Dienstreisemanagement für Behörden

Dienstreisen planen – Richtlinien verwalten

Auf die Bedürfnisse von Behörden zugeschnittenes Dienstreisemanagement-System

Dienstreisemanagement mit TMS Government individual

Öffentliche Einrichtungen von staatlichen bis zu kommunalen Behörden haben ihre eigenen Genehmigungs-, Kontroll- und Abrechnungsprozesse in Bezug auf das Dienstreisemanagement. Basierend auf diesen besonderen Anforderungen hat PASS das modulare Travel Management System Government individual entwickelt. Es unterstützt alle Beteiligten einer Dienstreise (Reisender, Mitzeichner, Genehmiger, Reisestelle, Sekretariat, Stellvertreter) in elektronischer Form bei den einzelnen Schritten (Antrag, Genehmigung, Buchung und Abrechnung) und erlaubt ihnen so, ihre Dienstreise komplett abzuwickeln.

Ein System – alle Funktionen. Mit TMS Government individual wird:

  • der Zeitaufwand für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen spürbar reduziert
  • der Mitzeichnungs- und Genehmigungsprozess beschleunigt
  • die Bearbeitung der Anträge und Abrechnungen in der Reisestelle bzw. im Controlling wesentlich effektiver gestaltet
  • die Einhaltung der Dienstreiseregelungen und des Bundes- und Landesreisekostengesetzes technisch unterstützt

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Dienstreisen planen – Richtlinien verwalten

Wir bieten Ihnen ein qualitativ hochwertiges Produkt, das kurze Bearbeitungswege garantiert. Unser Dienstreisemanagement-System fasst die Planung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen in einer Prozesskette zusammen. Dank einer Workflow-basierten Vorgangsbearbeitung kann das System mit wenigen Anpassungen auf Ihre Anforderungen maßgeschneidert werden. 

Jeder Antrag und jede Abrechnung wird von der Rules Engine überprüft, in der bundes- und landesspezifische Reiserichtlinien und Verwaltungsvorschriften hinterlegt sind. Diese Richtlinien und Vorschriften können einfach, ohne Eingriff in das System, angepasst werden. Damit gewährleistet das System Flexibilität und Individualität.

AntragPrüfungGenehmigung/AblehnungAbrechnungControllingÜbermittlungTMS Government Prozess

Funktionen des TMS Government individual

 

 

Vollständigkeit

Vollständigkeit

Erstellung eines lückenlosen Reiseplans mit Wegstrecken und Unterbringung

Durchgängigkeit

Durchgängigkeit

Automatische Erstellung der Reisekosten-abrechnung ohne Medienbrüche

Übersichtlichkeit

Übersichtlichkeit

Benutzerfreundlichkeit dank intuitiver, an modernem Design orientierter grafischer Oberfläche

Transparenz

Transparenz

Transparenter Prozess durch einen integrierten Reportgenerator und die Historisierung aller Bewegungsdaten

Zeitersparnis

Zeitersparnis

Zeitersparnis für alle Beteiligten durch automatisierte Prozesse von der Planung bis zur Abrechnung

Kostenersparnis

Kostenersparnis

Notwendigkeit der Prüfung durch die Reisestelle entfällt dank regelkonformer Dienstreisen

Weitere Funktionen

  • Verwaltung von Dienstreisen und Dienstgängen
  • Import- und Exportschnittstellen
  • Controlling durch die Reisestelle
  • Variable Genehmigungsprozesse
  • Erstellen von Massenanträgen
  • Berechnung und Bearbeitung langer Dienstreisen
  • Mitversteuerung
  • Nahtlose Integration von DB, Fuhrpark und Privat-Kfz
  • Einbindung von Vertragshotels und Großkundenrabatt DB
  • Alle Buchungen in einem Reiseplan
  • Individuell anpassbare Reiserichtlinien
  • Plankosten und Reisekostenabrechnung

Screenshots des TMS Government

Dienstreisemanagement unterwegs

Die zunehmende Mobilität der Mitarbeiter wird von diesem Travel Management System komplett unterstützt. Um Ihre Dienstreise auch unterwegs einfacher zu planen, gibt es die Möglichkeit, Ihr TMS auf mobilen Endgeräten verfügbar zu machen.

So sind Sie zum Beispiel durch eine App immer und überall in der Lage, sofort auf die gewünschten Reisedaten zuzugreifen.

Entdecken Sie, wie unkompliziert und mobil Ihr Dienstreisemanagement sein kann!

Projektbeispiel

Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern

Was genau beinhaltet das End-to-End-System, das die Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern benutzt?

Das End-to-End-System beinhaltet insbesondere die elektronische Abwicklung von einem End-to-End-Dienstreiseprozess. In den Prozess sind integriert der Dienstreiseantrag, der Mitzeichnungs- und Genehmigungsprozess, die maschinelle Erstellung eines Tür-zu-Tür-Reiseplans inklusive Hotel, die maschinelle Buchung der Reisemittel, die Dienstreiseabrechnung inkl. der Zahlungen an die Reisedienstleister und Reisenden über den Haushalt des Landes sowie die integrierten Prüfprozesse. Die Zusendung von Belegen entfällt, diese können direkt im System hinterlegt werden. Das Verfahren ist produktiv in mehreren Behörden im Einsatz. Mit diesem Gesamtkonzept ist Mecklenburg-Vorpommern derzeit Vorreiter im öffentlichen Dienst.

Welche Anforderungen standen beim "Bau" des Systems im Fokus?

Das Land Mecklenburg-Vorpommern hat gegenüber PASS ein detailliertes Anforderungsprofil definiert: Ziel des Systems ist es, den Zeitaufwand innerhalb eines Dienstreiseprozesses für alle Beteiligten spürbar zu reduzieren, die Einhaltung der Dienstreiseregelungen technisch zu unterstützen sowie die papierlose Abwicklung einer Dienstreise zu ermöglichen. Es standen damit vor allem eine Automatisierung und eine medienbruchfreie Abwicklung im Fokus – heute werden alle Prozessschritte innerhalb des Systems realisiert. Für einen effizienten Arbeitsablauf sorgen u.a. die Vorbelegungen von Stammdaten und Präferenzen, die Integration von Schnittstellen zu den Buchungsportalen für Bahnfahrkarten und Hotels sowie zu automatisierten Anordnungen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes und die Einbeziehung von Zusatzdiensten wie Google zur Berechnung von Wegstrecken.

„Die bisherigen zeit- und kostenintensiven Vorgänge des Dienstreisemanagements können durch den Einsatz dieses neuen Travel Management Systems effizienter abgewickelt werden.“
Fred Stockel, Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern