Beteiligungsmanagement

Zentrales Verwaltungssystem für alle beteiligungsrelevanten Daten und Dokumente

Intelligente Datenhaltung als Voraussetzung für ein erfolgreiches Beteiligungsmanagement

Daten als Grundlage für das Beteiligungsmanagement

Die Grundlage für das Beteiligungsmanagement sind Daten. Die Qualität dieser entscheidet letztlich über den Erfolg- oder Misserfolg des Beteiligungsmanagements.

Wir haben mit unserer Software für das Beteiligungsmanagement (PASS BM) eine attraktive, webbasierte Lösung auf der Basis von Java entwickelt, die die Flexibilitäts- und Verfügbarkeitslücke zwischen der standardisierten Unternehmens-IT (insbes. Excel) und dem Wildwuchs an Dateninseln überbrückt.

Mit unserem Beteiligungsmanagement können Sie den Bedarf an hoch flexibler (spontaner) Datenspeicherung, -bearbeitung und -auswertung decken, was die Qualität Ihrer Daten steigert und kluge Entscheidungen ermöglicht. Somit ist unsere Softwarelösung der entscheidende Baustein für ein erfolgreiches Beteiligungsmanagement.

Die Prinzipien unserer Beteiligungsmanagement Software: Flexibilität und technologische Zukunftsfähigkeit

Egal in welcher Branche Sie zu Hause sind: unser Beteiligungsmanagement ist in der Lage, Ihre spezifischen Anforderungen abzubilden. Grundlage hierfür bildet der PASS Beteiligungsmanagement-Werkzeugkasten. Dieser beinhaltet Tools, um die Aufbereitung der Daten gemäß Ihren Wünschen so anzupassen, dass es den Geschäftszweck in optimaler Weise unterstützt. Die freie Gestaltung geht sogar so weit, dass Sie in der Lage sind, das Datenmodell der Anwendung vollständig zu ändern und zu erweitern – sogar während des Produktivbetriebs.

Sie erhalten eine funktionell ausgereifte Softwarelösung, die dabei trotzdem ein Höchstmaß an Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit garantiert. Die Lösung ist technologisch „nachhaltig“ entwickelt und lässt sich somit sehr leicht an künftige Kriterien anpassen: Die PASS Beteiligungsmanagement Software ist eine reine HTML Oberfläche, für die keine Browser Plugins (Flash, ActiveX oder Applets) benötigt werden. Von Seiten der Architektur ist lediglich ein Tomcat oder ein anderer JEE Web Container erforderlich, der die Servlet-Spezifikation 2.4 oder neuer erfüllt.

Erhalten Sie einen Einblick in unsere Beteiligungsmanagement Software

Business Packages für Ihre Branche

Die Anpassungen, die Sie in der Beteiligungsmanagement Software vornehmen, werden in sog. Business Packages abgebildet. Als Admin-User sind Sie der Designer der Anwendung, indem Sie selbige im Konfigurationsbereich Ihren Bedürfnissen customizen. Bei vollem Erhalt der Release-Fähigkeit können Felder ergänzt, Tabellen definiert und Auswahlelemente gefüllt werden.

Darüber hinaus haben wir für die Branchen Konzerne/Banken, Private Equity/Venture Capital und Kommunen spezielle Business Packages im Bereich Beteiligungsmanagement entwickelt.

Anforderungen an eine Software für das Beteiligungsmanagement

Die zum Teil sehr komplexen Anforderungen an das Beteiligungsmanagement waren für uns der Ausgangspunkt und der Ansporn für die Entwicklung von unserer Software für Beteiligungsmanagement:

  • Die Beteiligungsmanagement Software muss automatisch bei jeder Dateneingabe eine Änderungshistorie aufbauen. Alte Daten sollen dabei nicht verworfen, sondern in der Vergangenheit bewahrt bleiben.
  • Durch Eingabe eines zentralen Stichtag-Datums muss das Beteiligungsmanagementsystem an den angegebenen Zeitpunkt reisen und danach alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen. Dies muss für den gesamten Inhalt, Daten und Dokumente gelten und auch für das Berichtswesen zur Verfügung stehen.
  • In der Beteiligungsverwaltung muss es möglich sein, auf einfache Weise Konzerngrafiken (Konzernspinne) zu erzeugen und bei Änderungen am Beteiligungsgeflecht zu aktualisieren.
  • Den Usern müssen mit einem Rollen-Konzept Rechte zur Ansicht, Neuanlage, Änderung und Löschung von Daten gegeben oder entzogen werden können.
  • Das System muss den vollständigen Beteiligungsbericht inkl. aller Kapitel und grafischer Elemente als PDF auf Knopfdruck erzeugen. Nacharbeit darf nicht nötig sein.
  • Das Beteiligungsmanagementsystem soll eine komfortable Möglichkeit besitzen, Datenlisten zusammen zu stellen und für die Verwendung in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren.
  • Neben dem Export muss die Beteiligungsmanagement Software eine Unterstützung für ein Standard-Reporting bieten. Notwendig ist die Möglichkeit, fest vorgegebene Beteiligungsberichte auf Knopfdruck zu erzeugen und als PDF abzuspeichern.
  • Das Beteiligungsmanagementsystem muss eine integrierte Möglichkeit anbieten, neben den Daten auch die gesellschaftsrechtlich relevanten Dokumente zu verwalten.
  • Das Verwaltungssystem muss vom geschulten Anwender jederzeit um neue Felder erweiterbar sein. Bestehende Felder müssen verändert und gelöscht werden können.

Funktionen des Beteiligungsmanagements

Beteiligungsmanagement ist eine sehr komplexe Aufgabe, die spezielle Anforderungen an ein passendes IT-System stellt. Im Folgenden erläutern wir die zentralen Funktionen unserer Beteiligungsmanagement Software: Historisierung, Flexibilität und Controlling.

Historisierung in der Beteiligungsverwaltung

In der Praxis fallen Daten nicht kontinuierlich, sondern historisch ungeordnet an. Sie sind also gezwungen, Ihren Bestand immer dann zu aktualisieren, wenn vergangenheitsbezogene Daten übermittelt werden. Daraufhin werden mehrere alte Datenbestände aktualisiert. Aus Compliance-Anforderungen müssen die Daten zu den Beteiligungen tagesaktuell gepflegt und auch rückwirkend korrigierbar sein.

Die Software für Beteiligungsverwaltung bildet deshalb alle Daten in einer widerspruchsfreien historisierenden Datenbank ab und ist somit in der Lage, zu jedem Zeitpunkt, ein konsistentes Bild zu liefern. Durch Eingabe eines zentralen Stichtags kann das Verfahren alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen und für das Berichtswesen zur Verfügung stellen.

Hierfür steht Ihnen die Funktion der Zeitreise zur Verfügung.

Der Betrachtungszeitpunkt kann unabhängig davon, wohin der Benutzer danach navigiert, frei gewählt werden und zeigt immer alle Daten und Dokumente zu dem gewählten Zeitpunkt an.

Flexibilität im Beteiligungsmanagement

Für uns ist Flexibilität nicht nur ein Schlagwort, sondern der Kern der Softwarelösung: Wir möchten erreichen, dass nicht Sie sich der Beteiligungsmanagement Software anpassen müssen, sondern dass Sie in die Lage versetzt werden, diese frei nach Ihren Kriterien selbst anzupassen (bei Erhalt der vollen Release-Fähigkeit).

Aus diesem Grund arbeitet unser Beteiligungsmanagement mit einem virtuellen Datenmodell. Das bedeutet, dass Felder und Vorlagen der Geschäftsanwendung jederzeit geändert werden können, ohne Anpassungen an der physikalischen Struktur in der Basis-Datenbank vornehmen zu müssen. Die Weiterentwicklung der eigentlichen Geschäftsanwendung kann also komplett innerhalb der PASS-Oberfläche geschehen. Die von uns dafür bereitgestellten Werkzeuge sind dabei so einfach zu bedienen, dass sie auch von reinen Fachanwendern verwendet werden können.

