Inventarisierungssoftware

PASS System Inventory – die Inventar Software zur
zentralen Bestandsverwaltung von Hard- und Software

Praxisorientierte All-in-One Inventarisierungssoftware

Unsere Inventar Software sorgt für die einfache und übersichtliche Bestandsverwaltung von Hardware, Software, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Bestellungen sowie Verträgen und ermöglicht einen kontinuierlichen Echtzeit-Überblick über die verwalteten Assets. Zusätzlich stehen abteilungsübergreifende Schnittstellen der IT-Inventarverwaltung (z.B. zwischen IT und Einkauf) zur Verfügung, um einen einheitlichen Informationsfluss und standardisierte Prozesse zu gewährleisten.

Häufig werden Hard-, Software und Verträge von Unternehmen in Excel-Listen verwaltet. Diese werden mit steigendem Umfang jedoch sehr komplex und unübersichtlich. Zudem sind Verknüpfungen zwischen den Assets und den Benutzern in Excel nur begrenzt darstellbar. Es besteht daher erheblicher Bedarf für eine umfassende Inventarisierungssoftware zur zentralen Organisation, Verwaltung und Überwachung der IT.

Unser System Inventory ist für den Mehrmandantenbetrieb mit verschiedenen Gesellschaften und Organisationseinheiten ausgelegt und damit auch für die Verwaltung komplexer Strukturen geeignet.

Lernen Sie unser System kennen

Unser Podcast zum Thema:

Digitale Inventarisierungslösung – Real-Time-Management von Assets

Maria Freund (Business Development Managerin) spricht über die Inventarisierung und Organisation von Hardware und Software sowie die Integration eines solchen Systems in Unternehmen, den Import von bestehenden Listen und das Reporting.

Software-Komponenten der Inventarverwaltung

Hardware-Inventarisierung.

Hardware-Inventarisierung.

Verwalten von Hardware-Komponenten bspw. Computer, Server, Beamer, Netzwerkkomponenten, Drucker, Monitore, Mobile Devices und Peripherie.

Software-Verwaltung

Software-Verwaltung

Software-Inventarisierung und -Lizenzmanagement mit automatischer Validierung und Plausibilitätsprüfung sowie verschiedenen Metriken (pro Arbeitsplatz, pro Gerät, pro Core, pro Socket, pro VM).

Vertragsverwaltung

Vertragsverwaltung

Administration von Verträgen (z.B. Werk-, Projekt, Lizenz-, Leasing, Telefon-, Arbeitsverträge, etc.)

Bestellverwaltung

Bestellverwaltung

Verwaltung der Bestellungen mit Filtermöglichkeit nach offenen Posten, Zahlungsarten und Gesellschaften.

Materialverwaltung

Materialverwaltung

Standardisierte Warenwirtschaft für Verbrauchsmaterial, wie z.B. Sichtschutz, Batterien, Druckerfarbe etc.

Verleih-Organisation

Verleih-Organisation

Hardware und Material können einem Verleih manuell, oder alternativ durch Barcode Scan zugewiesen werden.

Reporting

Reporting

Standardreports sowie individuell zusammenstellbare Abfragen per CSV-Excel Export, z.B. für Lizenz-Audits.

Generische Asset-Typen

Generische Asset-Typen

Im Administrationsbereich können generische Asset-Typen angelegt und somit eine Verwaltung individueller Objekte vorgenommen werden.

Arbeitsplatzverwaltung/ Arbeitsmittelanforderung

Arbeitsplatzverwaltung/ Arbeitsmittelanforderung

Zuordnung angelegter Hardware und Verwaltung von Arbeitsplätzen sowie Arbeitsmittelanforderungen der Mitarbeiter. Anlegen von neuen Arbeitsmittelanforderungen für die bessere Übersicht über benötigte Arbeitsmittel.

Onboarding-/Offboarding-Checkliste

Onboarding-/Offboarding-Checkliste

Anlegen von Onboarding- und Offboarding-Checklisten für neue Mitarbeiter.

Die PASS System Inventory App

Zur technischen Unterstützung bei Ihrer Inventur…

  • Modernes und benutzerfreundliches Design
  • Scannen Sie QR- oder Barcodes bequem mit einem handelsüblichen Smartphone
  • Persönliches Dashboard mit den fünf neusten Inventarlisten
  • Hardwaretypen in der Inventurliste als Icons ersichtlich 
  • App erkennt beim Scannen nicht auf der Inventurliste befindliche Artikel und fügt
    sie auf Wunsch hinzu
  • Kontaktaufnahme zum Systemadmin per Telefon und/oder E-Mail
  • Bedienungsanleitung in der App

* Die System Inventory App ist eine Zusatzleistung und erhöht die Kosten des Lizenz- sowie Cloudpreises (siehe Preise und Editionen).

