Inventarisierungssoftware
PASS System Inventory – die Inventar Software zur
zentralen Bestandsverwaltung von Hard- und Software
Praxisorientierte All-in-One Inventarisierungssoftware
Unsere Inventar Software sorgt für die einfache und übersichtliche Bestandsverwaltung von Hardware, Software, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Bestellungen sowie Verträgen und ermöglicht einen kontinuierlichen Echtzeit-Überblick über die verwalteten Assets. Zusätzlich stehen abteilungsübergreifende Schnittstellen der IT-Inventarverwaltung (z.B. zwischen IT und Einkauf) zur Verfügung, um einen einheitlichen Informationsfluss und standardisierte Prozesse zu gewährleisten.
Häufig werden Hard-, Software und Verträge von Unternehmen in Excel-Listen verwaltet. Diese werden mit steigendem Umfang jedoch sehr komplex und unübersichtlich. Zudem sind Verknüpfungen zwischen den Assets und den Benutzern in Excel nur begrenzt darstellbar. Es besteht daher erheblicher Bedarf für eine umfassende Inventarisierungssoftware zur zentralen Organisation, Verwaltung und Überwachung der IT.
Unser System Inventory ist für den Mehrmandantenbetrieb mit verschiedenen Gesellschaften und Organisationseinheiten ausgelegt und damit auch für die Verwaltung komplexer Strukturen geeignet.
Lernen Sie unser System kennen
Unser Podcast zum Thema:
Digitale Inventarisierungslösung – Real-Time-Management von Assets
Maria Freund (Business Development Managerin) spricht über die Inventarisierung und Organisation von Hardware und Software sowie die Integration eines solchen Systems in Unternehmen, den Import von bestehenden Listen und das Reporting.
Software-Komponenten der Inventarverwaltung
Hardware-Inventarisierung
Verwalten von Hardware-Komponenten bspw. Computer, Server, Beamer, Netzwerkkomponenten, Drucker, Monitore, Mobile Devices und Peripherie.
Software-Verwaltung
Software-Inventarisierung und -Lizenzmanagement mit automatischer Validierung und Plausibilitätsprüfung sowie verschiedenen Metriken (pro Arbeitsplatz, pro Gerät, pro Core, pro Socket, pro VM).
Vertragsverwaltung
Administration von Verträgen (z.B. Werk-, Projekt, Lizenz-, Leasing, Telefon-, Arbeitsverträge, etc.)
Bestellverwaltung
Verwaltung der Bestellungen mit Filtermöglichkeit nach offenen Posten, Zahlungsarten und Gesellschaften.
Materialverwaltung
Standardisierte Warenwirtschaft für Verbrauchsmaterial, wie z.B. Sichtschutz, Batterien, Druckerfarbe etc.
Verleih-Organisation
Hardware und Material können einem Verleih manuell, oder alternativ durch Barcode Scan zugewiesen werden.
Reporting
Standardreports sowie individuell zusammenstellbare Abfragen per CSV-Excel Export, z.B. für Lizenz-Audits.
Generische Asset-Typen
Im Administrationsbereich können generische Asset-Typen angelegt und somit eine Verwaltung individueller Objekte vorgenommen werden.
Arbeitsplatzverwaltung/ Arbeitsmittelanforderung
Zuordnung angelegter Hardware und Verwaltung von Arbeitsplätzen sowie Arbeitsmittelanforderungen der Mitarbeiter. Anlegen von neuen Arbeitsmittelanforderungen für die bessere Übersicht über benötigte Arbeitsmittel.
Onboarding-/Offboarding-Checkliste
Anlegen von Onboarding- und Offboarding-Checklisten für neue Mitarbeiter.
