IT-Inventarisierung

PASS System Inventory – die IT-Inventarsoftware zur zentralen Bestandsverwaltung von Hard- und Software

Praxisorientierte All-in-One IT-Inventarisierung

Abteilungsübergreifendes Real-Time Lifecycle Management Ihrer Betriebsmittel mit unserem System Inventory

Unsere Software zur IT-Inventarisierung sorgt für die einfache und übersichtliche Bestandsverwaltung von Hardware, Software, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Bestellungen sowie Verträgen und ermöglicht einen kontinuierlichen Echtzeit-Überblick über die verwalteten Assets. Zusätzlich stehen abteilungsübergreifende Schnittstellen der IT-Inventarverwaltung (z.B. zwischen IT und Einkauf) zur Verfügung, um einen einheitlichen Informationsfluss und standardisierte Prozesse zu gewährleisten.

Häufig werden Hard-, Software und Verträge von Unternehmen in Excel-Listen verwaltet. Diese werden mit steigendem Umfang jedoch sehr komplex und unübersichtlich. Zudem sind Verknüpfungen zwischen den Assets und den Benutzern in Excel nur begrenzt darstellbar. Es besteht daher erheblicher Bedarf für eine umfassende IT-Inventarsoftware zur zentralen Organisation, Verwaltung und Überwachung der IT.

Unser System Inventory ist für den Mehrmandantenbetrieb mit verschiedenen Gesellschaften und Organisationseinheiten ausgelegt und damit auch für die Verwaltung komplexer Strukturen geeignet.

Komponenten

Hardware-Inventarisierung

Hardware-Inventarisierung

Verwalten von Computern, Servern, Beamern, Netzwerkkomponenten, Druckern, Monitoren, Mobile Devices und Peripherie.

Software-Verwaltung

Software-Verwaltung

Software-Inventarisierung und -Lizenzmanagement mit automatischer Validierung und Plausibilitätsprüfung sowie verschiedenen Metriken (pro Arbeitsplatz, pro Gerät, pro Core, pro Socket, pro VM).

Vertragsverwaltung

Vertragsverwaltung

Administration von Standardverträgen (z.B. Werk- oder Arbeitsverträgen), Leasing- sowie Telefonverträgen.

Bestellverwaltung

Bestellverwaltung

Verwaltung der Bestellungen mit Filtermöglichkeit nach offenen Posten, Zahlungsarten und Gesellschaften.

Materialverwaltung

Materialverwaltung

Standardisierte Warenwirtschaft für Verbrauchsmaterial, wie z.B. Sichtschutz, Switches, Router etc.

Verleih-Organisation

Verleih-Organisation

Hardware und Material können einem Verleih manuell, oder alternativ durch Barcode Scan zugewiesen werden.

Reporting

Reporting

Standardreports sowie individuell zusammenstellbare Abfragen per CSV-Excel Export, z.B. für Lizenz-Audits.

Generische Asset-Typen

Generische Asset-Typen

Im Administrationsbereich können generische Asset-Typen angelegt und somit eine Verwaltung individueller Objekte vorgenommen werden.

Arbeitsplatzverwaltung

Arbeitsplatzverwaltung

Verwaltung von Arbeitsplätzen und Zuordnung angelegter Hardware.

Verwaltung Onboarding-Checkliste

Verwaltung Onboarding-Checkliste

Anlegen von Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeiter.

Screenshots unserer IT-Inventarsoftware

Effizienz steigern, Kosten reduzieren

Warum Sie das zentrale IT-Inventarisierungssystem PASS System Inventory einsetzen sollten

Ein zentrales System zur Inventarisierung Ihrer IT-Landschaft

Die IT-Inventarisierung erfolgt in Unternehmen mittels einer Vielzahl verschiedener Systeme, welche in der Regel zueinander inkompatibel sind. Es kommt zu Verletzungen der Datenintegrität, Informationsverlust, einer massiven Fehlerquote und damit zu einem höheren Aufwand und steigenden Kosten. 

Durch die zunehmende Flexibilität und Schnelllebigkeit von Geräten und Software im IT-Bereich sowie daran gebundene Leasing- und Wartungsverträge wird die Verwaltung dieser Elemente immer komplexer.

Optimierung und Einsparung bei der Vergabe von Software-Lizenzkosten

Darüber hinaus führen Lizenz-Audits zu hohen Kosten durch schlecht gepflegte Inventarsysteme. Verschiedene Lizenzmodelle (per seat, per core, per user) erschweren zudem die Bilanzierung von Lizenzen und Software.

