Beteiligungsmanagement

Zentrales Verwaltungssystem für alle beteiligungsrelevanten Daten und Dokumente

Umfassendes und Compliance-konformes Beteiligungsmanagement

Qualität, Vollständigkeit und Transparenz für Ihre Unternehmensbeteiligungen

Viele Konzerne stehen vor der großen Herausforderung, einen vollständigen und systematischen Überblick über sämtliche Beteiligungen zu schaffen. Berichte und Veröffentlichungen des Unternehmens sollen einer konsistenten Linie folgen, Geldsummen über jegliche Systemverteilungen hinweg sinnvoll und effizient gesteuert werden.

Die Lösung liegt in der Einführung einer Software, die alle sowohl technischen als auch fachlichen Anforderungen an das Beteiligungsmanagement erfüllt. Unser hochspezialisiertes, webbasiertes System führt sämtliche Daten in einer lückenlosen Historie zusammen und sichert auf diese Weise deren Qualität, Vollständigkeit und Transparenz. So erreichen Sie ein umfassendes, Compliance-konformes Beteiligungsmanagement mit Informationen zu beispielsweise Unternehmen, Kapitalien, Anteilen, Quoten, Verträgen, Personen, Gremien und Mandaten – all das in einer historisierenden Datenbank inklusive Meldewesen und Quotenberechnung.

Mit dem PASS Beteiligungsmanagementsystem erhalten Sie:

  • eine sinnvolle Zusammenführung von Daten und Dokumenten
  • eine gesetzeskonforme Datenverwaltung inklusive Revisionssicherheit und jederzeitiger Auskunftsfähigkeit
  • vorgefertigte Auswertungen und Berichte mit Visualisierungsfunktionen


Wir stellen Ihnen nicht nur die passende Beteiligungsmanagement Software zur Verfügung, sondern garantieren auch deren professionelle Einführung. Gerne stehen wir Ihnen darüber hinaus bei der Ablösung überholter Arbeitsweisen, der Datenübernahme aus den verteilten Systemen sowie der Schulung der Mitarbeiter zur Seite.

Highlights

Arbeitserleichterung

Arbeitserleichterung

Single Point of Information mit allen beteiligungsrelevanten Details und Arbeitsvorgängen inklusive automatischer, intelligenter Sortierung von Daten; Sicherstellung einer in sich stimmigen und widerspruchsfreien Perspektive auf die Beteiligungen

Automatisierung

Automatisierung

Vollautomatische Generierung qualitativ hochwertiger Aussagen zum Verhältnis aller Konzernunternehmen zueinander (Quoten) und darauf basierend automatische Erfüllung der Meldewesenanforderungen

Rechtssicherheit

Rechtssicherheit

Erfüllung aller Compliance-Anforderungen, wie bspw. die sichere Nachvollziehbarkeit aller Datenpflegevorgänge und die gesellschaftsrechtlich korrekte Abbildung von Beteiligungsverhältnissen


Funktionen des PASS Beteiligungsmanagementsystems

  • Revisionssichere Speicherung aller Vorgänge
  • Nachträgliche Bearbeitung aller Einträge
  • Grafische Visualisierung von Beteiligungsverhältnissen
  • E-Mail-gestützte Workflow-Abbildungen
  • Gruppen- und rollenbasiertes Berechtigungsmanagement
  • Gleichzeitige Führung einer Wirksamkeits-, Pflege- und Revisionshistorie
  • Kalenderfunktionen inklusive Wiedervorlage
  • Vollständig anpassbares und erweiterbares Datenmodell mit garantierter Releasesicherheit
  • Zukunftssicherheit: jederzeit vollständige Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit

Benefits

Anwender und die Fachseite

Anwender und die Fachseite

  • Effektiveres Arbeiten
  • Automatische, lückenlose Historisierung von Daten und Dokumenten
  • Individualisierbarkeit ohne den Aufwand einer individuellen Programmierung
  • Einfache Datenpflege und sofortige Visualisierung
  • Übersichtliche, transparente Dokumentation
IT-Verantwortliche

IT-Verantwortliche

  • Homogene IT-Landschaft
  • Verwaltung und sicherer Betrieb eines einheitlichen Websystems
  • Single Point of Truth
  • Einfache Systempflege- und Updateprozesse 
Entscheider

Entscheider

  • Kostenoptimierung
  • Effektivere Nutzung und Verwendung von Ressourcen
  • Compliance-Sicherheit
  • Zukunftssicherheit durch Erweiterbarkeit

Kommunales Beteiligungsmanagement

Speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung ausgerichtetes zentrales Verwaltungssystem

Ihre kommunalen Beteiligungen auf einen Blick – Sicherheit für haftende Mandats- und Verantwortungsträger.