Die PASS System Inventory App
Zur technischen Unterstützung bei Ihrer Inventur…
- Modernes und benutzerfreundliches Design
- Scannen Sie QR- oder Barcodes bequem mit einem handelsüblichen Smartphone
- Persönliches Dashboard mit den fünf neusten Inventarlisten
- Hardwaretypen in der Inventurliste als Icons ersichtlich
- App erkennt beim Scannen nicht auf der Inventurliste befindliche Artikel und fügt
sie auf Wunsch hinzu - Kontaktaufnahme zum Systemadmin per Telefon und/oder E-Mail
- Bedienungsanleitung in der App
* Die System Inventory App ist eine Zusatzleistung und erhöht die Kosten des Lizenz- sowie Cloudpreises (siehe Preise und Editionen).
Screenshots unserer Inventarisierungssoftware
Startseite
Dashboard, um einen Überblick über alle Kategorien zu schaffen
Hardware erfassen
Fehlerfreie Erfassung der Hardware mittels Barcode Scanner, Hinterlegung von verschiedenen Desktop/Notebook-Standardmodellen
Übersicht Hardware
Überblick über sämtliche Hardwarekomponenten
Reporting
Reports über den derzeitigen Status der Systemlandschaft
Übersicht Material
Übersicht über geringwertige Wirtschaftsgüter, inkl. Warenwirtschaftssystem
Software mit Lizenzen
Übersicht über alle Softwarepakete inkl. Lizenzbilanz und Fehlermetriken
Warum Sie Inventarisierungssoftware einsetzen sollten
Ein zentrales System zur Inventarisierung Ihrer IT-Landschaft
Die IT-Inventarisierung erfolgt in Unternehmen mittels einer Vielzahl verschiedener Systeme, welche in der Regel zueinander inkompatibel sind. Es kommt zu Verletzungen der Datenintegrität, Informationsverlust, einer massiven Fehlerquote und damit zu einem höheren Aufwand und steigenden Kosten.
Durch die zunehmende Flexibilität und Schnelllebigkeit von Geräten und Software im IT-Bereich sowie daran gebundene Leasing- und Wartungsverträge wird die Verwaltung dieser Elemente immer komplexer.
Optimierung und Einsparung bei der Vergabe von Software-Lizenzkosten
Darüber hinaus führen Lizenz-Audits zu hohen Kosten durch schlecht gepflegte Inventarsysteme. Verschiedene Lizenzmodelle (per seat, per core, per user) erschweren zudem die Bilanzierung von Lizenzen und Software.
Manuelle Prozesse reduzieren
Dezentrale Datenhaltung führt bei IT-Mitarbeitern und der Führungsebene zu zeit- und kostenintensiven Prozessen. Mit unserer Software zur IT-Inventarisierung werden die Daten zentral in einer Anwendung verwaltet. Das vermeidet hohe manuelle Pflegeaufwände sowie doppelte Datenhaltung.
Highlights unserer Inventarisierungssoftware
Zentrale Datenhaltung
Alle Komponenten können in einem zentralen Inventarsystem verwaltet und miteinander in Verbindung gebracht werden.
Mehrman-danten-funktion
Hier können Assets und Benutzer nach Ebenen verwaltet werden. Nutzer können nur Assets auf der eigenen oder einer darunterliegenden Ebene sehen und bearbeiten. Beispiel: Als Behörde Hunderte von Laptops und Tablets an z.B. mehreren Schulen verwalten.
Lifecycle-Historisierung
Der Lebenszyklus von Hard- und Software kann lückenlos zurückverfolgt werden dank integrierter Historisierung.
LDAP-Anbindung
Die bestehende Benutzerverwaltung Ihrer Organisation kann für das PASS System Inventory genutzt werden.
Intelligente Suche
Die Suchfunktion erkennt Zusammenhänge zwischen den Assets und stellt diese in Millisekunden dar.
Barcode/QR-Code-Anbindung
Fehlerfreie Erfassung mittels Barcode/QR-Code-Scanner und spürbare Verbesserung der Arbeitsabläufe.
Benefits von PASS System Inventory
Anwender und die Fachseite
- Usability-optimierte Nutzeroberfläche
- On-Demand ohne lokale Softwareinstallation im Browser nutzbar
- Hohe Performance bei der Verwaltung aufgrund des geringen Speicherverbrauchs
- Customizing der Unternehmensanforderungen (Protokolle, Mehrmandantenbetrieb, Standorte etc.)
