MaRisk-konforme Softwarelösung zur Schlüsselverwaltung
Webbasierte Lösung mit integrierter Rollen- und Rechteverwaltung
Viele Unternehmen verwalten ihren Schlüsselbestand auch heute noch mittels loser Dokumente, Schlüsselbücher oder Excel-Tabellen. Wenn die Zahl der sich im Umlauf befindlichen Schlüssel mitsamt Besitzer jedoch ansteigt, geraten solche Systeme schnell an ihre Grenzen. Der Schlüsselbestand wird dann unüberschaubar und eine manuelle Rückverfolgung sehr mühsam.
Dabei gelten gerade im Finanzbereich strenge gesetzliche Vorgaben, die aus Sicherheitsgründen eine lückenlose Systematik bei der Verwaltung von Zutrittsberechtigungen fordern. Unsere webbasierte Software zur Schlüsselverwaltung deckt all diese Anforderungen ab, indem sie zentral auch umfangreiche Prozesse übersichtlich und leicht nachvollziehbar abbildet. Je nach Kontext erhalten Unternehmen unterschiedliche Auskünfte über den Schlüsselbestand und -verbleib, heruntergebrochen auf Personen, Schlüsselschränke oder einzelne Schlüssel. Für Revisions- und Prüfungszwecke ist eine unternehmensweite, umfassende Nachvollziehbarkeit der Zutrittsberechtigungen gegeben.
Die implementierten Geschäftsvorfälle, beispielsweise für die Aus-, Weiter- und Rückgabe von Schlüsseln, unterliegen dem 4-Augen-Prinzip. Dabei werden auch Besonderheiten wie z.B. Doppelverschluss oder die Schlüsselausgabe an verschiedene Mitarbeitergruppen und ihre Vertretung berücksichtigt. Während eine flexible Rollen- und Rechteverwaltung für angemessene Benutzerinformationen sorgt, geben Reports eine detaillierte Auskunft über spezielle Fragen zu Schlüsseln, Schlössern, Türen, Gebäuden und Mitarbeiterberechtigungen.
Update
Neue Features:
- Neue, sehr umfangreiche Filterfunktionen
- Schließverwaltung mit zentralen und dezentralen Schlüssel-Lagern und Bestandsführung
- Import- und Upload-Schnittstellen für Schließpläne
- Flexibles Meldeportal als Informations- und Erinnerungsfunktion
Highlights der Software zur Schlüsselverwaltung
webbasierte Anwendung
Unternehmensweiter Zugriff im Browser ohne aufwendige Client-Installationen
einfache Handhabung
Workflow-orientierte Schlüsselweitergabe in Form von Übergabeprotokollen
Sicherheit
MaRisk-konforme Dokumentation bei der Pflege, Verwaltung und Übergabe von Schlüsseln
Funktionen der Schlüsselverwaltung
Analyse & Reporting
Rollenbasierte Analyse- und Reporting-Funktionalitäten inklusive Historisierung
Importfunktionen
Übernahme vorhandener Daten z.B. aus Excel, Access oder CSV
Rollen- und Rechteverwaltung
Verschiedene rollenabhängige Sichten auf den Schlüsselbestand
4-Augen-Prinzip
Prüfung jedes Geschäftsvorfalls durch einen zweiten Mitarbeiter
Weitere Funktionen:
- Bestellung und Stornierung von Schlüsseln
- Automatischer Hinweis auf offene Geschäftsvorfälle (konfigurierbar)
- LDAP-Import von Mitarbeitern und automatische Benutzeranlage
- Prozessunterstützung durch vordefinierte Workflows
- Neue Geschäftsvorfälle für Verlust, Wiederfinden, Vernichten von Schlüsseln, Vertretungsfälle und Springerregelungen
- Systeminterne Erfassung von Bestellungen und Nachlieferungen
- Mitarbeiterindividuelle Sicht auf den Eigenbestand
- Doppelverschluss mit sich ausschließenden Besitzern bzw. Besitzergruppen
- Schlüsselübergabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter
- Vertretungsfunktion im Krankheitsfall
- Anlegen von Teams als Schlüsselbesitzer
Screenshots unserer Software zur Schlüsselverwaltung
Übersicht Schlüssel
Liste aller Schlüssel mit Details. Man kann die Spaltenanordnung beliebig ändern und Spalten ausblenden.
Mitarbeiter: Meine Schlüssel
Liefert dem Mitarbeiter alle Informationen zu seinem persönlichen Schlüsselbestand.
Mitarbeiter: Meine offenen Bestätigungen
Listet dem Mitarbeiter alle Geschäftsprozesse im Status "offen" auf. Diese Prozesse sind von ihm noch zu bearbeiten.
Mitarbeiter: Meine Schlüsselverfolgungen
Liefert dem Mitarbeiter für jeden seiner Schlüssel eine Historie der Schlüsselbewegungen.
Geschäftsprozess anlegen
Hier eine "Ausgabe", ausgeführt durch den Schlüsselverwalter. Ein Schlüssel-Exemplar wird dem Schlüsselschrank entnommen und dem Mitarbeiter ausgehändigt.
Geschäftsprozess ändern
Der Geschäftsprozess "Ausgabe" liegt nun beim neuen Schlüsselträger zur weiteren Bearbeitung.
Schlüsselschrank: Offene Geschäftsvorfälle
Listet dem Schlüsselverwalter alle offenen, unerledigten Geschäftsprozesse auf, bezogen auf "seine" zu verwaltenden Schlüsselschränke.
Schlüsselimport
Prozess für den Datei-Import: 1. Auswahl-Dialog zur Selektion der Datei, 2. Definition der Einstellungen, 3. Vorschau
Bestand Schlüsselschrank
Listet dem Schlüsselverwalter die Schlüssel auf, die zu verwalten sind. Pro Schlüssel erhält man Detailinformationen und Bestände.
Mitarbeiter und seine Schlüssel
In der Personenverwaltung liefert ein Doppelklick auf den Mitarbeiter weitergehende Optionen, u. a. auch den aktuellen Schlüsselbesitz.
Schlüssel und seine Besitzer
In der Schließverwaltung liefert ein Doppelklick auf einen bestimmten Schlüssel weitergehende Informationen, u. a. auch alle Schlüsselbesitzer.
Rückgabe bei Ausscheiden eines Mitarbeiters
Möglichkeit alle Schlüssel auf einmal zurückzugeben und den Grund für die Rückgabe einzutragen.
Benefits
Anwender und die Fachseite
- Aktuelle Liste der im Besitz befindlichen Schlüssel
- Zentrale Erfassung der Zutrittsbereiche, Türen, Schlösser und Schließgruppen
- Bestimmung von schutzbedürftigen Räumen
- Dokumentation der Schlüsselausgaben an Externe (Putzkolonne etc.)
- Keine losen, veränderbaren Dateien oder Dokumente („Zettelwirtschaft“)
- Automatischer E-Mail-Hinweis auf offene Geschäftsvorfälle
IT-Verantwortliche
- Moderne Architektur
- Einfache Softwareverteilung
- Geringer Ressourcenverbrauch
- Rollen- und Rechtemodell (Need-to-Know-Prinzip der MaRisk)
- Integration mit LDAP / Active Directory sowie Open-Source-Technologien
- Single Sign-on
Entscheider
- Arbeitsentlastung und Vermeidung unnötiger Aufwände
- Übersichtliche Dokumentation der Geschäftsvorfälle
- Nach MaRisk und BSI-Grundschutz konforme Verwaltung von Zutrittsberechtigungen
- Revisionssicherheit
- Nachvollziehbarkeit durch zentrale und dezentrale Kontrolllisten