Travel Management System

Travel Management System VICTOR – die fertige Komplettlösung

Geschäftsreisemanagement vollständig und übersichtlich gelöst

VICTOR (Virtual Corporate Travel Organizer) bietet Firmen ein effizientes Buchungssystem für Geschäftsreisen und ein System zur Abwicklung aller damit verbundenen Prozesse. Unsere Lösung enthält alle relevanten Funktionen, um den gesamten Geschäftsreiseprozess zu organisieren, abzuwickeln und transparent abzubilden. Das System ermöglicht Ihnen somit neben einem komfortablen Geschäftsreisemanagement auch die Optimierung Ihrer Abläufe und Reisekosten.

Das Travel Management System (TMS) bildet die Prozesse Ihrer Geschäftsreisen funktional und vollständig ab, steuert und vereinfacht sie. Der Workflow reicht von der Reiseplanung bis hin zur Reisekostenabrechnung. Die integrierte Workflow-Steuerung unterstützt beim Bestellen und Buchen von Reiseleistungen und bei der Abbildung von Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren.

Egal wie Sie als Travel Manager Ihre Reise buchen möchten, – online über unser Business Travel Management System VICTOR oder offline über das Reisebüro – Sie finden Ihre Buchung immer im Buchungssystem und können somit die komplexen Möglichkeiten des Workflow-Systems nutzen.

Bei der Entwicklung des Reisebuchungssystems wurde großen Wert auf eine intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche gelegt, die für jeden Anwender maximale Bedienfreundlichkeit sicherstellt.

Für eine Beratung rund um das Thema Travel- und Mobilitätsmanagement stehen wir und unsere Partner Ihnen gerne zur Verfügung.

360° Business Travel Management mit VICTOR und unseren Partner-Services

Travel Management System VICTOR: 360°-Management Ihrer Geschäftsreisen
Travel Management System VICTOR: 360°-Management Ihrer Geschäftsreisen

VICTOR kann durch beliebige Funktionen erweitert werden und wird dadurch zu einer individuellen Lösung. Unsere Komplett- und Individuallösung basieren auf demselben Framework. Der Unterschied liegt in der Preisgebung, da wir speziell für Sie ein Projektteam und eine Implementierungs-Timeline aufstellen werden.


Funktionen für das Reise- und Mobilitätsmanagement

Informationssystem

Informationssystem

Das Travel Management System VICTOR stellt allen Berechtigten aktuelle und konsolidierte Informationen bereit:

  • Vollständige Informationen zu jeder Reise (aktueller, vollständiger Reiseplan)
  • Laufende Hinweise des Geschäftsreisemanagements und Ihres Reisebüros
  • Aktuelle Reiseinformationen (Visa, Krisen etc.)
  • Integriertes, voll umfängliches Reporting über konsolidierte Daten aus verschiedenen Quellen
  • Exakte und aktuelle Übersicht über alle Kosten aus der Super-PNR-Datenbank
Zentrales Verwaltungssystem

Zentrales Verwaltungssystem

Mit VICTOR können alle relevanten Daten zentral in einem Travel Management System verwaltet und sämtlichen Beteiligten durchgängig zur Verfügung gestellt werden:

  • Profildaten der Reisenden mit optionaler Schnittstelle an vorgelagerte HR-Systeme
  • Definition von Rechten und Rollen der unterschiedlichen Nutzergruppen
  • Verwaltung und Transparenz der Reiserichtlinien
  • Verwaltung von Leistungsträgervereinbarungen
  • Interne Richtlinien zu den Reisekostenabrechnungen
E-Procurement-System

E-Procurement-System

VICTOR ist ein E-Procurement-Tool und bietet folgende Möglichkeiten:

  • Direkte Buchung von Geschäftsreisen über die integrierte Online Booking Engine
  • Angebotsanfrage/Bestellung an das betreuende Service-Team im Reisebüro sowie Verwaltung der Angebote
  • Flexibler Anschluss von Buchungsquellen je nach Kundenwunsch
  • Eingabe, Pflege und Überprüfung von Reiserichtlinien
  • Abbildung und Vereinfachung von Genehmigungsverfahren
  • Hinterlegung aller Firmenvereinbarungen mit Leistungsträgern
Reisekosten-Abrechnungssystem (Viatos)

Reisekosten-Abrechnungssystem (Viatos)

In VICTOR wurde das flexible und innovative Reisekosten-Abrechnungssystem Viatos integriert:

  • Unkomplizierte Reisekostenerfassung im Web-Browser
  • Zeitersparnis und Fehlervermeidung durch automatischen Import von Buchungsdaten
  • Anbindung vor- und nachgelagerter IT-Systeme durch Schnittstellen
  • Abbildung aller Phasen des Reiseprozesses ohne Medienbrüche
  • Rechtssicherheit auf Basis der aktuellen steuerrechtlichen Gesetze
  • Abbildung auch komplexer Abrechnungsprozesse nach den unternehmensspezifischen Richtlinien
  • Möglichkeit zur Einrichtung vielschichtiger Workflows und Genehmigungsverfahren
  • Smartphone-Apps für mobile Genehmigungen und Beleg-Uploads
  • Langzeitspeicherung der Reisekostenabrechnungen in Archivqualität (optional)

In Zusammenarbeit mit Giller Reisen entwickelt

State of the Art in Technologie, Funktionalität, Usability und Design

Unsere Mission lautet: Easy access to the world of travel. Unsere Aufgabe ist es, die komplexen Prozesse in der Branche zu vereinfachen, sodass sich unsere Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Unser Travel Management System wurde in Zusammenarbeit mit Giller Reisen entwickelt. Dies ist ein optimales Zusammenspiel aus langjährigen Erfahrungen im Firmenkundengeschäft, tiefer Kenntnis der Reisebüroprozesse (Giller Reisen) und mehr als 30-jähriger IT-Kompetenz in der Travel-Branche (PASS).

Screenshots

Highlights

Flexibilität

Flexibilität

Maximale Flexibilität beim Geschäftsreisemanagement in Ihrem Unternehmen durch die serviceorientierte IT-Architektur (SOA), unsere Workflow Engine und Rules Engine

Sicherheit

Sicherheit

VICTOR ist eine webbasierte Anwendung mit SSL-Verschlüsselung. Betrieb und Wartung erfolgen im ISO-konformen PASS-Rechenzentrum in Deutschland.

Kontrolle

Kontrolle

Dank Echtzeit-Reporting und Änderung von Profilen und Rechten behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Kosten Ihrer Geschäftsreisen und die Travel Policies.

Funktionalität

Funktionalität

Mit unserer Online Booking Engine erreichen Sie die vollständige Automatisierung des Geschäftsreiseprozesses. Dies führt zur Vereinfachung und Verschlankung von Genehmigungsverfahren und transparenten Informationen.

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit

Die intuitive grafische Benutzeroberfläche mit übersichtlicher, funktionaler Anordnung der Bedienelemente sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Usern.

Anbindung

Anbindung

Über die in unserer Online Booking Engine integrierte Schnittstelle gelingt die optimierte Zusammenarbeit mit Ihrem Reisebüro.

Übersichtlichkeit

Übersichtlichkeit

Unser Travel Management System gewährleistet die Zusammenführung aller Buchungen einer Reise unabhängig von der Buchungsquelle.

Kostenoptimierung

Kostenoptimierung

Mit VICTOR senken Sie sowohl die direkten als auch die indirekten Reisekosten.

Service

Service

Unsere Kunden haben den direkten Draht zum PASS Support Center mit qualifiziertem Fachpersonal.

Vollständigkeit

Vollständigkeit

VICTOR bildet den ganzen Workflow von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung übersichtlich ab.

Easy Change

Veränderung muss einfach sein: Den Wechsel zu unserem Travel Management System VICTOR oder dessen Erweiterung können wir in wenigen Schritten gemeinsam mit Ihnen vollziehen. Bei unseren Spezialisten für IT-Projekte ist Ihr Vorhaben in den besten Händen. Mit PASS haben Sie einen Provider, der Fach- und Branchenkompetenz für die Travel-Branche mit IT-Expertise vereint.

Prozess zur Integration des Travel Management Systems VICTOR
Prozess zur Integration des Travel Management Systems VICTOR

Unsere Partner für VICTOR

Transparente Reisekosten, Hotels weltweit zu Bestpreisen und der komplette Service vom Reisebüro

Amadeus ist ein führender Partner der globalen Reisebranche für hoch entwickelte Technologie-Lösungen. VICTOR ist über die PASS Travel-XML-Schnittstelle XX/1 an das Amadeus-System angeschlossen und ermöglicht damit Zugriff auf den weltweiten Reise-Content von Amadeus. Folgende Anbieter sind in Deutschland buchbar: rund 430 Fluggesellschaften, über 125.000 Hotels plus Content von mehreren großen Hotel-Aggregatoren, 33 Mietwagen-Firmen, über 240 Reise- und Busveranstalter, 77 Verkehrsverbünde, 40 europäische Bahnen, 22 Fähranbieter, sechs Versicherungs- sowie 12 Kreuzfahrtanbieter. 