- Anbindung an vorhandene Systeme (LDAP für Benutzerverwaltung, Ticketsystem zur Dokumentation etc.)
IT-Verantwortliche
Hosting/SaaS
- Kein Management des Servers notwendig
- Automatische, regelmäßige Sicherungen
- Keine Bindung von Systemressourcen
- Verantwortung für den Betrieb obliegt dem Service Provider
Eigenbetrieb/Lizenzierung
- Geringer CPU- und Speicherverbrauch auf Serverseite
- Keine Lizenzkosten für Drittkomponenten (basierend auf etablierten Open Source Komponenten)
Entscheider/Management
- Reporting-Funktionen zur Erkennung von Einsparungspotenzialen
- Verringerung der Prozesskosten durch effizientere IT-Inventarverwaltung
- Vorteil bei Lizenz-Audits
- Massive Verringerung der Fehlerquote
- Niedrige Folgekosten
Referenzen
Ocean Breeze Energy – IT-Inventarisierung mit Rückenwind
„Der Aufwand für die IT-Inventarisierung wurde immer höher. Unser Wunsch war eine einfache und übersichtliche Lösung, die der Einzelpflege ein Ende bereitet.“
Volker Schoon
IT-Verantwortlicher
Ocean Breeze Energy
HFO Technology GmbH – Asset Management erleichtert Arbeitsabläufe
„Mit dem PASS System Inventory haben wir eine gut strukturierte und flexible Lösung zum Handling unserer breiten Palette an eingesetzter Hardware dazugewonnen. Die individuellen Anpassungen ermöglichen einen effektiveren Workflow und tragen dazu bei, jederzeit einen transparenten Überblick zu haben."
Marco Richter
Teamleitung Windows, interne IT
HFO Technology GmbH
Funktionen unserer Inventarisierungssoftware
Dashboard
Übersichtliche und strukturierte Management-Darstellung der einzelnen Kategorien. Möglichkeit zum direkten Einstieg in Bereiche mit Handlungsbedarf.
Historisierung/Timeline
Veranschaulichung des Hardware- bzw. Software-Lifecycles. Es wird ersichtlich, welche Änderungen am System vorgenommen wurden. So sind z.B. der Wechsel des Besitzers/der Gesellschaft nachvollziehbar.
Hardware Anlage
Standardisierte Felder für das Anlegen verschiedener Hardwarekategorien. Die frei konfigurierbaren Nummernkreise werden automatisch erkannt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Formular über zuvor definierte Standardmodelle zu füllen. Abschließend kann direkt die Option für den Barcode- und Labeldruck ausgewählt werden.
Übersicht Reporting
Reporting-Funktionalität über Soft- und Hardware sowie Bestellungen. In den einzelnen Kategorien können darüber hinaus detaillierte Auswertungen generiert werden.
Hardware Reporting
Neben Standardreports, die per Klick aufgerufen werden können, besteht auch die Möglichkeit, individuelle Reports zu erstellen.
Hardware Übersicht
Diese Übersicht bietet einen Schnellzugriff für einige Funktionen und stellt vordefinierte Abfragen in Tabellenform zur Verfügung, z.B. wie vielen Geräten derzeit kein Benutzer zugeordnet ist.
Labels/Barcodes/Protokolle
Für jedes Asset können Labels/Barcodes/Protokolle generiert und diese direkt gedruckt werden.
Übergabeprotokoll
Hier ein Beispiel für ein Übergabeprotokoll. Im Inventarsystem können Protokolle für den gesamten IT-Lifecycle (Übergabeprotokoll, Rückgabeprotokoll, Leasing-/Leihprotokoll) erzeugt werden.
Material/Warenlager
Über das Warenlager können Verbrauchsgüter wie z.B. Giveaways verwaltet werden. Hierbei erfolgt eine automatische Erfassung der Lagerkennzahlen wodurch eine Berichterstattung ermöglicht wird. Dabei wird u.a. die durchschnittliche Lieferzeit ersichtlich.
