PASS Fördermittelmanager (PASS FMM)

Fördermittelmanagement-Software für das ganzheitliche und effiziente Controlling sowie die Ausgabe von Fördermitteln für Institutionen

Intelligente Datenhaltung als Grundlage für eine erfolgreiche Fördermittelverwaltung

Warum eine Fördermittelmanagement-Software einsetzen? Kommunen, öffentliche Institutionen und Unternehmen können eine Vielzahl von öffentlichen Förderprogrammen mit einer großen Bandbreite an Förderschwerpunkten in Anspruch nehmen. Dies bedeutet, dass zahlreiche Organisationseinheiten Förderprojekte beantragen, verwalten, steuern und abwickeln. Um den Erfolg der Fördermaßnahmen sicherzustellen, ist ein intelligentes Datenmanagement über Organisationsgrenzen hinweg unabdingbar.

Mit unserem Fördermittelmanager (PASS FMM) kann der Bedarf an hochflexibler (spontaner) Speicherung, Bearbeitung und Auswertung von Daten gedeckt werden. Dies steigert die Qualität der Daten und ermöglicht kluge Entscheidungen. Somit ist unsere Fördermittelmanagement-Software der entscheidende Baustein für die erfolgreiche Verwaltung und das Controlling der Fördermittel.

PASS FMM bildet dabei neben der Empfängerseite auch die aktive Förderseite (Ausgabe von Fördermitteln) ab.

Sie suchen nach einer Lösung, mit der Sie die komplexen Anforderungen an die Verwaltung von Fördermitteln abbilden können? Dann werfen Sie doch einen Blick auf unsere PASS Fördermittel Suite.

Datenaustausch mit und ohne PASS FMM:

Erhalten Sie einen Überblick über die Möglichkeiten der passiven oder aktiven Förderung innerhalb unserer Fördermittelmanagement-Anwendung:

PASS FMM Controlling Portal

Das Controlling Portal ist ein Zusatzmodul von PASS FMM, um die im System hinterlegten Daten grafisch auswerten zu können. Jeder Kunde kann auf eine Vielzahl an Reports zugreifen, die zum einen immer eine Darstellung zum aktuellen Stichtag und zum anderen einen Zeitverlauf abbilden, z.B:

  • Anzahl der Anträge je Förderprogramm
  • Bewilligte, angeforderte und ausgezahlte Zuwendung
  • Gesamtkosten vs. Eigenmittel
  • Ablehnungs- und Bewilligungsquote auf Organisationsebene

Jeder User kann zudem Filter auf die bestehenden Reports anwenden, um die Darstellung nach den eigenen fachlichen Anforderungen zu realisieren. Des Weiteren kann jeder User neue Reports erstellen, indem er unterschiedliche Objektkategorien (z.B. Antrag, Förderprogramm und Zuwendung) beliebig miteinander gemäß seinen Reporting-Anforderungen kombiniert. Über die Kartenkomponente können zudem bewilligte Vorhabn mit Raumbezug dargestellt werden.

Das Controlling Portal verfügt schließlich über ein Dashboard, das jeder User individuell zusammenstellen und als PDF exportieren kann.

Highlights der Fördermittelmanagement-Anwendung

Eine zentrale Aufgabe im Fördermittel-Controlling ist das Zusammenstellen der Daten auf Basis spezieller und variierender Vorgaben. Mit dem Fördermittelmanager lassen sich mit wenigen Mausklicks beliebige Listen erstellen und exportieren. Die erzeugte Suchanweisung kann als Standardsuche der jeweiligen Anwenderin bzw. des jeweiligen Anwenders in der Fördermittelmanagement-Software hinterlegt, mit anderen Anwenderinnen und Anwendern geteilt und als globale Suche zur Verfügung gestellt werden.

Bei Bedarf können neben Standard-Reports auch individuelle Reports erzeugt werden, z. B. um Anforderungen an das Design (Grafiken, Logo, Farbe) und die Datenausgabe (Deckblatt und Inhaltsverzeichnis) zu erfüllen. Hierfür bietet PASS FMM das sog. Word-Reporting. Die Administration der Vorlagen ist bewusst einfach umsetzbar: Es müssen im entsprechenden Word-Dokument lediglich Textmarken definiert werden, an denen beim Ausführen des Berichtes Daten aus der Anwendung übergeben werden sollen. Diese Berichte können entweder direkt innerhalb der Oberfläche der Fördermittelmanagement-Software ausgeführt werden oder automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt abgelegt und an einen zuvor definierten Empfängerkreis per Mail versendet werden.

Die Anbindung an die elektronische Akte (eAkte) bzw. an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist bereits im Standard enthalten und kann unterschiedlich umgesetzt werden:

  • Aufruf des DMS bzw. der eAkte mit einem qualifizierten Weblink, wobei im Fördermittelmanager selber keine Dateien gespeichert werden.
  • Wenn in der Fördermittelmanagement-Software eine Datei hinterlegt wird, dann kann automatisch eine Mail mit dieser Datei im Anhang erzeugt und direkt an das DMS zur dortigen Ablage versendet werden. In der E-Mail könnte zudem das zugehörige Aktenzeichen übermittelt werden, sodass das DMS die Datei automatisch im richtigen Vorgang ablegen kann.
  • Alle Dateien eines Projektes können z. B. bei Projektabschluss in ein ZIP-File exportiert und dann im DMS abgelegt werden.