Manuelle Prozesse reduzieren

Dezentrale Datenhaltung führt bei IT-Mitarbeitern und der Führungsebene zu zeit- und kostenintensiven Prozessen. Mit unserer Software zur IT-Inventarisierung werden die Daten zentral in einer Anwendung verwaltet. Das vermeidet hohe manuelle Pflegeaufwände sowie doppelte Datenhaltung.

 

Highlights unserer IT-Inventarisierung

Zentrale Datenhaltung

Zentrale Datenhaltung

Alle Komponenten können in einem zentralen Inventarsystem verwaltet und miteinander in Verbindung gebracht werden

Verschiedene Plattformen

Verschiedene Plattformen

Betrieb als plattformunabhängige Webapplikation unter Verwendung zukunftsweisender Technologie

Lifecycle-Historisierung

Lifecycle-Historisierung

Der Lebenszyklus von Hard- und Software kann lückenlos zurückverfolgt werden dank integrierter Historisierung

Individuell erweiterbar

Individuell erweiterbar

Kundenspezifische Erweiterungen um neue Module und angepasste Funktionen bzw. Ansichten bieten maximale Flexibilität

Intelligente Suche

Intelligente Suche

Die Suchfunktion erkennt Zusammenhänge zwischen den Assets und stellt diese in Millisekunden dar

Barcode-Anbindung

Barcode-Anbindung

Fehlerfreie Erfassung mittels Barcode Scanner und spürbare Verbesserung der Arbeitsabläufe

Benefits

Anwender und die Fachseite

Anwender und die Fachseite

  • Usability-optimierte Nutzeroberfläche
  • On-Demand ohne lokale Softwareinstallation im Browser nutzbar
  • Hohe Performance bei der Verwaltung aufgrund des geringen Speicherverbrauchs
  • Customizing der Unternehmensanforderungen (Protokolle, Mehrmandantenbetrieb, Standorte etc.)
  • Anbindung an vorhandene Systeme (LDAP für Benutzerverwaltung, Ticketsystem zur Dokumentation etc.)
IT-Verantwortliche

IT-Verantwortliche

Hosting/SaaS

  • Kein Management des Servers notwendig
  • Automatische, regelmäßige Sicherungen
  • Keine Bindung von Systemressourcen
  • Verantwortung für den Betrieb obliegt dem Service Provider

Eigenbetrieb/Lizenzierung

  • Geringer CPU- und Speicherverbrauch auf Serverseite
  • Keine Lizenzkosten für Drittkomponenten (basierend auf etablierten Open Source Komponenten)
 Entscheider/Management

Entscheider/Management

  • Reporting-Funktionen zur Erkennung von Einsparungspotenzialen
  • Verringerung der Prozesskosten durch effizientere IT-Inventarverwaltung
  • Vorteil bei Lizenz-Audits
  • Massive Verringerung der Fehlerquote
  • Niedrige Folgekosten

 

Funktionen unserer IT-Inventarsoftware

Dashboard

Übersichtliche und strukturierte Management-Darstellung der einzelnen Kategorien. Möglichkeit zum direkten Einstieg in Bereiche mit Handlungsbedarf.

Historisierung/Timeline

Veranschaulichung des Hardware- bzw. Software-Lifecycles. Es wird ersichtlich, welche Änderungen am System vorgenommen wurden. So sind z.B. der Wechsel des Besitzers/der Gesellschaft nachvollziehbar.

Hardware Anlage

Standardisierte Felder für das Anlegen verschiedener Hardwarekategorien. Die frei konfigurierbaren Nummernkreise werden automatisch erkannt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Formular über zuvor definierte Standardmodelle zu füllen. Abschließend kann direkt die Option für den Barcode- und Labeldruck ausgewählt werden.

Übersicht Reporting

Reporting-Funktionalität über Soft- und Hardware sowie Bestellungen. In den einzelnen Kategorien können darüber hinaus detaillierte Auswertungen generiert werden.

Hardware Reporting

Neben den Standardreports, die per Klick aufgerufen werden können, besteht die Möglichkeit individuelle Reports (je nach Interessenslage) zusammenzustellen.

Hardware Übersicht

Diese Übersicht bietet einen Schnellzugriff für einige Funktionen und stellt vordefinierte Abfragen in Tabellenform zur Verfügung, z.B. wie vielen Geräten derzeit kein Benutzer zugeordnet ist.

Labels/Barcodes/Protokolle

Für jedes Asset können Labels/Barcodes/Protokolle generiert und diese direkt gedruckt werden.