Corporate Travel Partners (CTP) ist ein Beratungsunternehmen für modernes Travel Management. Schwerpunkt ist die Prozessoptimierung bei Unternehmen und Reisebüros mit hohem Geschäftsreiseaufkommen. CTP ist unser langjähriger Partner bei der Neu- und Weiterentwicklung von VICTOR. Der Business-Travel-Spezialist bringt das fachliche Know-how zum Geschäftsreisemanagement ein, PASS ergänzt mit seiner Technologie- und Entwicklungskompetenz. Das perfekte Team für VICTOR.

ehotel ist spezialisiert auf die Organisation von weltweiten Hotelreservierungen, Tagungen und Veranstaltungen für Geschäftsreisende. Ein Portfolio von mehr als 330.000 Hotels mit anfrageaktuellem Best-Buy-Abgleich steht dabei den Kunden zur Verfügung. Neben der Hotelreservierung bietet ehotel Dienstleistungen zur Prozessoptimierung, z.B. durch die Integration der zentralen Bezahlung direkt über ehotel mit "central billing" oder in Kooperation mit renommierten Kreditkartenunternehmen. Das Berliner Unternehmen ist im Internet, auf mobilen Endgeräten und mit eigenem Servicecenter präsent.

Giller Reisen ist unser Fullfillment-Partner für die Buchung der gesamten Geschäftsreise. Giller ist eines der größten privaten Reisebürounternehmen Deutschlands. Seit 1999 ist Giller Reisen Business-Plus-Partner der Lufthansa City Center Kooperation (LCC). Durch diesen Schritt kann unser Partner den Service eines privat geführten Unternehmens mit den Vorteilen einer großen Reisebürokette verknüpfen.

Pyton ist unser Partner für die Buchung von Flügen der Low Cost Carrier. Mit dem Produkt Elsy Arres bietet Pyton eines der führenden Reservierungssysteme für Low Cost Carrier weltweit. Das niederländische Unternehmen liegt damit im globalen Trend, dass die Billig-Airlines nach dem Siegeszug im touristischen Bereich auch im Geschäftsreisesegment an Bedeutung gewinnen. Mit dem umfangreichen Angebot von Elsy Arres steht den VICTOR-Kunden auch diese Variante des Geschäftsreisens zur Verfügung.

Viatos ist Spezialist für das Reisekostenmanagement vor, während und nach der Geschäftsreise. Die gleichnamige Softwarelösung bildet den gesamten Prozess rund um die Abrechnung von Reisekosten webbasiert ab: von der Reiseplanung bis zur Prüfung und Übergabe der Daten an andere IT-Systeme. Dank Viatos werden Medienbrüche und Mehrfacheingaben vermieden und die administrativen Tätigkeiten bei der Abrechnung von Reisekosten auf ein Minimum reduziert.

Neben diesen Partnern berücksichtigen wir gerne Ihre individuellen Wünsche für Partnerunternehmen, deren Services Sie an das Reisebuchungssystem VICTOR anbinden möchten.

Häufig gestellte Fragen

Derzeit ist VICTOR in Deutsch und Englisch verfügbar. Welche Sprache angezeigt wird, kann auf Nutzerebene individuell festgelegt werden. Weitere Sprachen integrieren wir auf Anfrage.

VICTOR ist derzeit in Deutschland, Österreich und der Schweiz über Ihren Reisebüropartner oder direkt über PASS erhältlich. Weitere Länder auf Anfrage.

Für Flugbuchungen können bei Fluggesellschaften, die dies gestatten (in der Regel alle Netz-Carrier), Reservierungen mit einer Preisgarantie und fest reservierten Plätzen gebucht werden. Sie können diese zu einem späteren Zeitpunkt bequem über das System dem Reisebüro zur Ticketausstellung freigeben (Booking on Hold).

In VICTOR können individuelle Reiserichtlinien für alle Leistungsträger hinterlegt werden. Hierbei ist wählbar, ob die Richtlinien nur optisch oder auch regulierend (z.B. Business Class kann nicht gebucht werden) hinterlegt werden.