Rollen- und Rechtekonzept
Individuelle Einstellung, welche Mitarbeiter welche Menüpunkte sehen bzw. bearbeiten dürfen.
Software-Lizenzmanagement
Anlage von Lizenzen inkl. der Bindung an eine Gesellschaft und Verweis auf den Kaufnachweis (z.B. Ticketnummer). Bei der Softwareverteilung wird die Installation auf einem Endgerät vorgenommen. Die automatische Zuweisung von Lizenzen auf Benutzer- und Hardwareebene können per Mausklick getätigt werden.
Telefonverträge
Ähnlich der Leasingverträge bieten auch Telefonverträge besondere Funktionalitäten. So besteht die Möglichkeit, die verbundenen SIM-Karten inkl. PIN und PUK zu hinterlegen. Telefonverträge können Mobilgeräten sowie Computern zugewiesen werden.
Verleih
Der Verleih von Inventar an Mitarbeiter kann dokumentiert werden. Eine Verknüpfung zum jeweiligen Asset ist möglich, ebenso eine Benachrichtigung, sobald die Leihfrist überschritten wurde.
Systemeigenschaften
Zentrale Verwaltungsschnittstelle für Administratoren zur Standardisierung der möglichen Eingaben von Buchungen und Festlegung der Auswahlmöglichkeiten für die Dropdown-Menüs. Hier können unter anderem vom Kunden generische Asset-Typen definiert werden. Auch die Festlegung von E-Mail-Benachrichtigungen erfolgt im Admin Panel.
Verwaltung und Organisation
Inventarbenutzer können über eine LDAP-Anbindung automatisch importiert oder alternativ manuell angelegt werden. Zu jedem Benutzer existiert eine Übersicht aller zugeordneten Assets. Die Inventar Software ermöglicht darüber hinaus eine Verwaltung von Arbeitsplätzen und unterstützt bei der Integration neuer Mitarbeiter. Hierfür können Onboarding-Checklisten erstellt werden. Auch können Mitarbeiter Arbeitsmittelanforderungen erstellen, wenn sie neue Arbeitsmittel benötigen.
Mehrmandantenfunktion
Hier können Assets und Benutzer nach Ebenen verwaltet werden. Nutzer können nur Assets auf der eigenen oder einer darunterliegenden Ebene sehen und bearbeiten. Beispiel: Als Behörde Hunderte von Laptops und Tablets an z.B. mehreren Schulen verwalten.
Weitere Features der Inventarverwaltung
Usability und Zugänglichkeit
- Integrierte Volltextsuche über alle Assets
- Responsive Design für mobile Endgeräte
- Plattformunabhängig nutzbar per Webbrowser
Customizing
- Anpassbarkeit auf Unternehmensanforderungen
- Berechtigungssystem für die Einschränkung einzelner Nutzeraccounts
- Kundenspezifische Erweiterung um neue Module, Ansichten und Assets möglich
Integration und Sicherheit
- LDAP-Anbindung
- Integrierte Backup-Verwaltung
Features der PASS System Inventory App
- Modernes Design und benutzerfreundliche Oberfläche
- Integrierter Barcode- und QR-Code-Scanner
- Abrufbare Detailübersicht (allgemeine Informationen, technische Daten, vertragliche Daten) von den jeweiligen Assets
- Über die Suche können Assets mit Eingabe der Artikelnummer gefunden werden
- Eine App für alle Systeme – App kann sich mit dem passenden Link oder QR-Code mit jedem Backend verbinden
- Kontaktaufnahme zum System-Admin per Telefon und/oder E-Mail direkt über die App
- Schritt-für-Schritt-Bedienungsanleitung innerhalb der App abrufbar
Screenshots der App
Home-Bildschirm
Übersicht über die zuletzt erstellten Inventurlisten
Gesamtansicht Inventurlisten
Alle Inventurlisten und deren Fortschritt auf einen Blick
Detailansicht Inventurliste
Überblick über die bereits gescannten und noch ausstehenden Assets
Scanner
Infoscanner liefert genaue Informationen über das Asset. Mit der Funktion Erfassen, wird das Asset auf der Inventurliste abgehakt bzw. eingepflegt.