Screenshots unserer Inventarisierungssoftware

Warum Sie Inventarisierungssoftware einsetzen sollten

Ein zentrales System zur Inventarisierung Ihrer IT-Landschaft

Die IT-Inventarisierung erfolgt in Unternehmen mittels einer Vielzahl verschiedener Systeme, welche in der Regel zueinander inkompatibel sind. Es kommt zu Verletzungen der Datenintegrität, Informationsverlust, einer massiven Fehlerquote und damit zu einem höheren Aufwand und steigenden Kosten. 

Durch die zunehmende Flexibilität und Schnelllebigkeit von Geräten und Software im IT-Bereich sowie daran gebundene Leasing- und Wartungsverträge wird die Verwaltung dieser Elemente immer komplexer.

Optimierung und Einsparung bei der Vergabe von Software-Lizenzkosten

Darüber hinaus führen Lizenz-Audits zu hohen Kosten durch schlecht gepflegte Inventarsysteme. Verschiedene Lizenzmodelle (per seat, per core, per user) erschweren zudem die Bilanzierung von Lizenzen und Software.

Manuelle Prozesse reduzieren

Dezentrale Datenhaltung führt bei IT-Mitarbeitern und der Führungsebene zu zeit- und kostenintensiven Prozessen. Mit unserer Software zur IT-Inventarisierung werden die Daten zentral in einer Anwendung verwaltet. Das vermeidet hohe manuelle Pflegeaufwände sowie doppelte Datenhaltung.

 

Highlights unserer Inventarisierungssoftware

Zentrale Datenhaltung

Zentrale Datenhaltung

Alle Komponenten können in einem zentralen Inventarsystem verwaltet und miteinander in Verbindung gebracht werden.

Mehrman-danten-funktion

Mehrman-danten-funktion

Hier können Assets und Benutzer nach Ebenen verwaltet werden. Nutzer können nur Assets auf der eigenen oder einer darunterliegenden Ebene sehen und bearbeiten. Beispiel: Als Behörde Hunderte von Laptops und Tablets an z.B. mehreren Schulen verwalten.

Lifecycle-Historisierung

Lifecycle-Historisierung

Der Lebenszyklus von Hard- und Software kann lückenlos zurückverfolgt werden dank integrierter Historisierung.

LDAP-Anbindung

LDAP-Anbindung

Die bestehende Benutzerverwaltung Ihrer Organisation kann für das PASS System Inventory genutzt werden.

Intelligente Suche

Intelligente Suche

Die Suchfunktion erkennt Zusammenhänge zwischen den Assets und stellt diese in Millisekunden dar.

Barcode/QR-Code-Anbindung

Barcode/QR-Code-Anbindung

Fehlerfreie Erfassung mittels Barcode/QR-Code-Scanner und spürbare Verbesserung der Arbeitsabläufe.

Benefits von PASS System Inventory

Anwender und die Fachseite

Anwender und die Fachseite

  • Usability-optimierte Nutzeroberfläche
  • On-Demand ohne lokale Softwareinstallation im Browser nutzbar
  • Hohe Performance bei der Verwaltung aufgrund des geringen Speicherverbrauchs
  • Customizing der Unternehmensanforderungen (Protokolle, Mehrmandantenbetrieb, Standorte etc.)
  • Anbindung an vorhandene Systeme (LDAP für Benutzerverwaltung, Ticketsystem zur Dokumentation etc.)
IT-Verantwortliche

IT-Verantwortliche

Hosting/SaaS

  • Kein Management des Servers notwendig
  • Automatische, regelmäßige Sicherungen
  • Keine Bindung von Systemressourcen
  • Verantwortung für den Betrieb obliegt dem Service Provider

Eigenbetrieb/Lizenzierung

  • Geringer CPU- und Speicherverbrauch auf Serverseite
  • Keine Lizenzkosten für Drittkomponenten (basierend auf etablierten Open Source Komponenten)
 Entscheider/Management

Entscheider/Management

  • Reporting-Funktionen zur Erkennung von Einsparungspotenzialen
  • Verringerung der Prozesskosten durch effizientere IT-Inventarverwaltung
  • Vorteil bei Lizenz-Audits
  • Massive Verringerung der Fehlerquote
  • Niedrige Folgekosten

 

Das sagen unsere Kunden

DRK Rettungsdienst Bodensee-Oberschwaben

Benjamin Menzel

„Das PASS System Inventory ist für uns eine enorme Arbeitserleichterung. Alles ist schnell abrufbar und wir müssen nicht erst überlegen, wo sich welches Asset aktuell befindet. Darüber hinaus ist durch die Verwaltung des Lagerbestandes immer eine rechtzeitige Nachbestellung gewährleistet.“ 

Benjamin Menzel

Fachbereichsleiter IT

Ocean Breeze Energy

Volker Schoon

Der Aufwand für die IT-Inventarisierung wurde immer höher. Unser Wunsch war eine einfache und übersichtliche Lösung, die der Einzelpflege ein Ende bereitet.“

Volker Schoon

IT-Verantwortlicher

HFO Technology GmbH

Marco Richter

„Mit dem PASS System Inventory haben wir eine gut strukturierte und flexible Lösung zum Handling unserer breiten Palette an eingesetzter Hardware dazugewonnen. Die individuellen Anpassungen ermöglichen einen effektiveren Workflow und tragen dazu bei, jederzeit einen transparenten Überblick zu haben."

