PASS eAkte – elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung

Digitale Akte und elektronisches Dokumentenmanagement für behördliche Anforderungen

E-Akte-Software und DMS System für die digitale Schriftgutverwaltung

Einfache Bearbeitung und Abbildung von Akten mit der eAkte-Lösung von PASS

Die elektronische Aktenführung ist die Voraussetzung, dass eine digitale Verwaltung im Zusammenspiel mit den Kunden (Bürger und Wirtschaft) reibungslos funktionieren kann. Wenn sowohl die Prozesse zu den Leistungsempfängern als auch die internen Prozesse digital abgebildet sind, wird sich für alle Beteiligten nachhaltiger Nutzen einstellen.

Die Schriftgutverwaltung ist dabei das Herz einer jeden öffentlichen Organisation, die digital abgebildet werden muss. Mit der eAkte-Lösung (elektronische Akte) von PASS wird das Konzept des ganzheitlichen elektronischen Dokumentenmanagements verfolgt. Sie erhalten ein intuitives DMS System (Dokumentenmanagementsystem), mit dem Sie schnell und effizient in der gesamten Einrichtung arbeiten und damit die vorhandenen abteilungsbezogenen Ablageinseln überwinden.

Unsere eAkte-Lösung hat gegenüber der gewöhnlichen Dokumentenarchivierung viele Vorteile. So können Sie in PASS eAkte alle Dokumente (z.B. E-Mails) und andere digitale Dateien zusammenführen, archivieren und organisieren. Optional lassen sich Dokumente mittels Aktenzeichen und Adressen ihrem Bestimmungsort zuordnen. Diese Daten können mit Ihren Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen verknüpft werden.

Warum die eAkte-Lösung von PASS einsetzen?

Die E-Akte-Software ermöglicht neben der Archivierung elektronischer Dokumente, die ebenso aus Fachverfahren stammen können, auch die digitale Verwaltung bestehender Papierakten. Elektronische Dokumente werden systematisch in E-Akten und E-Vorgänge geordnet, so dass der Sachzusammenhang erhalten bleibt und jederzeit nachvollzogen werden kann. Dies geschieht idealerweise in Verbindung mit einem Aktenplan als übergreifendem Ordnungsschema.

Jeder Kunde hat individuelle Prozesse und Anforderungen, die Berücksichtigung finden müssen, damit die Lösungseinführung erfolgreich sein kann.
PASS eAkte bietet ein flexibles Workflowmanagement, mit dessen Hilfe Prozesse einfach modelliert werden können. Basis hierfür bildet die PICTURE-Methode (Prozessmanagement). Mit einem überschaubaren Set an Prozessbausteinen lassen sich elektronische Verwaltungsprozesse intuitiv beschreiben und direkt ausführen.

Des Weiteren können Administratoren in der Oberfläche der E-Akte-Anwendung

  • Oberflächen-Layouts als Standard vorgeben
  • Standard-Zugriffe für Objekte definieren
  • individuelle Akten-/Dokumentarten mit individuellen Feldern erstellen,
  • Einstellungen zentral steuern

  • Protokollierungen einsehen
  • Listen und weitere Felder konfigurieren
  • Importe und Schnittstellen steuern
  • uvm.

Die E-Akte-Software stellt intuitive Funktionen für die Individualisierung bereit, sodass keine Programmierkenntnisse benötigt werden.

Highlights PASS eAkte

Der Aktenplan ermöglicht es, Dokumente und Akten besser zu strukturieren. Er wird unabhängig von Personen oder Gruppen erstellt und orientiert sich u.a. an den Aufgaben, Produkten (Finanzen) oder Prozessen und stellt anhand der gewählten Vorgehensweise die innere Organisation dar. Aufgrund der Tiefengliederung ist eine Abbildung bis in die unterste Ebene der Aufgaben möglich.

In der E-Akte-Software lassen sich landeseinheitliche Aktenpläne der Bundesländer integrieren. Weitere Organisationen, wie Krankenhäuser, Kirchen und Hochschulen können ebenso abgebildet werden. Für Unternehmen bietet sich PASS eAkte auch an, wenn E-Mails oder Schriftstücke eingehen, die bearbeitet und abgelegt werden müssen, z.B. bei der elektronischen Rechnungsverwaltung. Zudem ist es möglich, einheitliche Vorgehensweisen, z.B. aus dem Qualitätsmanagement (QM) einzubinden.

Ohne die Digitalisierung von analogen Papierdaten ist das papierlose Büro nicht möglich. In PASS eAkte können ein integrierter Scan-Client genutzt, Texterkennungen durchgeführt, Konvertierungen in das standardisierte PDF/A-Format vorgenommen, etwaige Scanfehler verbessert, mit digitalen Postkörben gearbeitet, Barcodes erkannt und gescannte Dokumente automatisiert abgelegt werden.