Übergabeprotokoll

Hier ein Beispiel für ein Übergabeprotokoll. Im Inventarsystem können Protokolle für den gesamten IT-Lifecycle (Übergabeprotokoll, Rückgabeprotokoll, Leasing-/Leihprotokoll) erzeugt werden.

Material/Warenlager

Über das Warenlager können Verbrauchsgüter wie z.B. Giveaways verwaltet werden. Hierbei erfolgt eine automatische Erfassung der Lagerkennzahlen wodurch eine Berichterstattung ermöglicht wird. Dabei wird u.a. die durchschnittliche Lieferzeit ersichtlich.

Rollen- und Rechtekonzept

Individuelle Einstellung, welche Mitarbeiter welche Menüpunkte sehen bzw. bearbeiten dürfen.

Software-Lizenzmanagement

Anlage von Lizenzen inkl. der Bindung an eine Gesellschaft und Verweis auf den Kaufnachweis (z.B. Ticketnummer). Bei der Softwareverteilung wird die Installation auf einem Endgerät vorgenommen. Die automatische Zuweisung von Lizenzen auf Benutzer- und Hardwareebene können per Mausklick getätigt werden.

Telefonverträge

Ähnlich der Leasingverträge bieten auch Telefonverträge besondere Funktionalitäten. So besteht die Möglichkeit, die verbundenen SIM-Karten inkl. PIN und PUK zu hinterlegen.

Verleih

Der Verleih von Inventar an Mitarbeiter kann dokumentiert werden. Eine Verknüpfung zum jeweiligen Asset ist möglich, ebenso eine Benachrichtigung, sobald die Leihfrist überschritten wurde.

Admin Panel

Zentrale Verwaltungsschnittstelle für Administratoren zur Standardisierung der möglichen Eingaben von Buchungen und Festlegung der Auswahlmöglichkeiten für die Dropdown-Menüs. Hier können unter anderem vom Kunden generische Asset-Typen definiert werden. Auch die Festlegung von E-Mail-Benachrichtigungen erfolgt im Admin Panel.

Verwaltung und Organisation

Inventarbenutzer können über eine LDAP-Anbindung automatisch importiert oder alternativ manuell angelegt werden. Zu jedem Benutzer existiert eine Übersicht aller zugeordneten Assets. Die IT-Inventarsoftware ermöglicht darüber hinaus eine Verwaltung von Arbeitsplätzen und unterstützt bei der Integration neuer Mitarbeiter. Hierfür können Onboarding-Checklisten erstellt werden.

Weitere Features der IT-Inventarverwaltung

Usability und Zugänglichkeit

  • Integrierte Volltextsuche über alle Assets
  • Responsive Design für mobile Endgeräte
  • Plattformunabhängig nutzbar per Webbrowser

Customizing

  • Anpassbarkeit auf Unternehmensanforderungen
  • Berechtigungssystem für die Einschränkung einzelner Nutzeraccounts
  • Kundenspezifische Erweiterung um neue Module, Ansichten und Assets möglich

Integration und Sicherheit

  • LDAP-Anbindung
  • Integrierte Backup-Verwaltung

Optional

  • Netzwerk-Inventarisierung (auf Anfrage des Kunden)

Verfügbare Editionen der Software zur IT-Inventarisierung

Für jede Anforderung zur IT-Inventarisierung stehen bedarfsgerechte Lösungspakete zur Verfügung

  Classic Pro Custom
Art der Nutzung Lizenz / Webanwendung Lizenz / Webanwendung Lizenz / Webanwendung
Preise Lizenz (5 Benutzerkonten)
Preise Cloud (5 Benutzerkonten)
1.750 €*
75 € (monatlich)
4.000 €*
175 € (monatlich)
Preis auf Anfrage
Preis auf Anfrage
Beschreibung IT-Inventarisierung mit Management typischer Konfigurationselemente Abteilungsübergreifendes Verwalten von Konfigurationselementen Spezifisch an ein Unternehmen abgestimmte IT-Inventarverwaltung

Funktionen

     
Hardware-Verwaltung   
Software-Verwaltung   
Vertragsverwaltung   
Reporting   
Bestellverwaltung     
Materialverwaltung     
Verleih Hardware & Material     
Generische Asset-Typen     
Arbeitsplatzverwaltung     
Verwaltung Onboarding-Checkliste     
Kundenspezifische Erweiterungen      

Zusatzleistungen

     
Individuelles Customizing      
Premiumsupport      
Datenmigration      

* Die jährlichen Wartungskosten betragen 20 % des Lizenzpreises.

Häufige Fragen unserer Kunden