PASS Fördermittelmanager (PASS FMM)
Fördermittelmanagement-Anwendung für das ganzheitliche und effiziente Fördermittel-Controlling für Institutionen
Intelligente Datenhaltung als Grundlage für eine erfolgreiche Fördermittelverwaltung
Kommunen bzw. öffentliche Institutionen können eine Vielzahl von öffentlichen Förderprogrammen mit einer großen Bandbreite an Förderschwerpunkten in Anspruch nehmen. Dies bedeutet, dass zahlreiche Organisationseinheiten Förderprojekte beantragen, verwalten, steuern und abwickeln. Um den Erfolg der Fördermaßnahmen sicherzustellen, ist ein intelligentes Datenmanagement über Organisationsgrenzen hinweg unabdingbar.
Mit unserem Fördermittelmanager (PASS FMM) kann der Bedarf an hoch flexibler (spontaner) Speicherung, Bearbeitung und Auswertung von Daten gedeckt werden. Dies steigert die Qualität der Daten und ermöglicht kluge Entscheidungen.Somit ist unsere Fördermittelmanagement-Anwendung der entscheidende Baustein für die erfolgreiche Verwaltung und das Controlling der Fördermittel.
Von der Projektskizze zum Verwendungsnachweis
Jedes Förderprogramm basiert auf eigenen Richtlinien, in denen die Förderziele und die Anforderungen an die konkrete Abwicklung hinterlegt sind. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Förderprogrammen können dabei substanziell sein. Umso wichtiger ist, diese Unterschiede genau zu dokumentieren, um Fehler zu vermeiden, die im schlimmsten Fall zur Rückzahlung von Fördermitteln führen könnten. Genau hier setzt unser Fördermittelmanager an und unterstützt vollumfänglich bei der Fördermittelverwaltung.
Der Fördermittelmanager unterstützt Anwender in allen Phasen der Verwaltung und Steuerung eines Förderprojektes
- Erfassung der relevanten Förderprogramme mit den entsprechenden Vorgaben an das Antragsverfahren
- Automatische Terminerinnerung beim Erreichen von Antragsfristen
- Abbildung der Stammdaten des Projekts
- Hinterlegung von dazugehörigen Dokumenten (Projektskizzen, Anlage etc.)
- Automatische Verknüpfung mit dem dazugehörigen Projekt
- Abbildung der Eckdaten des Antrages (Start/Ende Bewilligungszeitraum, Fördersatz, zuwendungsfähige Kosten etc.)
- Erfassung des Bewilligungsbescheides und der dazugehörigen Stammdaten
- Erfassung der bewilligten Mittel je Haushaltsjahr
- Abgleich der Planung mit den in den Mittelabrufen geltend gemachten Kosten
Mittelabrufe:
- Flexible Erfassung der Mittelabrufe je Projekt
- Abgleich eingereichte Mittel und ausgezahlte Mittel
Vergabedokumentation:
- Erfassung von Vergleichsangeboten
- Dokumentation der Vergabeentscheidung
- Automatische Erinnerung an Fristen für den Verwendungsnachweis
- Hinterlegung des Schlussbescheides
Highlights der Fördermittelmanagement-Anwendung
Eine zentrale Aufgabe im Fördermittel-Controlling ist das Zusammenstellen der Daten auf Basis spezieller und variierender Vorgaben. Mit dem Fördermittelmanager lassen sich mit wenigen Mausklicks beliebige Listen erstellen und exportieren. Die erzeugte Suchanweisung kann als Standardsuche des jeweiligen Anwenders hinterlegt, mit anderen Anwendern geteilt und als globale Suche zur Verfügung gestellt werden.
Bei Bedarf können neben Standard-Reports auch individuelle Reports erzeugt werden, z. B. um Anforderungen an das Design (Grafiken, Logo, Farbe) und die Datenausgabe (Deckblatt und Inhaltsverzeichnis) zu erfüllen. Diese Controlling-Berichte können entweder direkt innerhalb der Oberfläche ausgeführt werden oder automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt abgelegt und an einen zuvor definierten Empfängerkreis per Mail versendet werden.
Die Anbindung an die elektronische Akte (eAkte) bzw. an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist bereits im Standard enthalten und kann unterschiedlich umgesetzt werden:
- Aufruf des DMS bzw. der eAkte mit einem qualifizierten Weblink, wobei im Fördermittelmanager selber keine Dateien gespeichert werden.
- Wenn in der Fördermittelmanagement-Anwendung eine Datei hinterlegt wird, dann kann automatisch eine Mail mit dieser Datei im Anhang erzeugt und direkt an das DMS zur dortigen Ablage versendet werden. In der E-Mail könnte zudem das zugehörige Aktenzeichen übermittelt werden, so dass das DMS die Datei automatisch im richtigen Vorgang ablegen kann.
- Alle Dateien eines Projektes können z.B. bei Projektabschluss in ein ZIP-File exportiert und dann im DMS abgelegt werden.
Der Fördermittelmanager ist absolut vollständig anpassbar und änderbar. Das bedeutet, dass Anpassungen im Betriebsmodell Software as a Service Professional durch den Kunden und im Nutzungsmodell Software as a Service Standard auf Basis der konsolidierten Kundenwünsche erfolgen können:
- Jedes Feld kann umbenannt, verschoben oder gelöscht werden.
- Neue Felder können jederzeit erzeugt werden.
- Tabs sind vollständig flexibel.
- Alte Datenbereiche können verändert oder gelöscht werden.
- Neue Datenbereiche können erzeugt werden.
- Alle Formeln und Funktionen können verändert werden.
- Neue Formeln können jederzeit erstellt werden.
- Alle Anzeigen und Funktionen lassen sich individualisieren.
- etc.
Screenshots unserer Fördermittelmanagement-Anwendung
Anträge
Ansicht der Listensuche in der Vorlage „Antrag“. Die Liste kann um beliebige Felder erweitert und bei Bedarf als Excel-Datei exportiert werden.
Mittelabrufe
Listensuche aller Mittelabrufe über alle bewilligten Förderprojekte. Ein offener Zahlungseingang oder gekürzte Mittel werden entsprechend grafisch dargestellt.
Antrag
Zu jedem Antrag können alle relevanten Informationen und Dokumente im Projektverlauf gespeichert werden.
Globale Suchen
Suchen können als globale Suchen definiert werden, so dass alle Anwender die Suchanweisung nutzen können.
Mittelplanung
Sobald Mittelabrufe erfasst werden, errechnet der PASS Fördermittelmanager automatisch, welche Kosten je Position gemäß der Mittelplanung im Haushaltsjahr noch verfügbar sind.