Konkret bedeutet dies, dass Sie in allen erdenklichen Konstellationen Datenfelder

  • hinzufügen
  • customizen
  • verknüpfen

und mit Formeln hinterlegen können.

Die Anzeige können Sie je nach Situation steuern, die Darstellung ändern (z.B. Farben, Formen, Nachkommastellen), auf Plausibilität prüfen etc.

Als starkes Tool steht Ihnen hierfür die PASS Mathematik-Engine zur Verfügung, mit der Sie Feldinhalte innerhalb der Softwareoberfläche online berechnen lassen können. Sie greifen hierbei auf einen Baukasten aus unterschiedlichen Tools zurück, die beinahe unbegrenzt mathematisch und logisch frei miteinander kombinierbar sind. Jeder dieser Bausteine liefert einen Wert, der einem ganz bestimmten Typ entspricht: 

 

Beteiligungscontrolling

Da sämtliche Kennzahlen auch historisiert dargestellt werden können, ist ein Beteiligungscontrolling auf Basis der gelieferten Daten durch die Tochtergesellschaften problemlos möglich.

Die Abschlussdaten der verwalteten Unternehmen können hierfür aufgenommen und es können – auf Basis der Selektions- und Mathematikfähigkeiten unseres Beteiligungsmanagements – alle denkbaren KPIs (z.B. Eigenkapitalquote, Umsatzrentabilität, Gesamtkapitalrentabilität) aufbereitet und regelmäßig berichtet werden.

Zudem können sogenannte „Controlling Packages“ eingesetzt werden: Diese Zusammenstellungen von wirtschaftlichen Kennzahlen werden in verschiedenen Dimensionen (Plan, Soll, Ist, MiFri, Prognose etc.) sowie jeweiligen Bezugszeiten und Erstellungszeiten erfasst. Damit ist ein rollierendes Reporting über die Daten ebenso möglich wie eine Gegenüberstellung von Planungen zu Ist-Daten.

Ergänzt wird dies um Workflow-Funktionen, eine Terminerinnerung, eine Kalenderfunktion und eine Benachrichtigung per E-Mail bei Datenänderungen.

Unsere Software für Beteiligungscontrolling bietet somit alle Möglichkeiten, um ein wirkungsvolles Controlling Ihrer Beteiligungen sicherzustellen.

Highlights des Beteiligungsmanagements

Arbeitserleichterung

Arbeitserleichterung

Single Point of Information mit allen relevanten Daten u. Arbeitsvorgängen inkl. automatischer, intelligenter Sortierung; Sicherstellung d. stimmigen, widerspruchsfreien Perspektive auf Beteiligungen

Automatisierung

Automatisierung

Vollautomatische Quotenberechnung zur Erfüllung der Meldewesenanforderungen für Unternehmen und automatische Erstellung des Beteiligungsberichts für öffentliche Kunden

Rechtssicherheit

Rechtssicherheit

Erfüllung aller Compliance-Anforderungen, wie bspw. die sichere Nachvollziehbarkeit aller Datenpflegevorgänge und die korrekte Abbildung von Beteiligungsverhältnissen

Flexibilität

Flexibilität

Optimale Erfüllung des kundenspezifischen Geschäftszwecks durch Nutzung des PASS Beteiligungsmanagement-Werkzeugkasten bzw. vordefinierter (aber anpassbarer) Business Packages

Erfolgreiche Kundenprojekte

Kundenprofil

Die NBank Capital GmbH ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Investitions- und Förderbank des Landes Niedersachsen. Ihre Aufgabe ist es, die Wirtschaftskraft niedersächsischer Unternehmen zu stärken. Dies erreicht sie durch die Bereitstellung von Beteiligungskapital, um den wachstumsbedingten Finanzierungsbedarf von Unternehmen zu sichern.