Weil Kommunen ganz spezielle Anforderungen an ein System zur Verwaltung ihrer Beteiligung haben, gibt es – neben unserem klassischen System – das kommunale Beteiligungsmanagement, eine auf den öffentlichen Sektor zugeschnittene Version.

Kommunen müssen vielfältige Aufgaben übernehmen und sehr unterschiedliche Leistungen erbringen. Zu diesem Zweck wurden in den vergangenen Jahrzehnten vermehrt Eigenbetriebe, Zweckverbände und kommunale Tochtergesellschaften gegründet, die zu den bereits bestehenden Unternehmensbeteiligungen hinzugekommen sind. Gerade in mittleren und großen Städten haben die kommunalen Beteiligungen eine Größenordnung erreicht, die nicht selten die der Kernverwaltung übertrifft. Konsequenterweise hat die Bedeutung eines strategischen kommunalen Beteiligungsmanagements immer mehr an Bedeutung gewonnen.

Das Kommunale Beteiligungsmanagementsystem von PASS trägt diesen Anforderungen Rechnung.

Aufgaben

Beteiligungsverwaltung

Beteiligungsverwaltung

Beinhaltet die Zentrale Daten- und Dokumentensammlung über alle, für die Beteiligung relevanten, Positionen hinweg. Inklusive Plausibilitätskontrolle, Änderungsmitteilungen. Workflows und Arbeitsorganisation.

Beteiligungscontrolling

Beteiligungscontrolling

Kommunale Entscheidungsträger benötigen für die effektive Beteiligungssteuerung aussagekräftige Kennzahlen. Das Beteiligungscontrolling stellt sicher, dass die Ziele der jeweiligen Beteiligung erreicht werden.

Mandatsbetreuung

Mandatsbetreuung

Führungskräfte der Kommunen nehmen oft Mandate in mehreren Organisationseinheiten wahr. Die Mandatsbetreuung berät zu Entscheidungs- und Handlungsoptionen, stellt Informationen bereit und kärt über Rechte und Pflichten auf.

Personalmanagement

Personalmanagement

Die Auswahl der Führungskräfte für Beteiligungsgesellschaften erfolgt auf Basis verbindlicher Richtlinien. Personalmanagement verantwortet die Ausarbeitung und unterstützt bei Personalauswahl und –betreuung.

Beteiligungsbericht

Beteiligungsbericht

Die Inhalte des jährlichen Beteiligungsberichts legt die Gemeindeordnung des betreffenden Bundeslandes fest. Durch die Veröffentlichung wird die Öffentlichkeit mit ausgewählten Informationen zu den Beteiligungen informiert.

Benefits

Vorteile der Beteiligungsmanagement Software für die Verwaltungsspitze

  • Kostenoptimierung
  • Übersicht und Transparenz
  • Effektivere Nutzung und Verwendung von Ressourcen

  • Compliance-Sicherheit
  • Zukunftssicherheit durch Erweiterbarkeit
  • Mittel- und langfristige Beteiligungssteuerung des kommunalen Beteiligungsportfolios

Alle Bereiche des Beteiligungsmanagments im Blick

Sie sind jederzeit in der Lage, Auskunft über alle Bereiche des kommunalen Beteiligungsmanagements hinweg zu erteilen. Die Daten können in vollständigen Listen zusammengestellt und zur Nutzung mit Tabellenkalkulationsprogrammen exportiert werden (ad hoc Reporting).

Für eine Demoversion nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf.

Funktionen des Beteiligungsmanagements

Beteiligungsmanagement ist eine sehr komplexe Aufgabe, die spezielle Anforderungen an ein passendes IT-System stellt. Im Folgenden erläutern wir die zentralen Funktionen unseres Beteiligungsmanagementsystems: Historisierung, Flexibilität und Controlling.


Historisierung

In der Praxis fallen Daten nicht kontinuierlich, sondern historisch ungeordnet an. Sie sind also gezwungen, Ihren Datenbestand immer dann zu aktualisieren, wenn vergangenheitsbezogene Daten übermittelt werden. Daraufhin werden mehrere alte Datenbestände aktualisiert. Aus Compliance-Anforderungen müssen die Daten zu den Beteiligungen tagesaktuell gepflegt und auch rückwirkend korrigierbar sein.

