeit Transparenz über den Bearbeitungsstatus
  • Kollaboratives Arbeiten von Compliance, IT, Orga und externen Prüfern
  • Externe Prüfer nutzen die Anwendung zur Dokumentation ihrer Vorgänge für Revisions- und Prüfungszwecke
  • Einbindung von Live-Daten aus der Produktion, SLA-Überwachung und weiterer KPIs möglich
  • In Planung sind zusätzliche Module zum Auslagerungsmanagement aus Anforderungen der MaRisk/BAIT und MaGO/VAIT

Highlights

Webanwendung

Webanwendung

Webbasierte Anwendung mit moderner Benutzeroberfläche ermöglicht unternehmensweiten Zugriff und Kollaboration mit z.B. Wirtschaftsprüfern oder Auditoren.

Berechtigungsmanagement

Berechtigungsmanagement

Flexible und feingranulare Rollen- und Rechteverwaltung für interne wie auch externe Benutzer mittels LDAP-Anbindung.

 

 

Generisches System

Generisches System

Referenzierung auf mehrere Prüfungsstandards & regulatorische Vorgaben (u.a. ISO 27001 BAIT/VAIT, MaRisk, MaGO, BSI, ISO 9001). Erweiterbar um individuelle Regeln.

Reporting

Reporting

Ausführliche Berichts- und Reportfunktionen sowie E-Mail-Versand. Ad-hoc-Reporting, z.B. zur Abarbeitung von Moniten oder Feststellungen.

Revisionssicherheit

Revisionssicherheit

Alle Anpassungen, Einträge, Statusveränderungen werden in der Lösung gespeichert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement

Unterstützung bei der termingerechten Erfüllung prüfungsrelevanter Aufgaben aus den Management- und Kontrollsystemen.

Funktionen der IKS Software

Benutzerzentrierte Oberfläche

Benutzerzentrierte Oberfläche

Die PASS IKS Software bietet dem Anwender eine einheitliche Oberfläche und Bedienerführung über alle Module hinweg, die individuell angepasst werden kann. Benutzer können sich beispielsweise je Maske eigene Spalteneinstellungen wie auch Filter abspeichern und jederzeit wieder aufrufen.

Benachrichtigungs- und Erinnerungsmanagement

Benachrichtigungs- und Erinnerungsmanagement

Unmittelbar nach der Anmeldung in der IKS Software wird jedem Anwender in seinem persönlichen Dashboard angezeigt, welche Aufgaben anstehen bzw. überfällig sind.

Workflow

Workflow

Für alle Module können unabhängig voneinander Statuswerte definiert werden. Es kann festgelegt werden, welche Statuswerte Relevanz für das Benachrichtigungs- und Erinnerungsmanagement der IKS Software haben.

Berechtigungssystem

Berechtigungssystem

Das konfigurierbare Rollen/Rechte-System ermöglicht eine feingranulare Festlegung funktionsbezogener Rechte für interne wie auch externe Anwender in der IKS Software. Die Sichtbarkeit von Risiken, Prüfungen und Maßnahmen kann durch Zuordnung frei definierbarer Scopes für jeden Anwender zuverlässig eingeschränkt werden.

  Flexible Anpassung an unternehmensspezifische Vorgaben

Flexible Anpassung an unternehmensspezifische Vorgaben

Zur Anpassung des Risikomoduls können zahlreiche Optionen, Intervalle, Vorlaufzeiten zur Anzeige fälliger Bearbeitungsschritte im Dashboard usw. unternehmensspezifisch angepasst werden.

Reportgenerator

Reportgenerator

Ein optional integrierbarer Reportgenerator ermöglicht die Erstellung von Standardberichten und deren Bereitstellung zum Aufruf durch festgelegte Anwendergruppen.

Screenshots aus der PASS IKS Software

Ole Barkmann

PASS Consulting Group

+49 60 21 . 38 81 75 24