Im Portfolio finden sich daher nahezu alle Branchen: e-Commerce, IKT, Medtech, Verpackungs- und Lebensmitteltechnologie, Life-Science, Maschinenbau, Logistik, produzierendes Gewerbe, Künstliche Intelligenz sowie Umwelt und Energie. Die NBank Capital hat somit einen breiten Investitionsfokus.

Motivation zur Einführung des PASS Beteiligungsmanagement

Die Unternehmen, an denen sich die NBank Capital im Rahmen von stillen oder offenen Beteiligungen engagiert, sind vertraglich verpflichtet, den Beteiligungsgeber regelmäßig über ihre Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage zu informieren sowie über ihren Geschäftsverlauf und die Geschäftsaussichten zu berichten.
Die Anzahl der Unternehmen, an denen die NBank Capital beteiligt ist, steigt sukzessive und macht eine passgenaue Unterstützung durch ein IT-System für das Beteiligungsmanagement unumgänglich.

Leistungsumfang

Basis für die Einführung der PASS Beteiligungsmanagement Software bildete das Business Pack für Konzerne und Banken. Ausgehend von diesem Business Pack wurden die speziellen Anforderungen der NBank Capital gemeinsam mit dem Kunden realisiert.

Mit Projektabschluss wurden folgende Kernanforderungen bedient:

  • Stammdatenimport
  • Automatisierte Auswertung online hochgeladener Daten
  • Abgleich der Plan-/Ist-Werte mit optischem Hinweis bei Abweichungen
  • Fristenüberwachung
  • Branchenvergleiche

Testimonial

„Durch die PASS BeteiligungsmanagementLösung haben wir jederzeit einen aktuellen Überblick über die Entwicklungen unserer Beteiligungsunternehmen und sind dadurch in der Lage, zeitnah notwendige Maßnahmen einzuleiten.“

Heidi Kleuker, Beteiligungen, NBank Capital GmbH

Kundenprofil

Die Uzin Utz AG mit Sitz in Ulm wurde 1911 gegründet und entwickelte sich vom regionalen Klebstoffhersteller zum heute weltweit agierenden Komplettanbieter für Bodensysteme. Das innovative Unternehmen ist mit seinen Marken UZIN, Wolff, Pallmann, Arturo, codex, Pajarito und RZ in 51 Ländern vertreten, davon in 21 Ländern mit eigenen Produktions- und/oder Vertriebsgesellschaften. Die Uzin Utz AG ist ein bereits in vierter Generation familiengeführtes Unternehmen und beschäftigt rund 1.300 Mitarbeiter (2019).

Motivation zur Einführung des PASS Beteiligungsmanagement

Durch Zukäufe neuer Unternehmen ist das Beteiligungsportfolio in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen. Dabei geriet die Verwaltung der Beteiligungen in den unterschiedlichen Abteilungen (Controlling, Recht, Finanzen) mittels physischer Aktenordner in Regalwänden, Ablageordnern auf Servern und der Verwendung von Excel-Dateien an natürliche Grenzen in puncto Datenqualität sowie bei der Übersichtlichkeit und Effizienz in der Datenpflege.

Treiber bei der Einführung war folglich der Wunsch nach einem flexiblen Tool für ein effizientes Stammdatenmanagement über unterschiedliche Abteilungen hinweg und unter Einbeziehung der über den Globus verteilten Produktions-, Dienstleistungs- und Vertriebsgesellschaften.

Leistungsumfang

Basis für die Einführung der PASS Beteiligungsmanagement Software bildete das Business Pack für Konzerne und Banken. Ausgehend von diesem Business Pack wurden die speziellen Anforderungen der Uzin Utz AG im Hinblick auf das Stammdatenmanagement erarbeitet.