Zudem lassen sich Verteilregeln definieren, betroffene Abteilungen oder Personen benachrichtigen und somit Standards im digitalen Arbeiten schaffen. Die E-Akte-Software erkennt dabei Texte per OCR, verarbeitet regelbasiert die Unterlagen und legt diese automatisch in den E-Akten und E-Vorgängen ab.

In PASS eAkte können Prozesse und die dazugehörigen Arbeitsschritte einfach über einen grafischen Editor gestaltet werden. Freigaben, Beteiligungen anderer Personen und Gruppen oder die Erstellung von Wiedervorlagen mit Fristenüberwachung bis hin zu automatisiert ablaufenden Prozessen sind nur einige Möglichkeiten.

Mit der E-Akte-Software kann elektronisches Schriftgut optimal verwaltet werden. Die Anwendung bereitet eigenständig logische Sachzusammenhänge auf. Für übergreifende Informationen sind Mehrfachzuordnungen einfach zu erstellen. Durch die klare hierarchische Zuordnung ist der Ablageort immer ersichtlich. Mit den Daten verbundene Informationen (wie Zugriff, Fristen und Zuständigkeit) müssen durch die Vererbung lediglich einmal gepflegt werden.

Bei umfangreichen digitalen Akten kann eine Untergliederung erforderlich sein. Daher lassen sich in PASS eAkte auch E-Vorgänge (virtuelle Trennblätter) in der digitalen Akte anlegen. Für standardisierte Akten können Musterakten (Akten mit gleicher Struktur und gleichem Aufbau) festgelegt werden. Anwendbar ist dies für nahezu alle Aktentypen wie Personal-, Kunden-, Projekt-, Patientenakten etc.

Mehrfachverknüpfungen mit E-Akten und E-Vorgängen sind ebenso möglich. Da jedes Dokument nur einmal in PASS eAkte vorhanden, aber mit mehreren digitalen Akten oder anderen Daten verknüpft ist, werden Duplikate vermieden.

Das Potenzial eines elektronischen Dokumentenmanagements wird sich erst dann entfalten, wenn die diversen Fachverfahren angebunden sind. Bei einer potenziellen Vielzahl an Applikationen kann dies eine große Herausforderung sein – sowohl technisch als auch wirtschaftlich.

PASS eAkte besitzt daher ein integriertes Schnittstellen-Tool mit grafischer Nutzeroberfläche für die automatisierte Generierung von Aktenstrukturen und Dokumenten. Dieses flexible Tool dient in erster Linie dem automatischen Import von Dokumenten inkl. Generierung klarer Aktenstrukturen und Metadaten-Mapping. Auf diese Weise können andere Anwendungen an die E-Akte-Software angebunden werden.

Außerdem lassen sich Daten aus und in festgelegte Ordner speichern. Ob, wie und von wem diese verarbeitet werden, kann kundenindividuell festgelegt werden. Durch das herstellerübergreifende WebDAV-Protokoll, das auf HTTP basiert, ist dabei ein Austausch von ganzen Ordnern und/oder Dokumenten möglich.

Unterlagen und Informationen müssen – je nach gesetzlichen Anforderungen – über unterschiedliche Zeiten aufbewahrt werden. In PASS eAkte werden Daten sicher bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach dem Ablauf dieser Frist, kann entschieden werden, ob die Daten weiterhin zur Verfügung stehen sollen, gelöscht werden sollen oder an ein historisches Archiv übergeben werden. Damit wird ein reibungsloser Übergang von der Langzeitarchivierung zum historischen Archiv erreicht.
Gerade mit der DSGVO hat sich aber auch die Verpflichtung zum „Recht auf Vergessen“ verstärkt. Aus diesem Grund können in PASS eAkte Daten als löschpflichtig versehen werden. Das System übernimmt bei Bedarf selbstständig die Pflege und Aussonderung der Unterlagen. Gerade im Bereich Personalwesen können gesetzliche Pflichten einfacher und genauer erfüllt werden.

Die E-Akte-Software erfüllt die gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Speicherung. Eine Vielzahl an Mechanismen schützt die Daten. Zu jeder Zeit werden Daten gesichert übertragen. Die Trennung von Anwendung und Datenbank garantiert, dass unbefugte Benutzer keinen Zugriff auf die Daten erhalten. Ausgefeilte Protokollierungsfunktionen machen Änderungen nachvollziehbar und prüfbar. Die Daten sind bei PASS eAkte somit in sicheren Händen.

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Stephan Göttlicher

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