Der PASS Fördermittelmanager ist vollständig anpassbar und änderbar. Das bedeutet, dass Anpassungen im Betriebsmodell „Software as a Service Professional“ durch den Kunden und im Nutzungsmodell „Software as a Service Standard“ auf Basis der konsolidierten Kundenwünsche erfolgen können:

  • Jedes Feld kann umbenannt, verschoben oder gelöscht werden.
  • Neue Felder können jederzeit erzeugt werden.
  • Tabs sind vollständig flexibel.
  • Alte Datenbereiche können verändert oder gelöscht werden.
  • Neue Datenbereiche können erzeugt werden.
  • Alle Formeln und Funktionen können verändert werden.
  • Neue Formeln können jederzeit erstellt werden.
  • Alle Anzeigen und Funktionen lassen sich individualisieren.
  • etc.

Passive Förderung

Von der Projektskizze zum Verwendungsnachweis

Jedes Förderprogramm basiert auf eigenen Richtlinien, in denen die Förderziele und die Anforderungen an die konkrete Abwicklung hinterlegt sind. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Förderprogrammen können dabei substanziell sein. Umso wichtiger ist, diese Unterschiede genau zu dokumentieren, um Fehler zu vermeiden, die im schlimmsten Fall zur Rückzahlung von Fördermitteln führen könnten. Genau hier setzt unsere Fördermittelmanagement-Software an und unterstützt vollumfänglich bei der Fördermittelverwaltung.

Der PASS Fördermittelmanager unterstützt Anwenderinnen und Anwender in allen Phasen der Verwaltung und Steuerung eines Förderprojektes

Screenshots unserer Fördermittelmanagement-Software: passive Förderung


Aktive Förderung

Mit dem PASS Fördermittelmanager können Sie eigene Förderprogramme definieren und über den gesamten Lebenszyklus eines Vorhabens begleiten.

Förderprogramme

Förderprogramme

  • Definition Kostenpositionen
  • Definition Gesamtbudget Förderprogramm
  • Status Budget aktuelles Haushaltsjahr
  • Status Budget über alle Haushaltsjahre
Antrag

Antrag

  • Definition Ausgaben
  • Darstellung Finanzierung
  • Antragsprüfung
  • Dokumentation beantragte und bewilligte Mittel
Zuwendungsbescheid

Zuwendungsbescheid

  • Dokumentation der Mittel und der Meilensteine
  • Mittelplanung für die relevanten Haushaltsjahre
Mittelabruf

Mittelabruf

  • Einreichung der relevanten Mittel
  • Automatischer Abgleich mit der Mittelplanung
Verwendungs-nachweis

Verwendungs-nachweis

  • Übergabe des Verwendungs­nachweises durch den Zuwendungs­empfänger über das System

Erstellung von Bescheiden bei Bedarf bei allen Prozessschritten möglich

Bescheiderstellung

Mit dem Word-Reporting können Sie auf die in FMM hinterlegten Daten zurückgreifen und automatisch in Word-Dokumente ausgeben. Die Erstellung von Bescheiden ist dabei denkbar einfach und kann durch den Administrator auf Kundenseite realisiert werden, indem an den passenden Stellen in der Fördermittelmanagement-Software über Textmarken bestimmt wird, welche Inhalte übergeben werden sollen.

Screenshots unserer Fördermittelmanagement-Software: aktive Förderung

Nutzungsmodelle

Betriebsverantwortung

durch PASS

durch PASS

IT-Abteilung oder IT-Dienstleister des Kunden

Wartung

inkludiert

inkludiert

separater Wartungsvertrag

Neuanlage von Nutzerinnen und Nutzern

durch PASS

durch IT-Abteilung oder IT-Dienstleister des Kunden

durch IT-Abteilung oder IT-Dienstleister des Kunden

Kundendaten

Kapselung der Kundendaten innerhalb der Anwendung durch Gruppenbezug

Kundendaten in einem eigenen Mandat

Kundendaten in beliebig vielen Mandaten

Anpassungsoptionen

Erweiterung / Anpassung des Datenmodells auf der Basis konsolidierter Kundenanforderungen

flexible Erweiterung / Anpassung des Datenmodells

flexible Erweiterung / Anpassung des Datenmodells

Abrechnung

monatliche Nutzungsgebühr

monatliche Nutzungsgebühr

einmalige Lizenzkosten und jährliche Wartungsgebühren

Funktionale Abgrenzung SAAS Standard / SAAS Professional

PASS FMM ist als SAAS-Lösung in unterschiedlichen Nutzungsvarianten verfügbar: SAAS Standard und SAAS Professional. Bei SAAS Professional steht Ihnen ein Test- und ein Produktionssystem mit Administrationsrechten zur Verfügung. Daraus ergibt sich ein größerer Funktionsumfang, der in der folgenden Tabelle in Gegenüberstellung zu SAAS Standard erläutert wird:


Funktion

SaaS Standard

SaaS Professional

Datenimport/-export nach Excel

Plausibilitätsprüfung bei Dateneingabe

Globale Suchen definieren

Massendaten­bearbeitung

Auswahllisten bearbeiten

Rechte & Berechtigungen verwalten

Dokumenten­verwaltung

Benachrichtigungen

Individuelle Termin­erinnerungen

Standard-­Termin­erinnerungen

Word-­Reporting (eigene Reports definieren)

Word-­Reporting (Standard-­Reports nutzen)

Anonymisierung von Daten

Tracking Log vollständig einsehen

Eigenständige Anpassung des Datenmodells

Unsere Kunden

IT-Sicherheit und Datenschutz

Informationen zu Revisionssicherheit und Cybersecurity finden Sie hier.

Stephan Göttlicher

PASS Consulting Group

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