Dienstreisemanagement für Behörden

Dienstreisen planen – Richtlinien verwalten

Medienbruchfreies Dienstreisemanagement für Behörden

End-to-End-Dienstreiseprozesse mit dem Travel Management System Public Sector

Öffentliche Einrichtungen, von staatlichen bis zu kommunalen Behörden, haben ihre eigenen Genehmigungs-, Kontroll- und Abrechnungsprozesse in Bezug auf das Dienstreisemanagement. Basierend auf diesen besonderen Anforderungen hat PASS das modulare Travel Management System Public Sector (TMS Public Sector) entwickelt. Es unterstützt alle Beteiligten einer Dienstreise (Reisender, Mitzeichner, Genehmiger, Reisestelle, Sekretariat, Stellvertreter) und bildet ein medienbruchfreies Dienstreisemanagement für Behörden mit allen Prozessschritten (Antrag, Genehmigung, Buchung und Abrechnung) ab.

TMS Public Sector als zentrale Drehscheibe, die Compliance sicherstellt

Unser Travel Management System Public Sector ist das zentrale Bindeglied für alle am Dienstreiseprozess beteiligten Akteure. Durch die Integration von externen Systemen kann eine vollständige Automatisierung des Prozesses erreicht werden. Dabei fasst die Weblösung die Planung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen in einer Prozesskette zusammen. Dank einer Workflow-basierten Vorgangsbearbeitung kann die Dienstreisemanagement-Software mit wenigen Anpassungen auf Ihre Anforderungen maßgefertigt werden.
Jeder Antrag und jede Abrechnung wird dank einer integrierten Rules Engine, in der bundes- und landesspezifische Reiserichtlinien und Verwaltungsvorschriften hinterlegt sind, überprüft. Auf diese Weise können Sie Compliance sicherstellen. Die Richtlinien und Vorschriften können einfach, ohne Eingriff in das Dienstreisemanagement-System, angepasst werden. Damit gewährleistet das Travel Management System Flexibilität und Individualität.

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Ihr Nutzen

  • Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund der Prozessautomatisierung
  • Verbessertes Controlling durch die Reisestelle

  • Reduzierung des Zeitaufwands für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Beschleunigung des Mitzeichnungs- und Genehmigungsprozesses

  • Einhaltung der rechtlichen Vorgaben mit Hilfe der Rules Engine
  • Schaffung von Freiräumen für die Reisestelle durch Prozessautomatisierung

Travel Management für Behörden: von der Beantragung bis zum Report

TMS Public Sector als verlässlicher Begleiter bei allen Dienstreiseprozessschritten

Besonderheiten der Dienstreisemanagement-Software

Vollständigkeit

Vollständigkeit

Erstellung eines lückenlosen Reiseplans mit Wegstrecken und Unterbringung

Durchgängigkeit

Durchgängigkeit

Automatische Erstellung der Reisekosten-abrechnung ohne Medienbrüche

Übersichtlichkeit

Übersichtlichkeit

Benutzerfreundlichkeit dank intuitiver, an modernem Design orientierter grafischer Oberfläche

Transparenz

Transparenz

Transparenter Prozess durch einen integrierten Reportgenerator und die Historisierung aller Bewegungsdaten

Zeitersparnis

Zeitersparnis

Zeitersparnis für alle Beteiligten durch automatisierte Prozesse von der Planung bis zur Abrechnung

Kostenersparnis

Kostenersparnis

Notwendigkeit der Prüfung durch die Reisestelle entfällt dank regelkonformer Dienstreisen

Screenshots unseres Dienstreise-Buchungssystems

Projektbeispiel

Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern

Logo Finanzministerium Mecklenburg Vorpommern

Was genau beinhaltet das End-to-End-System, das die Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern benutzt?

Das End-to-End-System beinhaltet insbesondere die elektronische Abwicklung von einem End-to-End-Dienstreiseprozess. In den Prozess sind integriert der Dienstreiseantrag, der Mitzeichnungs- und Genehmigungsprozess, die maschinelle Erstellung eines Tür-zu-Tür-Reiseplans inklusive Hotel, die maschinelle Buchung der Reisemittel, die Dienstreiseabrechnung inkl. der Zahlungen an die Reisedienstleister und Reisenden über den Haushalt des Landes sowie die integrierten Prüfprozesse. Die Zusendung von Belegen entfällt, diese können direkt im System hinterlegt werden. Das Verfahren ist produktiv in mehreren Behörden im Einsatz. Mit diesem Gesamtkonzept ist Mecklenburg-Vorpommern derzeit Vorreiter im öffentlichen Dienst.

Welche Anforderungen standen beim "Bau" des Systems im Fokus?

Das Land Mecklenburg-Vorpommern hat gegenüber PASS ein detailliertes Anforderungsprofil definiert: Ziel des Systems ist es, den Zeitaufwand innerhalb eines Dienstreiseprozesses für alle Beteiligten spürbar zu reduzieren, die Einhaltung der Dienstreiseregelungen technisch zu unterstützen sowie die papierlose Abwicklung einer Dienstreise zu ermöglichen. Es standen damit vor allem eine Automatisierung und eine medienbruchfreie Abwicklung im Fokus – heute werden alle Prozessschritte innerhalb des Systems realisiert. Für einen effizienten Arbeitsablauf sorgen u.a. die Vorbelegungen von Stammdaten und Präferenzen, die Integration von Schnittstellen zu den Buchungsportalen für Bahnfahrkarten und Hotels sowie zu automatisierten Anordnungen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes und die Einbeziehung von Zusatzdiensten wie Google zur Berechnung von Wegstrecken.

„Die bisherigen zeit- und kostenintensiven Vorgänge des Dienstreisemanagements können durch den Einsatz dieses neuen Travel Management Systems effizienter abgewickelt werden.“

Fred Stockel, Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern

End-to-End-Dienstreiseprozess

Prozesskette bestehend aus Planung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung

TMS Government Prozess

Dienstreiseantrag stellen

  • Auswahl aus verschiedenen Reisearten (Dienstreise, Aus- und Fortbildung, Abordnung etc.)
  • Auto-Lookup bei der Zieleingabe
  • automatisierter E-Mail Versand bei Statusänderung
  • Sekretariatsfunktion für die Beantragung
  • Stellvertreterfunktion für die Wahrnehmung von Mitzeichnungen und Genehmigungen

Automatische Erstellung des Reiseplans

  • Erstellung eines Door-to-Door-Reiseplans auf Basis der Antragsdaten
  • Berücksichtigung unterschiedlicher Verkehrsmittel
  • Deutsche Bahn: Darstellung alternativer Verbindungen
  • Auswahlmöglichkeit aus zahlreichen Hotels

Automatische Erstellung des Reiseplans

  • Erstellung eines Door-to-Door-Reiseplans auf Basis der Antragsdaten
  • Berücksichtigung unterschiedlicher Verkehrsmittel
  • Deutsche Bahn: Darstellung alternativer Verbindungen
  • Auswahlmöglichkeit aus zahlreichen Hotels

Genehmigung

  • variable Mitzeichnungs- und Genehmigungsprozesse
  • automatisierte Prüfprozesse entsprechend den Reiserichtlinien
  • automatisierter E-Mail Versand bei Statusänderung
  • Abbildung von Dauergenehmigungen

Ablehnung

ggf. Korrektur der Dienstreisedaten und erneute Übergabe in den Genehmigungsprozess

Abrechnung

  • automatische Übernahme der Antragsdaten
  • manuelles Hinzufügen von Mahlzeiten
  • automatisiertes Zusammenfassen von Dienstreisen mit gleichen Merkmalen (Sammelabrechnung)
  • Hochladen von Belegen und Quittungen
  • Sekretariatsfunktion für die Abrechnung

Prüfung durch die Reisestelle

  • bei Regelabweichung: automatisiertes Zuleiten von abgerechneten Dienstreisen
    • erkannte Regelabweichungen werden dargestellt
  • Erfassung von Korrekturbelegen, um Regelabweichungen zu beseitigen

Auszahlung

  • automatische Übermittlung von Abrechnungsdaten für die Erstattung und Rückforderung von Reisekosten
  • Schnittstelle zu ProFiskal vorhanden
  • weitere Schnittstellen können bei Bedarf implementiert werden

