Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Strukturierte, elektronische Dokumentenarchivierung in Unternehmen

Dokumentenverwaltungssystem für Geschäftsdaten, Dokumente und Akten

Digitale Dokumentenarchivierung mit automatisierten Be- und Verarbeitungsprozessen

In einer digitalen Welt sind Papierdokumente nicht mehr zeitgemäß. Nicht nur, dass Originale lediglich an einem Ort verfügbar sein können, auf dem Weg der Bearbeitung können sie auch teilweise oder vollständig vernichtet werden bzw. verloren gehen. Über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind physische Archive nur mit hohem Zeit- und Kostenaufwand zu durchsuchen. Prozesse die analoge Dokumente bearbeiten, unterliegen immer Medienbrüchen und einem niedrigen Automatisierungsgrad. Genau hier setzt das Dokumentenmanagementsystem von PASS (PASS DMS System) an.

Mit unserem Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihr papier-zentriertes Dokumentenmanagement in ein elektronisches Archiv überführen. Dabei lässt sich die Ablage- und Metadatenstruktur zu den individuell angelegten Objekttypen flexibel konfigurieren. Die Ablage ist versioniert und historisiert, sowohl in Bezug auf die Objekte, als auch auf die angehängten Dokumente.

Rechtliche Grundlagen

Unser Dokumentenmanagementsystem kann bei der Erfüllung der gesetzlichen Archivierungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO unterstützend eingesetzt werden.

Integration der PASS BPM Suite

Die COSA 6 BPM Suite lässt sich nahtlos in das PASS DMS System, basierend auf COSA 6 DMS, integrieren. Hierüber können dokumenten-zentrierte Prozesse abgebildet, als Workflows implementiert und automatisiert gestartet werden. Des Weiteren können Trigger in bestehenden Workflows aktiviert werden. Auslöser für solche Trigger sind z.B. die Anlage von neuen Objekten, das Ändern von Attributen, das Verschieben von Objekten, die Erstellung von Child-Objekten usw.

Highlights des Dokumentenmanagementsystems

 Freie Archivdefinition

Freie Archivdefinition

Freie und flexible Konfigurierbarkeit von Objekten, Attributen und Archivstruktur. Objekttypen werden neu oder abgeleitet von Standardtypen definiert. Attribute können individuell bestimmt und ihre Eigenschaften konfiguriert werden. Die Archivstruktur kann dabei als Parent-Child-Beziehung zwischen den Objekten beliebig definiert werden.

 

Leistungsfähige Suchfunktion

Leistungsfähige Suchfunktion

Über die Objekte und Dokumente im elektronischen Archiv kann performant gesucht werden. Dabei lassen sich die Indexattribute der Objekte und Dokumente mittels Standardoperatoren einschränken, bis die gewünschte Ergebnismenge angezeigt wird.

 

Versionierung und Historisierung

Versionierung und Historisierung

Die Objekte und Dokumente können (schaltbar) versioniert abgelegt werden. Änderungen an Objekten und angehängten Dokumenten werden protokolliert und führen zu neuen Versionen. Alte Versionen bleiben unabänderbar archiviert. Die Bearbeitungshistorie im Dokumentenarchiv ist dadurch jederzeit nachvollziehbar.

LDAP-Synchronisation

LDAP-Synchronisation

Die Benutzer- und Rollen-Struktur im DMS System lässt sich mit einem zentralen Verwaltungssystem über LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) in regelmäßigen, konfigurierbaren Abständen synchronisieren.

Integriertes Berechtigungssystem

Integriertes Berechtigungssystem

Das DMS System ist mit einem eigenen Berechtigungssystem zur Benutzer-, Rollen- und Rechte-Verwaltung ausgestattet, die das System unabhängig von Drittsystemen und etwaigen Ausfällen macht. Benutzungsrechte lassen sich auf die verschiedenen Objekte und Dokumente flexibel vergeben. Somit ist sichergestellt, dass keine unerlaubten Zugriffe möglich sind.

EMC Centera Anbindung

EMC Centera Anbindung

Das DMS System unterstützt die physische Ablage der Dokumente auf dem Langzeitspeichermedium Centera über die CAS-Schnittstelle.