Asset Details
Die allgemeinen, technischen und vertraglichen Daten des jeweiligen Assets sind sofort abrufbar
Einstellungen
Konfiguration des Backend-Servers
Tutorial/Anleitung
Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Benutzung der App
Kontakt
Einpflegen eines Ansprechpartners im Unternehmen für eine schnelle Kontaktaufnahme
Verfügbare Editionen der Inventarisierungssoftware
Für jede Anforderung zur IT-Inventarisierung stehen bedarfsgerechte Lösungspakete zur Verfügung
| Classic | Pro | Unlimited | |
|---|---|---|---|
| Beschreibung | Inventarverwaltung mit Management typischer Konfigurationselemente | Abteilungsübergreifendes Verwalten von Konfigurationselementen | Standortübergreifendes Verwalten mit Mandantenfähigkeit |
| Art der Nutzung | Lizenz / Webanwendung | Lizenz / Webanwendung | Lizenz / Webanwendung |
| Preise Lizenz (5 Benutzerkonten) Preise Cloud (5 Benutzerkonten) |
einmalig 2.120 €* 90 € (monatlich) |
einmalig 4.840 €* 210 € (monatlich) |
einmalig 9.690 € *, 540 € pro Mandant 420 € (monatlich), inklusive 2 Mandanten |
Funktionen | |||
| Hardware-Verwaltung Assets verwalten mit Details wie Standort, Passwörter, Hersteller, etc. | |||
| Software-Verwaltung Software verwalten und an Assets und Benutzern zuweisen | |||
| Vertragsverwaltung Verträge mit E-Mail-Benachrichtigung, wenn diese am Auslaufen sind | |||
| Reporting Verschiedene Reports aus dem System generieren, wie z.B. alle Assets an einem Standort | |||
| Bestellverwaltung Bestellungen im System verwalten und mögliche Schnittstelle zu einem Ticketsystem | |||
| Materialverwaltung Eingabe und Ausgabe von Material | |||
| Verleih Hardware & Material | |||
| Generische Asset-Typen Eigene Asset-Typen nach Wunsch erstellen | |||
| Arbeitsplatzverwaltung Arbeitsplätze Mitarbeitern zuweisen oder auch nur Assets an dem Arbeitsplatz | |||
| Arbeitsmittelanforderung (Übersicht über benötigte Arbeitsmittel) | |||
| Verwaltung On- & Offboarding-Checklisten | |||
| Assets/Inventar-Anzahl | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
Zusatzleistungen | |||
| Inventurlisten zusammen mit der App | |||
| App zur Inventurunterstützung** | |||
| Premiumsupport | |||
| Mehrmandantenfunktion Hier können Assets und Benutzer nach Ebenen verwaltet werden. Nutzer können nur Assets auf der eigenen oder einer darunterliegenden Ebene sehen und bearbeiten. | |||
| LDAP/Active Directory | |||
| Individuelle Kategorisierung | |||
| Benutzerverwaltung/ Rollen | |||
| Automatische Emailbenachrichtigungen |
| Classic | Pro | Unlimited | |
|---|---|---|---|
| Beschreibung | IT-Inventarisierung mit Management typischer Konfigurationselemente | Abteilungsübergreifendes Verwalten von Konfigurationselementen | Standortübergreifendes Verwalten mit Mandantenfähigkeit |
| Art der Nutzung | Lizenz/ Webanwendung | Lizenz/ Webanwendung | Lizenz/ Webanwendung |
| Preise Lizenz (5 Benutzerkonten) Preise Cloud (5 Benutzerkonten) |
einmalig 2.120 €* 90 € (monatlich) |
einmalig 4.840 €* 210 € (monatlich) |
einmalig 9.690 € *, 540 € pro Mandant 420 € (monatlich), inklusive 2 Mandanten |
Funktionen | |||
| Hardware-Verwaltung Assets verwalten mit Details wie Standort, Passwörter, Hersteller, etc. | |||
| Software-Verwaltung Software verwalten und an Assets und Benutzern zuweisen | |||