Mit Projektabschluss wurden folgende Kernanforderungen bedient:

  • Übersichtliches Stammdatenmanagement aus verschiedenen fachlichen Blickwinkeln (Controlling, Recht und Finanzen mit Steuerabteilung und Treasury) für über 40 Gesellschaften im In- und Ausland
  • Intelligentes Rechte- und Rollenkonzept zur Einbindung der Tochtergesellschaften
  • On-Premise Betrieb im Rechenzentrum der Uzin Utz AG

Testimonial

"Mit dem Beteiligungsmanagementsystem von PASS haben wir unsere Stammdatenverwaltung auf ein neues Level heben können. Das Tool besticht nicht nur durch intuitive Bedienbarkeit, sondern bietet vor allem umfangreichste Funktions- und Konfigurationsmöglichkeiten, mit denen sich fast alle Bedürfnisse der unterschiedlichen Abteilungen im Hinblick auf Funktionalität und Gestaltung befriedigen ließen. Bereits nach kurzer Einarbeitung konnten wir sogar problemlos selbst Anpassungen an der Oberfläche und an dem Datenmodell vornehmen. Bei allen Fragen stand uns Stephan Göttlicher von PASS Consulting jederzeit hilfreich zur Seite."

Thomas Schäfer, Leiter Ressort Recht, Uzin Utz AG

Kundenprofil

Der Siegerlandfonds, eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Sparkasse Siegen, wurde 1983 gegründet und ist damit die erste Beteiligungsgesellschaft einer Sparkasse in Deutschland. Idee und Ziel des Siegerlandfonds ist es, einen Beitrag zur langfristigen, erfolgreichen Entwicklung der mittelständischen Unternehmen in der Region zu leisten. Im Fokus der Aktivitäten steht damit nicht der schnelle, ertragsoptimierte Ausstieg, sondern Nachhaltigkeit und regionale Verbundenheit. Seit der Gründung hat der Siegerlandfonds das Eigenkapital von über 180 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen gestärkt.

Motivation zur Einführung des PASS Beteiligungsmanagement

Zur Unterstützung der administrativen Prozesse wurde im Jahr 2006 eine MS Access Anwendung etabliert. Mit einem gewachsenen und wachsenden Beteiligungsportfolio konnte die Altanwendung den neuen Anforderungen nicht mehr genügen. Mit der PASS Beteiligungsmanagement Software soll der administrative Aufwand für die regelmäßigen Abläufe, deren Volumen aufgrund der Ausweitung der Geschäftstätigkeit stetig zunimmt, reduziert werden und zudem die Steuerung des Beteiligungsportfolios vereinfacht werden.

Leistungsumfang

Basis für die Einführung der PASS Beteiligungsmanagement Software bildete das Business Pack für Konzerne und Banken. Ausgehend von diesem Business Pack wurden die speziellen Anforderungen des Siegerlandfonds gemeinsam mit dem Kunden realisiert.

Mit Projektabschluss wurden folgende Kernanforderungen bedient:

  • Betrieb der Anwendung im PASS Rechenzentrum
  • Abbildung unterschiedlicher Beteiligungsprodukte mit speziellen Vertragsbedingungen (z. B. Nachbezugsrecht; gewinnabhängige Vergütung, Stundung, Wandlung)
  • standardisiertes Reporting „Steuerbescheinigung“
  • Ertragsvorschau auf Basis des hinterlegten Tilgungsverlaufes
  • automatisierte Abrechnung der Fälligkeiten
  • Stammdatendatenmanagement

Testimonial

"Gerade in der aktuellen Niedrigzinsphase sind wir darauf angewiesen, flexible Beteiligungsprodukte anzubieten und mit kleineren Investments zu agieren, die ihre Wirkung über die Anzahl der Beteiligungen entfalten können. Mit dem PASS Beteiligungsmanagementsystem haben wir einen Lösung gefunden, die diesen Ansatz optimal unterstützt."

Dr. Susanne Kolb, Geschäftsführerin, S-Siegerlandfonds 1 Unternehmensbeteiligungsgesellschaft mbH & Co. KG

 

Häufige Fragen unserer Kunden

Allgemein

Einführung

Nutzungsmodelle

Stephan Göttlicher

PASS Consulting Group

+49 60 21 . 38 81 75 69