Es sind verschiedene Arten von Genehmigungsprozessen abbildbar. Auch im Reisebüro offline getätigte Buchungen können über diese Genehmigungsverfahren abgewickelt werden.

Solange kein Genehmigungsverfahren eingerichtet ist, besteht die Möglichkeit, für mehrere Personen gleichzeitig zu buchen.

Es gibt eine Schnittstelle zum Reisekostenabrechnungssystem Viatos. Darüber können die Nutzerdaten sowie spezifische Daten einer Reise (Reisegrund, Ziel, Dauer, Kosten für getätigte Buchungen) übertragen werden. Der Aufruf des Systems kann dann aus VICTOR heraus ohne zusätzliches Einloggen erfolgen.

Derzeit existiert für Hotelbuchungen eine Schnittstelle zu ehotel und Amadeus. Die Anbindung von weiteren Systemen ist in Planung.

Ja, die Hinterlegung eigener Firmenstandorte ist möglich.

In VICTOR ist die Zusatzdatenerfassung äußert flexibel gelöst. So können abhängig von diversen Faktoren z.B. Reisegrund, Reiseziel und unterschiedliche Zusatzdaten abgefragt und übermittelt werden.

In der Regel 1 – 3 Stunden (je nach Komplexität).

Ja, eine Portalintegration mit Single-Sign-On (SSO) ist möglich – allerdings entstehen Zusatzkosten. Wir unterstützen derzeit SSO mit SAML 2.0.

Dies erfolgt durch den Versand an eine Queue. Von dort werden die Daten automatisch in die Booking Engine eingelesen. Es ist also keine manuelle Eingabe nötig.

Low-Cost-Carrier- und Linienflug-Ergebnisse werden auf der Ergebnisseite kombiniert dargestellt, sodass daraus das für Sie passende Ergebnis (Preis/Zeit) ausgesucht werden kann. Die Buchung erfolgt nahtlos in einem Buchungsschritt.  

Amadeus ist voll integriert. Sabre ist ebenfalls technisch integriert, erfordert jedoch eine kommerzielle Vereinbarung mit Sabre. Weitere GDS wie Travelport (Galileo/Apollo, Worldspan) können auf Anfrage integriert werden.

Individuelles Travel Management System

Die maßgeschneiderte Lösung zur Optimierung Ihres Geschäftsreisemanagements

Besonders Großunternehmen stehen angesichts der steigenden globalen und komplexen Anforderungen an das Geschäftsreisemanagement vor großen Herausforderungen. Diese lassen sich nicht mit einem Standardsystem abdecken. Speziell für solche Erfordernisse stellen wir mit unserem Travel Framework ein Modul-Set für Ihr maßgeschneidertes Travel Management System Business individual zur Verfügung. Daraus wählen Sie die Komponenten, die Sie für ihre Geschäftsreisenorganisation brauchen. Das ist Individualsoftware zum Preis von Standardsoftware.

Travel Framework und Travel Backend
Travel Framework & Travel Backend

Travel Framework

Mit welchen Funktionen soll Ihr individuelles Travel Management System ausgestattet sein? Bedienen Sie sich bei der Wahl Ihrer Module aus unserem umfangreichen Travel Framework.

Travel Backend 

Das Travel Backend beinhaltet ein umfangreiches Spektrum an Komponenten, mit denen Sie gestalten können, auf welchen Travel Content Sie zugreifen möchten und wie dieser in Ihrem System aufbereitet wird.

Rules Engine

Die integrierte Rules Engine ermöglicht es Ihnen, komplexe Reiserichtlinien zu verwalten und darzustellen. Dabei ist die Bedienoberfläche übersichtlich und intuitiv. Rechte und Rollen können Sie bis hin zur Anwenderebene unterschiedlich definieren. Auf diese Weise garantiert Ihnen das TMS Flexibilität und Individualität.

Vorteile

Optimierung der Reisekosten

Optimierung der Reisekosten

Überzeugen Sie sich vom sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis unseres TMS. Neben einer globalen Kostenkontrolle ermöglicht die Lösung die Einsparung von Abwicklungsprovisionen. Individuelle Reiserichtlinien führen überdies zur Senkung der Reisekosten.

Nahtlose Integration in Ihre Unternehmensprozesse

Nahtlose Integration in Ihre Unternehmensprozesse

Das Travel Management System lässt sich nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse integrieren. Es eignet sich hervorragend für den weltweiten Einsatz in global agierenden Unternehmen. Somit entfällt die Notwendigkeit, mehrere regionale Systeme im Einsatz zu haben.

Flexibilität

Flexibilität

Für Flexibilität sorgt der modulare Aufbau des Systems: Sie wählen aus einem Set an Komponenten die Zusammenstellung, die für Ihre Zielsetzungen sinnvoll ist. Auch nach außen hin, mit Blick auf die Schnittstellen zu Providern und Partnern, bietet Ihnen das System alle Freiheiten.

Individualität

Individualität

Verwirklichen Sie Ihre Vorstellungen darüber, was das System beinhaltet und leistet. Der Name TMS individual ist Programm: Sie bestimmen, was Sie brauchen. Spätere Anpassungen oder Erweiterungen können jederzeit vorgenommen werden, z.B. um neue Anforderungen zu erfüllen.

Anwendungsszenario einer amerikanischen Großbank

Fakten zum Einsatz und zu den Einsparungen von PASS TMS in der Praxis

Bei einer Zahl von über 11.000 Anwendern weltweit und mehr als 200.000 Buchungen pro Jahr wurden Millionen an Kosten und hunderte Stunden im Rahmen des Travel Managements eingespart.

Zudem wurden komplexe landesspezifische Geschäftsreiserichtlinien der Bank mittels der Rule Engine des PASS TMS für einen höchstmöglichen Flexibilitäts- und Automatisierungsgrad des Geschäftsreisemanagements konfigurativ abgebildet.

Über 11000 Nutzer weltweit

Über 200000 Buchungen pro Jahr

Bis zu 33 % Kostenersparnis indirekter Reisekosten

Pro Jahr bis zu 555 h Zeitersparnis beim Buchungsprozess

Im Gegensatz zu den direkten Reisekosten für Flug, Hotel, Mietwagen, Zug, beziehen sich die indirekten Kosten auf alle Ausgaben innerhalb der Prozesskette (Reiseplanung, Bestellung, Bezahlung, Controlling). Durch Prozessoptimierung, bessere Tarifausnutzung, Nutzung des Online Booking Tools und Einhaltung der Reiserichtlinien können diese minimiert werden.

Maximale Flexibilität und Individualität im Business Travel Management

Flexibilität war das oberste Gebot bei der Implementierung unseres Travel Frameworks, da die Reisebranche einem fortlaufenden und teilweise sehr raschen Änderungsprozess unterliegt und jeder Kunde individuelle Anforderungen an das System sowie den Leistungsbezug stellt:

Flexibler Leistungsbezug hinsichtlich des Funktionsumfangs

Sie bestimmen den Leistungsumfang Ihres Travel Management Systems. Daher ist unser Travel Framework aus Komponenten aufgebaut, die – wie bei einem Baukastensystem – miteinander kombinierbar sind. So kann die für Sie passende Lösung konfiguriert werden.

Weiter besteht die Möglichkeit, über einen Konfigurationsmanager zahlreiche Einstellungen vorzunehmen. Beispielsweise legen Sie als Travel Manager fest, wann welche Vorbelegungen erfolgen, welcher Anwender mit welchem Workflow bedient wird und vieles mehr.

Flexibler Leistungsbezug mit Blick auf die Buchungsschnittstellen

Über unsere Buchungsschnittstelle XX/1 werden die Leistungen der verschiedenen Anbieter (Flug-, Hotel-, Mietwagen-, Bahn- und Technologieanbieter) normalisiert und über ein einheitliches XML-Format zur Verfügung gestellt. Das XX/1-XML-Format wird Weltstandard für die Reiseindustrie werden, da der Vorschlag der IATA-Resolution 787 NDC auf den XX/1-XML-Schemas basiert. Dieses API besteht seit dem Jahr 2000. Es wird von GDS, TMCs, Veranstaltern, OTAs, Spezialanbietern und Firmenkunden genutzt.

Flexible Definition des optimalen und/oder individuellen Workflows

Unser Travel Framework basiert auf einer serviceorientierten Architektur (SOA), die den einfachen Austausch von Services erlaubt. Damit können beispielsweise Workflows gemäß Ihren individuellen Anforderungen gestaltet werden.

Flexibler Leistungsbezug bezüglich der Service-Provider

Unsere bestehenden Service-Provider können aus technischer Sicht jederzeit nahtlos ausgetauscht werden. Damit geraten Sie in keine Abhängigkeiten. PASS bietet die Leistungen in Zusammenarbeit mit Partnern an. Wenn Sie jedoch andere Partner für bestimmte Services wünschen oder bestimmte Leistungen nicht benötigen, so berücksichtigen wir dies.

Flexible Anpassung der GUI

Wir können unser Travel Management System schnell an Ihren Styleguide anpassen. Möglich ist dies durch die Trennung von Oberfläche und Business-Logik, dem Skin-Konzept: Die GUI ist bewusst äußerst schlank ausgelegt. Die Business-Logik ist nicht in der Oberfläche hinterlegt, sondern in Business-Objekten, die getrennt aufgerufen werden können. Der größte Vorteil ist die Unabhängigkeit vom Anwendungsfall: Während die meisten Reisebuchungstools entweder ausschließlich auf den Consumer- oder Business-Markt zugeschnitten sind und Agentenoberflächen vom jeweiligen GDS angeboten werden, ist hier die Basis für jede Oberfläche die Gleiche.

Flexible Integration in Ihre Systemlandschaft

Ihre Schnittstellen können einfach integriert werden, aber auch Sie können das System in Ihre Prozesse integrieren. Wenn Sie beispielsweise ein eigenes Genehmigungsverfahren haben, ist es möglich, über die direkte Anbindung an die Travel XML API die Buchungen aus dem System zu laden und dann mit einem Remark wieder an das System zurück zu spielen. Natürlich können auch bestehende Systeme in die Systemlandschaft eingebunden werden. Typischerweise nutzen die meisten unserer Geschäftskunden ein Single Sign-On (SSO), sodass sie sich nur einmal im Unternehmensnetzwerk einloggen müssen. 

Flexible Gestaltung der Reiserichtlinien Ihrer Geschäftsreise

Ihre Reiserichtlinien können wir in unserer Rules Engine erfassen oder Sie als Travel Manager bedienen diese Rules Engine selbst und können so komplett unabhängig agieren. Die Verwendung einer Rules Engine zur Erstellung flexibler Reiserichtlinien und zur Steuerung von Inhalten ermöglicht die optimale Vorauswahl der Angebote. Wir haben die Open Source Engine Drools integriert, weil sie – aus unserer Sicht – keine Wünsche offen lässt. Open Source heißt hierbei: erprobt, einfach zu bedienen und zukunftssicher. Natürlich kann auch jede andere Rules Engine integriert werden.

Rules Engine

Die integrierte Rules Engine ermöglicht Ihnen neben vielen weiteren Funktionen, komplexe Reiserichtlinien zu verwalten und darzustellen. Darüber hinaus können sie mit der Rules Engine sehr individuell auf bestimmte Buchungsfälle reagieren. Dies ist insbesondere bei der Verwendung von alternativen Buchungskanälen wie z.B. Low Cost Carrier oder anderen Nicht-GDS-Kanälen hilfreich. Auf diese Weise garantiert Ihnen das TMS Business Flexibilität und Individualität.

Hier nur einige Funktionen der Rules Engine:

Reiserichtlinien/Vertragsausschöpfung

Reiserichtlinien/Vertragsausschöpfung

Die Rules Engine ermöglicht Ihnen die Definition komplexer Reiserichtlinien, um die optimale Ausschöpfung bestehender Verträge zu erreichen.

File Finishing

File Finishing

Sie können Regeln für das File Finishing erstellen. Dabei werden auch besondere Gegebenheiten wie die Buchung von Low-Cost-Carriern, spezifische Leistungsträger, alternative Buchungskanäle und vieles mehr berücksichtigt. So können z.B. für jede dieser Gegebenheiten zusätzliche Daten in die Buchung geschrieben oder Daten aus der Buchung entfernt werden.

Individualisierung von Workflows

Individualisierung von Workflows

Die Rules Engine ermöglicht es, in bestehende Workflows einzugreifen und diese je nach Situation individuell abzuändern. Für bestimmte Buchungen können so z.B. zusätzliche Daten erfasst und bei Bedarf sogar individuelle Dialoge angezeigt werden.

Flexible Ausnahmenbehandlung

Flexible Ausnahmenbehandlung

Gerade die Buchung über alternative Kanäle kann Unternehmen vor ganz neue Herausforderungen stellen. Was z.B. soll geschehen, wenn bei einer Buchung nur eine Strecke gebucht werden konnte, die zweite jedoch nicht und die Stornierung nur gegen einen Gutschein erfolgen kann? In diesem Fall greifen vordefinierte Regeln, die entsprechend nachgelagerte Prozesse anstoßen. So wird sichergestellt, dass dem Unternehmen kein Geld verloren geht.

Distributionssteuerung

Distributionssteuerung

Auf bestimmten Strecken sollen nur Low Cost Airlines gebucht werden? In bestimmten Städten sollen Fahrzeuge nur bei einem bestimmten Anbieter gebucht werden? Diese und ähnliche Regeln können Sie mit der Rules Engine problemlos erstellen.

Geschäftsreisen auch unterwegs im Blick

Die App zum System

Um Ihre Geschäftsreise einfacher zu planen, gibt es die Möglichkeit, Ihr Travel Management System auch auf mobilen Endgeräten verfügbar zu machen. So sind Sie z.B. durch eine Travel-App immer und überall in der Lage, sofort auf die gewünschten Reisedaten zu zugreifen.

Entdecken Sie, wie unkompliziert Business Travel Management sein kann! Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.

Häufig gestellte Fragen

Es gibt zahlreiche Referenzen. Auf Anfrage vermitteln wir gerne Referenz-Gespräche zu unseren Kunden.

Das Ausmaß an Individualität, Flexibilität, die Integrationsfähigkeit in Ihre firmeneigenen Prozesse und der Preis. Wir bieten außerdem die Möglichkeit, dass Sie selbst hosten bzw. dass Sie für die Technologie bezahlen und nicht für jede Buchung (flexible Preismodelle).

Wer ein Massenprodukt möchte, wird beim Wettbewerb wie Concur fündig. Davon abgesehen sind hier die Kosten deutlich höher. Nach dem Zusammenschluss von Concur und SAP ist mit einem weiteren Preisanstieg zu rechnen.

Bei SAP und Concur müssen Unternehmen ihre Prozesse an deren Vorstellungen anpassen. Bei PASS konzentrieren wir uns darauf, weitestgehend die Prozesse der Kunden abzubilden.

Warum kann PASS preisgünstiger anbieten? Bereits seit der Unternehmensgründung lautet unser Grundsatz „Individualsoftware zum Preis von Standardsoftware auf der Basis wiederverwendbarer Komponenten" und durch eine Service-Oriented Architecture (SOA).

Ein weiterer Vorteil: Wir konzentrieren uns auf den Shopping/Booking-Part und können sämtliche Expense Management Tools einsetzen – der Kunde kann somit die für ihn beste Alternative wählen.

Unsere Rechenzentren befinden sich in Miami (USA) und Aschaffenburg (Deutschland). In Deutschland ist es das PASS-eigene Rechenzentrum, in USA betreiben wir unsere eigene Hardware in einem Rack in Terremark (eine SSAE-16 Facility). Keines der Rechenzentren beinhaltet einen Single Point of Failure. Sie sind komplett redundant: Die Datenbestände werden regelmäßig in beiden Rechenzentren synchronisiert, sodass das jeweils andere Datencenter jederzeit übernehmen kann.

Welche Lösung ist die passende für mein Unternehmen?

Das passende System für Privatunternehmen unterschiedlicher Größen mit unterschiedlichen Anforderungen

Basierend auf den individuellen Anforderungen von Unternehmen unterstützen die Lösungsvarianten des PASS Travel Management alle Beteiligten einer Geschäftsreise bei den einzelnen Schritten von Antrag, Genehmigung, Buchung und Abrechnung – ohne Medienbrüche. Unsere Systeme sind modular aufgebaut. Dies bietet die Möglichkeit, gezielt nur einzelne Komponenten zu nutzen und eigene, bestehende Lösungen zu integrieren. Für das Travel Management privater Unternehmen bieten wir zwei Lösungsvarianten.

Wählen Sie das für Ihre Anforderungen passende System aus:

Standardlösung

Individuallösung

Kleine und mittelständische UnternehmenGroßunternehmen

TMS  standard (VICTOR)

TMS business individual

TMS mit allen wichtigen Grundfunktionen zur Buchung von Geschäftsreisen inklusive Zusatzfunktionen wie Genehmigungsverfahren und Reporting.

Sie bestimmen den Umfang für Ihr individuelles TMS. Wählen Sie hierfür die Module aus unserem Travel Framework und erweitern Sie die vorhandenen Funktionen nach Ihren individuellen Anforderungen.