| Vertragsverwaltung Verträge mit E-Mail-Benachrichtigung, wenn diese am Auslaufen sind | |||
| Reporting Verschiedene Reports aus dem System generieren, wie z.B. alle Assets an einem Standort | |||
| Bestellverwaltung Bestellungen im System verwalten und mögliche Schnittstelle zu einem Ticketsystem | |||
| Materialverwaltung Eingabe und Ausgabe von Material | |||
| Verleih Hardware & Material | |||
| Generische Asset-Typen Eigene Asset-Typen nach Wunsch erstellen | |||
| Arbeitsplatzverwaltung Arbeitsplätze Mitarbeitern zuweisen oder auch nur Assets an dem Arbeitsplatz | |||
| Arbeitsmittelanforderung (Übersicht über benötigte Arbeitsmittel) | |||
| Verwaltung On- & Offboarding-Checklisten | |||
| Assets/Inventar-Anzahl | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
Zusatzleistungen | |||
| Inventurlisten zusammen mit der App | |||
| App zur Inventurunterstützung** | |||
| Premiumsupport | |||
| Mehrmandantenfunktion Hier können Assets und Benutzer nach Ebenen verwaltet werden. Nutzer können nur Assets auf der eigenen oder einer darunterliegenden Ebene sehen und bearbeiten. | |||
| LDAP/Active Directory | |||
| Individuelle Kategorisierung | |||
| Benutzerverwaltung/ Rollen | |||
| Automatische Emailbenachrichtigungen |
* Die jährlichen Wartungskosten betragen 20 % des Lizenzpreises.
** Die Kosten der App erhöhen für jede Edition den Lizenzpreis um 100 € (für 5 Benutzer), den Cloudpreis um 15 € (pro Benutzer/Monat).
Sie benötigen bestimmte Funktionen, die nicht gelistet sind? Oder Sie benötigen Hilfe bei der Datenmigration? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Häufige Fragen unserer Kunden
Die Praxiserfahrung hat gezeigt, dass die automatische Software-Inventarisierung ein enormes Fehlerpotenzial durch falsche oder doppelte Erkennung bzw. nicht erreichbare Remote-Systeme aufweist. Stattdessen ist die manuelle und permanente Pflege über ein computergestütztes System zur IT-Inventarisierung bei weitem zuverlässiger. Im Anschluss an die Migration können die Daten ohne großen Mehraufwand in den Software-Deployment-Prozess der IT-Abteilung integriert werden.
Die Bereinigung und Sichtung der bisherigen Inventardaten sowie die Migration und Zusammenführung der Altdatenbestände in das System können von uns oder durch Ihr Unternehmen übernommen werden. Hierzu können vor Ort durch eine separate Inventarisierungssoftware alle Daten über einen gewissen Zeitraum initial erfasst werden.
Eine Rechtestruktur auf Gruppenbasis ist im IT-Inventarisierungssystem vorhanden und kann individuell eingestellt, angepasst sowie vergeben werden.
Im Moment ist unsere Inventarisierungssoftware auf Deutsch und Englisch verfügbar. Weitere Sprachen auf Anfrage.
Ja, Sicherungen können individuell vereinbart und jederzeit angepasst werden.
Für unternehmensbezogene Anpassungen steht ein zentrales Admin Panel zur Verfügung. Über dieses können alle notwendigen Parameter und Elemente abgestimmt werden.
Zusätzlich bieten wir auch eine App an, allerdings bildet diese nicht das gesamte System ab, sondern (vorerst) nur Inventurlisten.
Ja, ein Wechsel zwischen den Editionen ist ohne Probleme jederzeit möglich.
Ja, durch die Funktion „Massenverarbeitung“ kann sämtliche Hardware gleichzeitig bearbeitet werden.