Das PASS Beteiligungsmanagementsystem bildet deshalb alle Daten in einer widerspruchsfreien historisierenden Datenbank ab und ist somit in der Lage, zu jedem Zeitpunkt, ein konsistentes Bild zu liefern. Durch Eingabe eines zentralen Stichtags kann das Verfahren alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen und für das Berichtswesen zur Verfügung stellen.

Hierfür steht Ihnen die Funktion der Zeitreise zur Verfügung.

Der Betrachtungszeitpunkt kann unabhängig davon, wohin der Benutzer danach navigiert, frei gewählt werden und zeigt immer alle Daten und Dokumente zu dem gewählten Zeitpunkt an.

Flexibilität

Für PASS ist Flexibilität nicht nur ein Schlagwort, sondern der Kern der Lösung: Wir möchten erreichen, dass nicht Sie sich der Softwarelösung anpassen müssen, sondern dass Sie in die Lage versetzt werden, diese frei nach Ihren Anforderungen selbst anzupassen (bei Erhalt der vollen Release Fähigkeit).

Aus diesem Grund arbeitet das PASS Beteiligungsmanagement mit einem virtuellen Datenmodell. Das bedeutet, dass Felder und Vorlagen der Geschäftsanwendung jederzeit geändert werden können, ohne Anpassungen an der physikalischen Datenstruktur in der Basis-Datenbank vornehmen zu müssen. Die Weiterentwicklung der eigentlichen Geschäftsanwendung kann also komplett innerhalb der PASS-Oberfläche geschehen. Die von uns dafür bereit gestellten Werkzeuge sind dabei so einfach zu bedienen, dass sie auch von reinen Fachanwendern verwendet werden können.

Konkret bedeutet dies, dass Sie in allen erdenklichen Konstellationen Datenfelder

  • hinzufügen
  • anpassen
  • verknüpfen

und mit Formeln hinterlegen können.

Die Anzeige können Sie je nach Situation steuern, die Darstellung ändern (z.B. Farben, Formen, Nachkommastellen), auf Plausibilität prüfen etc.

Als starkes Tool steht Ihnen hierfür die PASS Mathematik-Engine zur Verfügung, mit der Sie Feldinhalte innerhalb der Softwareoberfläche online berechnen lassen können. Sie greifen hierbei auf einen Baukasten aus unterschiedlichen Tools zurück, die beinahe unbegrenzt mathematisch und logisch frei miteinander kombinierbar sind. Jeder dieser Bausteine liefert einen Wert, der einem ganz bestimmten Typ entspricht: 

 

Typ Beispielwert Verwendung
Text "Hallo Welt" Darstellung von Informationen
Langtext mit Datei oder Bild "Hallo Welt" Darstellung von Informationen
Zahl 1, 1.234 Ganzzahl oder Dezimalzahl, mathematisches Rechnen
Ja/Nein true, false Prüfung von Bedingungen
Datum 01.01.2000 Datumsangaben
Objekt Mutter AG PASS-Objekte, über die man auf Daten zugreifen kann
Liste [1,2,3,4] Jeder Typ kann ebenfalls als Liste vorkommen

Controlling

Da sämtliche Kennzahlen auch historisiert dargestellt werden können, ist ein Controlling auf Basis der gelieferten Daten durch die Tochtergesellschaften problemlos möglich.

Die Abschlussdaten der verwalteten Unternehmen können hierfür aufgenommen und – auf Basis der Selektions- und Mathematikfähigkeiten vom PASS Beteiligungsmanagement – alle denkbaren KPIs (z.B. Eigenkapitalquote, Umsatzrentabilität, Gesamtkapitalrentabilität) aufbereitet und regelmäßig reportiert werden.

Zudem können sogenannte „Controlling Packs“ eingesetzt werden: Diese Zusammenstellungen von wirtschaftlichen Kennzahlen werden in verschiedenen Dimensionen (Plan, Soll, Ist, MiFri, Prognose, etc.) sowie jeweiligen Bezugszeiten und Erstellungszeiten erfasst. Damit ist ein rollierendes Reporting über die Daten ebenso möglich wie eine Gegenüberstellung von Planungen zu Ist-Daten.

Ergänzt wird dies um Workflow-Funktionen, eine Terminerinnerung, eine Kalenderfunktion und einer Benachrichtigung per E-Mail bei Datenänderungen.

PASS Beteiligungsmanagement bietet somit alle Funktionen, um ein wirkungsvolles Controlling Ihrer Beteiligungen sicherzustellen.

FAQ

Allgemein

Einführung