Stammdaten

  • Organisation
    • Abbildung komplexer Organisationsstrukturen
  • Person
    • Angabe von Reisepräferenzen zur Nutzung der Deutschen Bahn
    • automatische Generierung einer Liste mit oft angefahrenen Zielen
  • Parameter
    • flexible und unkomplizierte Anpassung in Bezug auf Dienstreise relevante Parameter durch die Reisestelle
Dienstreiseantrag stellen Automatische Erstellung des Reiseplans Automatische Erstellung des Reiseplans Genehmigung Ablehnung Abrechnung Prüfung durch die Reisestelle Auszahlung Stammdaten TMS Government Prozess

Integrierte Rules Engine

Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien

Die Vorgaben in Bezug auf das Dienstreisemanagement von Behörden sind komplex und umfassen neben den Richtlinien des Bundes auch landesrechtliche Vorgaben. Zudem gilt es ggf. spezielle Bestimmungen der jeweiligen Behörde zu berücksichtigen. Im Travel Management System Public Sector ist diese Abbildung problemlos möglich. Hierzu setzen wir unsere sog. Rules Engine ein, die auf der Open Source Lösung Drools basiert. Somit können beliebig komplexe „Wenn-Dann“-Beziehungen definiert werden. Konkrete Beispiele hierfür sind:

  • Wenn ein Dienstgeschäft im Umkreis von zwei Kilometern zur Dienststätte oder zur Wohnung erledigt wird, dann wird kein Tagegeld gewährt.

  • Wenn ein privater PWK im Rahmen einer Dienstreise genutzt wird, dann kann eine Wegstreckenentschädigung bis maximal 100 EUR ausgezahlt werden.

  • Wenn eine Dienstreise, die nach 16 Uhr angetreten und vor 8 Uhr des nachfolgenden Kalendertages beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, dann ist mit der gesamten Dienstreisedauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

  • Wenn der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als sieben Tage dauert, dann wird vom achten Tage an die gleiche Vergütung gezahlt, die von diesem Tage an bei einer Abordnung zu zahlen wäre (Trennungsgeld).

  • Wenn die Reisedauer eine zuvor definierte Zeit überschreitet, dann integriert die Lösung automatisch eine Übernachtung in den Reiseplan ein.

Integrierte Wirtschaftlichkeitsberechnung

TMS Public Sector hat die Kosten fest im Blick

Für Bahnfahrten zieht das Travel Management System Public Sector jeweils die getätigten Buchungen als Referenzzeitraum heran und gibt dem Antragsteller automatisch einen Hinweis, wenn die Bestellung einer BahnCard25 oder BahnCard50 wirtschaftlich wäre. Bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse wird zudem die noch nicht genehmigte Dienstreise einbezogen, sodass der Genehmigungsprozess für die Dienstreise erst nach Bestellung der BahnCard und der Erstellung eines neuen Reiseplans unter Berücksichtigung der neuen BahnCard anläuft.

Integrierte PASS XX1-Schnittstelle

Für die Buchung von Reisemitteln

Im Travel Management System Public Sector ist die von PASS entwickelte XX1-Schnittstelle integriert. Mit dessen Hilfe sind Sie in der Lage, auf Reisemittel direkt zuzugreifen und diese innerhalb des Dienstreisemanagement-Systems zu buchen, ohne den Buchungsprozess auf einer anderen Webseite abzuschließen. PASS kann eine Vielzahl von Anbietern in TMS Public Sector integrieren, z.B. den Hotelprovider Corporate Rates Club (CRC), der auf die Abwicklung von Hotelbuchungen und -abrechnungen für kostenbewusste Geschäftsreisende mit Tagungsgeschäft spezialisiert ist. Neben der Einrichtung von Online-Hotelbuchungen und den auf die Anforderungen von Geschäftsreisenden zugeschnittenen Bezahllösungen bietet CRC seinen Kunden Prozessoptimierungen und daraus resultierende Kosteneinsparungen.

Bei der konkreten Auswahl der Reisemittel berücksichtigt das Dienstreise-Buchungssystem dabei die allgemeinen Vorgaben zur wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung.

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