Anwenderbericht: BSZ Aschaffenburg
Staatliches Berufliches Schulzentrum Aschaffenburg
Digitale Arbeitszeiterfassung mit PASS Companion
Die Verwaltung des Staatlichen Beruflichen Schulzentrums Aschaffenburg digitalisiert mit PASS Companion erfolgreich ihre Arbeitszeiterfassung – einfach, zuverlässig und praxisnah. Die Lösung sorgt für spürbare Entlastung und ermöglicht eine moderne, flexible Arbeitsorganisation. Dabei half es enorm, dass PASS die Applikation an die besonderen Bedürfnisse des Schulzentrums anpasste.
Das Staatliche Berufliche Schulzentrum Aschaffenburg (BSZAB) vereint fünf verschiedene Schulformen unter einem Dach und zählt mit ca. 745 Schülerinnen und Schülern zu den bedeutendsten beruflichen Bildungseinrichtungen in der Region am bayerischen Untermain. Neben der pädagogischen Arbeit ist auch eine leistungsfähige Verwaltungsinfrastruktur unerlässlich, um den anspruchsvollen Schulalltag zu bewältigen.
Digitale Zeiterfassung – für die Schulverwaltung optimiert
Besonders im Verwaltungsbereich zeigte sich immer deutlicher die Notwendigkeit einer verlässlichen und unkomplizierten Zeiterfassung. Dr. Matthias Fünffinger, Schulleiter des Staatlichen Beruflichen Schulzentrums Aschaffenburg, war für sein vierköpfiges Team in der Schulverwaltung auf der Suche nach einer digitalen und zuverlässigen Softwarelösung. Die Anwendung sollte sich möglichst nahtlos in die eigenen Arbeitsprozesse einfügen sowie einfach zu bedienen, stabil und selbsterklärend sein.
Fündig wurde das BSZAB bei der Aschaffenburger PASS Consulting Group, die mit Companion eine Softwarelösung zur Projekt- und Arbeitszeiterfassung anbietet und auch intern im Einsatz hat. Als einer der ersten externen Anwender von Companion brachte das BSZAB wertvolles Feedback in die Weiterentwicklung der Software ein. Die übersichtliche Browseranwendung überzeugte durch eine intuitive Benutzerführung und einen verlässlichen, persönlichen Support und erfüllte damit alle zentralen Anforderungen der Schule. Projekt- und Arbeitszeiten lassen sich mit wenigen Mausklicks erfassen sowie Urlaubs- und Krankheitstage übersichtlich verwalten.
„Für uns war schnell klar: Eine Zeiterfassungslösung muss möglichst eigenständig funktionieren und sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren, ohne zusätzlichen Zeitaufwand. Companion hat genau das ermöglicht“, sagt Dr. Matthias Fünffinger. „Besonders schätzten wir die enge, persönliche Betreuung durch PASS – vor allem bei der passgenauen Anpassung an schulische Anforderungen wie Teilzeitmodelle, halbe Urlaubstage sowie Ferienregelungen.“
Vom Testbetrieb zum verlässlichen Alltagswerkzeug
Bereits wenige Wochen nach dem Erstkontakt mit PASS startete die erste Testphase mit einer dedizierten Instanz, die kurze Zeit später in den regulären Betrieb des BSZAB übernommen wurde. „Der Umstieg verlief für uns schrittweise, wobei es uns gefreut hat, dass wir die vorherige Lösung – die uns aufgrund ihrer Fehleranfälligkeit nicht überzeugt hatte – schnell ablösen konnten“, so Dr. Fünffinger. „Bereits binnen eines Monats war Companion bei uns vollständig im Einsatz und problemlos, stabil und dauerhaft im Arbeitsalltag unseres Teams integriert.“
Während die Verwaltung des BSZAB vor allem auf die Desktop-Version von Companion setzt, lässt sich die Softwarelösung aber auch bequem auf dem Smartphone bedienen. Gerade im Homeoffice ermöglicht die Anwendung somit maximale Flexibilität. Vorbei sind die Zeiten, in denen Arbeitszeiten im Homeoffice per Stundenzettel erfasst und dann, bei der Rückkehr in das Büro, aufwändig nachgepflegt werden mussten.
Auch in der Auswertung von Arbeitszeiten für leitende Mitarbeitende hat sich mit der Einführung von Companion vieles verbessert. Die monatliche Stundenerfassung war früher mit erheblichem Aufwand verbunden. Dabei führten unvollständige oder widersprüchliche Daten regelmäßig zu Rückfragen und manueller Nacharbeit. Heute genügt rund eine halbe Stunde pro Woche, um alle Zeiten korrekt zu erfassen und auszuwerten. Die intuitive Benutzeroberfläche, die klare Struktur und die hohe Systemzuverlässigkeit ermöglichen einen schnellen Einstieg – unabhängig von der digitalen Erfahrung der Mitarbeitenden. Das bestätigt auch das durchweg positive Feedback aus der Verwaltung des BSZAB.
„PASS hat unsere Wünsche rund um Companion regelmäßig in Updates berücksichtigt. So haben wir eine Anwendung erhalten, die genau auf schulische Anforderungen zugeschnitten ist und auch für andere Schulen bestens geeignet wäre. Durch die Anpassungen, die wir gemeinsam entwickelt haben, ist Companion eine Lösung mit echtem Mehrwert.“
Dr. Matthias Fünffinger
Schulleiter des Staatlichen Beruflichen Schulzentrums Aschaffenburg