Marco Richter

Teamleitung Windows, interne IT

Funktionen unserer Inventarisierungssoftware

Dashboard

Übersichtliche und strukturierte Management-Darstellung der einzelnen Kategorien. Möglichkeit zum direkten Einstieg in Bereiche mit Handlungsbedarf.

Historisierung/Timeline

Veranschaulichung des Hardware- bzw. Software-Lifecycles. Es wird ersichtlich, welche Änderungen am System vorgenommen wurden. So sind z.B. der Wechsel des Besitzers/der Gesellschaft nachvollziehbar.

Hardware Anlage

Standardisierte Felder für das Anlegen verschiedener Hardwarekategorien. Die frei konfigurierbaren Nummernkreise werden automatisch erkannt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Formular über zuvor definierte Standardmodelle zu füllen. Abschließend kann direkt die Option für den Barcode- und Labeldruck ausgewählt werden.

Übersicht Reporting

Reporting-Funktionalität über Soft- und Hardware sowie Bestellungen. In den einzelnen Kategorien können darüber hinaus detaillierte Auswertungen generiert werden.

Hardware Reporting

Neben Standardreports, die per Klick aufgerufen werden können, besteht auch die Möglichkeit, individuelle Reports zu erstellen.

Hardware Übersicht

Diese Übersicht bietet einen Schnellzugriff für einige Funktionen und stellt vordefinierte Abfragen in Tabellenform zur Verfügung, z.B. wie vielen Geräten derzeit kein Benutzer zugeordnet ist.

Labels/Barcodes/Protokolle

Für jedes Asset können Labels/Barcodes/Protokolle generiert und diese direkt gedruckt werden.

Übergabeprotokoll

Hier ein Beispiel für ein Übergabeprotokoll. Im Inventarsystem können Protokolle für den gesamten IT-Lifecycle (Übergabeprotokoll, Rückgabeprotokoll, Leasing-/Leihprotokoll) erzeugt werden.

Material/Warenlager

Über das Warenlager können Verbrauchsgüter wie z.B. Giveaways verwaltet werden. Hierbei erfolgt eine automatische Erfassung der Lagerkennzahlen wodurch eine Berichterstattung ermöglicht wird. Dabei wird u.a. die durchschnittliche Lieferzeit ersichtlich.

Rollen- und Rechtekonzept

Individuelle Einstellung, welche Mitarbeiter welche Menüpunkte sehen bzw. bearbeiten dürfen.

Software-Lizenzmanagement

Anlage von Lizenzen inkl. der Bindung an eine Gesellschaft und Verweis auf den Kaufnachweis (z.B. Ticketnummer). Bei der Softwareverteilung wird die Installation auf einem Endgerät vorgenommen. Die automatische Zuweisung von Lizenzen auf Benutzer- und Hardwareebene können per Mausklick getätigt werden.

Telefonverträge

Ähnlich der Leasingverträge bieten auch Telefonverträge besondere Funktionalitäten. So besteht die Möglichkeit, die verbundenen SIM-Karten inkl. PIN und PUK zu hinterlegen. Telefonverträge können Mobilgeräten sowie Computern zugewiesen werden.

Verleih

Der Verleih von Inventar an Mitarbeiter kann dokumentiert werden. Eine Verknüpfung zum jeweiligen Asset ist möglich, ebenso eine Benachrichtigung, sobald die Leihfrist überschritten wurde.

Systemeigenschaften

Zentrale Verwaltungsschnittstelle für Administratoren zur Standardisierung der möglichen Eingaben von Buchungen und Festlegung der Auswahlmöglichkeiten für die Dropdown-Menüs. Hier können unter anderem vom Kunden generische Asset-Typen definiert werden. Auch die Festlegung von E-Mail-Benachrichtigungen erfolgt im Admin Panel.

Verwaltung und Organisation

Inventarbenutzer können über eine LDAP-Anbindung automatisch importiert oder alternativ manuell angelegt werden. Zu jedem Benutzer existiert eine Übersicht aller zugeordneten Assets. Die Inventar Software ermöglicht darüber hinaus eine Verwaltung von Arbeitsplätzen und unterstützt bei der Integration neuer Mitarbeiter. Hierfür können Onboarding-Checklisten erstellt werden. Auch können Mitarbeiter Arbeitsmittelanforderungen erstellen, wenn sie neue Arbeitsmittel benötigen.  