Die DMS Architektur

Modulares Client-Server-System

Das Dokumentenarchiv ist in ein physisches und ein logisches Archiv aufgeteilt:

  • Physisches Archiv

Daten werden auf einem physischen Speichermedium abgelegt. Dies betrifft z.B. die Dokumente als solche. Für die Ablage im physischen Archiv kann das Standard-Filesystem genauso verwendet werden wie spezielle Filesysteme. Unterstützt wird die Ablage auf WORM, MOD, CD-ROM sowie EMC Centera.

  • Logisches Archiv

Das logische Archiv bildet die Schnittstelle zwischen Anwender und physischem Archiv. Dadurch wird eine Verarbeitung gewährleistet, die unabhängig vom physischen Speichermedium ist, welches dabei für den Anwender unsichtbar bleibt. Um ein intuitives Arbeiten, speziell im Hinblick auf Ablage und Suche nach Dokumenten im Archiv, möglich zu machen, wird die entsprechende Archivstruktur nach eingehender Analyse geplant.

Der DMS Server bietet zentrale Ablagefunktionen und administrative Funktionen.

Die DMS Datenbank administriert Objekte und Strukturdaten.

Der Benutzerzugriff erfolgt über den Standard-Archiv-Client oder über die API:

  • Standard-Client

Über den Archiv-Client werden Dokumente abgelegt und aufgerufen, durch das Archiv gebrowst sowie darin gesucht.

  • API

Die API erlaubt ebenfalls die Implementierung einer vollständig auf die Kundenanforderungen zugeschnittene Client-Application.

 

Benefits

für Anwender und die Fachseite

für Anwender und die Fachseite

  • Qualitätssteigerung in der Be- und Verarbeitung von Dokumenten
  • Schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten
  • Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungshistorie
  • Dokumentenzugriff über verschiedene Standorte hinweg
  • Dokumente sind durch mehrere Personen gleichzeitig lesbar
für IT- oder Bereichsverantwortliche

für IT- oder Bereichsverantwortliche

  • Nachvollziehbarkeit in der Bearbeitungshistorie
  • Qualitätssteigerung durch Vermeidung von Medienbrüchen
  • Verschlankung von Bürofläche
für Entscheider bzw. das Management

für Entscheider bzw. das Management

  • Kostensenkung durch Digitalisierung
  • Schnellere Bearbeitungszeiten
  • Qualitätssteigerung durch Vermeidung von Medienbrüchen

 

Screenshots unseres Dokumentenmanagementsystems

Warum PASS?

Unser ganzheitliches Lösungsangebot zeichnet sich durch unser Auftreten als Full-Service-Provider aus. Wir führen strategische Beratung sowie Umsetzungsprojekte durch, stellen benötigte Softwareprodukte bereit, sorgen für die Integration und bieten ebenso Leistungen rund um Betrieb und Hosting der Lösungen.

Unsere Services:

  • Beratung rund um die digitale Archivierung
  • Einführungsprojekt zum Dokumentenmanagementsystem
  • Administratorenschulung
  • Anwenderschulung
  • Hosting des Dokumentenmanagementsystems in unseren deutschen Rechenzentren

Nutzungsmodelle des Dokumentenmanagementsystems

  ASP = Application Service ProviderLizenzierung
Art der Nutzung Betrieb des DMS Systems für den Kunden in unseren Rechenzentren in Deutschland Bereitstellung der DMS Software als Lizenz
Lizenzen
  • Nach Anzahl der Benutzer
  • Unternehmenslizenz
  • Konzernlizenz
  • Nach Anzahl der Benutzer
  • Unternehmenslizenz
  • Konzernlizenz
  • Ist eine Wartung nötig? Ja Ja
    Wie hoch sind die Wartungskosten? 20% vom Lizenzpreis 20% vom Lizenzpreis
    Ist eine Installation nötig? Nein. Nur Konfigurationen, z.B. des fachlichen Archivs Ja. Installationssupport kann bei Bedarf zusätzlich erfolgen
    Für wen eignet sich das Modell? Unternehmen, die ein Hosting von Systemen und/oder Daten durch einen Dienstleister in Erwägung ziehen Unternehmen, welche kein Hosting durch einen Dienstleister anstreben

    Häufige Fragen unserer Kunden

    Christian Wendzel

    PASS Consulting Group

    +49 60 21 . 38 81 75 76