Mehrmandantenfunktion

Hier können Assets und Benutzer nach Ebenen verwaltet werden. Nutzer können nur Assets auf der eigenen oder einer darunterliegenden Ebene sehen und bearbeiten. Beispiel: Als Behörde Hunderte von Laptops und Tablets an z.B. mehreren Schulen verwalten.

Weitere Features der Inventarverwaltung

Usability und Zugänglichkeit

  • Integrierte Volltextsuche über alle Assets
  • Responsive Design für mobile Endgeräte
  • Plattformunabhängig nutzbar per Webbrowser

Customizing

  • Anpassbarkeit auf Unternehmensanforderungen
  • Berechtigungssystem für die Einschränkung einzelner Nutzeraccounts
  • Kundenspezifische Erweiterung um neue Module, Ansichten und Assets möglich

Integration und Sicherheit

  • LDAP-Anbindung
  • Integrierte Backup-Verwaltung

Features der PASS System Inventory App

  • Modernes Design und benutzerfreundliche Oberfläche
  • Integrierter Barcode- und QR-Code-Scanner
  • Abrufbare Detailübersicht (allgemeine Informationen, technische Daten, vertragliche Daten) von den jeweiligen Assets
  • Über die Suche können Assets mit Eingabe der Artikelnummer gefunden werden
  • Eine App für alle Systeme – App kann sich mit dem passenden Link oder QR-Code mit jedem Backend verbinden
  • Kontaktaufnahme zum System-Admin per Telefon und/oder E-Mail direkt über die App
  • Schritt-für-Schritt-Bedienungsanleitung innerhalb der App abrufbar

Screenshots der App

Verfügbare Editionen der Inventarisierungssoftware

Für jede Anforderung zur IT-Inventarisierung stehen bedarfsgerechte Lösungspakete zur Verfügung

Beschreibung

Inventarverwaltung mit Management typischer Konfigurationselemente

Abteilungsübergreifendes Verwalten von Konfigurationselementen

Standortübergreifendes Verwalten mit Mandantenfähigkeit

Art der Nutzung

Lizenz / Webanwendung

Lizenz / Webanwendung

Lizenz / Webanwendung

Preise Lizenz (5 Benutzerkonten)

einmalig 2.120 €*

einmalig 4.840 €*

einmalig 9.690 € *, 540 € pro Mandant

Preise Cloud (5 Benutzerkonten)

90 € (monatlich)

210 € (monatlich)

420 € (monatlich), inklusive 2 Mandanten



Funktionen

Classic

Pro

Unlimited

Hardware-Verwaltung
Assets verwalten mit Details wie Standort, Passwörter, Hersteller, etc.

Software-Verwaltung
Software verwalten und an Assets und Benutzern zuweisen

Vertragsverwaltung
Verträge mit E-Mail-Benachrichtigung, wenn diese am Auslaufen sind

Reporting
Verschiedene Reports aus dem System generieren, wie z.B. alle Assets an einem Standort

Bestellverwaltung
Bestellungen im System verwalten und mögliche Schnittstelle zu einem Ticketsystem

Materialverwaltung
Eingabe und Ausgabe von Material

Verleih Hardware & Material

Generische Asset-Typen
Eigene Asset-Typen nach Wunsch erstellen

Arbeitsplatzverwaltung
Arbeitsplätze Mitarbeitern zuweisen oder auch nur Assets an dem Arbeitsplatz

Arbeitsmittelanforderung (Übersicht über benötigte Arbeitsmittel)

Verwaltung On- & Offboarding-Checklisten

Assets/Inventar-Anzahl

alle Editionen unbegrenzt



Zusatzleistungen

Classic

Pro

Unlimited

Inventurlisten zusammen mit der App

App zur Inventurunterstützung**

Premiumsupport

Mehrmandantenfunktion
Hier können Assets und Benutzer nach Ebenen verwaltet werden. Nutzer können nur Assets auf der eigenen oder einer darunterliegenden Ebene sehen und bearbeiten.

LDAP/Active Directory

Individuelle Kategorisierung

Benutzerverwaltung/ Rollen

Automatische Emailbenachrichtigungen

* Die jährlichen Wartungskosten betragen 20 % des Lizenzpreises.

** Die Kosten der App erhöhen für jede Edition den Lizenzpreis um 100 € (für 5 Benutzer), den Cloudpreis um 15 € (pro Benutzer/Monat).

Sie benötigen bestimmte Funktionen, die nicht gelistet sind? Oder Sie benötigen Hilfe bei der Datenmigration? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Häufige Fragen unserer Kunden

Silva-Marie Spietz

Business Development Management

PASS Consulting Group

+49 60 21 . 38 81 75 57

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