Integration in ca. 1 – 3 WochenEntwicklungsdauer je nach Umfang

 

 

Funktionsvergleich

Gesamtüberblick über alle Features

Standard oder Business individual – für welche Variante unseres Travel Management Systems sollten Sie sich entscheiden? Der folgende Funktionsvergleich gibt Ihnen einen Überblick über alle Features und dient als Entscheidungshilfe:

Features des PASS Travel Management Systems

Leistungen TMS standard (VICTOR) TMS business individual
Buchungsmodule    
Buchungsmodul Linienflug
Buchungsmodul Low Cost Carrier
Buchungsmodul Deutsche Bahn
Buchungsmodul Auslandsbahnen
Buchungsmodul Hotel
Buchungsmodul Mietwagen
Flug    
Variable Suche (One Way, Round Trip, Multi-Segment [nur in Advanced])
Variable Anzeige (kombiniert, nach Tarif, Zeit, Verfügbarkeit uvm.)
Preiskombinationslogik
Alternative Flugtarife (z.B. erstattungsfähig vs. nicht erstattungsfähig)
Warteliste  
Zusatzleistungen
Reiserichtlinien in Abhängigkeit von Airline und Routing
Reisemanagement    
Management der eigenen Reisen
Management der zugordneten Reisenden (Sekretariatsfunktion)
Profilverwaltung    
Hinterlegung von (Firmen-)Standorten für die Hotelsuche
Buchung von Gastreisenden (ohne Profil)
Hinterlegung von Firmenprofilen
Hinterlegung von Reisenden-Profilen
Reisestellen-Funktion
Profilexport nach Amadeus
Import- und Export von Profildaten im CSV-Format
Import als XML-Feed
E-Mail-Versand    
Versand von Standardreiseplänen inkl. ics-Kalenderdatei
Versand von individualisierten Reiseplänen
Versand von Workflow-E-Mails
Versand von individualisierten Workflow-E-Mails
Versand von Workflow-E-Mails mit Genehmigungslinks
Workflow    
Erfassung von standardisierten Zusatzdaten (z.B. Kostenstelle)
Erfassung von individuellen Zusatzdaten
Darstellung von allgemeinen Reiserichtlinien
Darstellung von individuellen Reiserichtlinien
Workflow-Steuerung anhand individueller Reiserichtlinien
Booking on Hold (Optionsbuchungen)
Genehmigungsverfahren Standard
Genehmigungsverfahren individuell
Offline-Anfrage an Reisebüro
Integration Reisekostenabrechnungssystem Viatos
Reporting    
Reporting-Modul Standard
Reporting-Modul individuell
Informationssystem    
Allgemeine Informationen (z.B. Check-in-Seiten Airlines)
Individuelle Informationen (z.B. Kontaktdaten, Reiserichtlinien)
Internes Informationssystem (News Flash) für Travel Manager
Travel Arranger Cockpit
Administration    
Administration der Profilanwendung
Administrator-Konsole für individuelle Einstellungen
Administration von Firmenrichtlinien und -policies
Agentur-Handling    
Standard PNR-Struktur
Individuelle PNR-Struktur
Standard Queue-Konfiguration
Individuelle Queue-Konfiguration
Einlesen von Offline-Buchungen
Individuelle Preisgestaltung von Offline-Buchungen
Offline-Umbuchung durch Agentur via Queue
Schnittstellen    
Flug – Amadeus (alle Linienfluggesellschaften)
Flug – Sabre (alle Linienfluggesellschaften)
Flug – Low Cost Carrier
Flug – Travelport uAPI ACH
Bahn – Deutsche Bahn (BiBe/BOB-C)
Bahn – Silverrail
Hotel – VDA ehotel
Hotel – Amadeus
Mietwagen – Amadeus
Mietwagen – VDA Sixt
Mietwagen – VDA Europcar
Viatos – Reisekostenabrechnungssystem
Google Maps (Lizenz erforderlich)
Bing Maps (Lizenz erforderlich), kostenfrei bis zu gewissem Volumen
= kostenpflichtige Zusatzleistungen

Als browserbasierte Anwendung ist unser Travel Management System generell unabhängig vom Betriebssystem. Das System wird im PASS-eigenen, ISO-27001-konformen Rechenzentrum in Deutschland gehostet.

Über die hier aufgeführten Merkmale hinaus erfüllen wir gerne auch Ihre individuellen Wünsche in Bezug auf spezielle Funktionen, Module, Schnittstellen, eine Benutzeroberfläche in Ihrem Corporate Design oder den Betrieb und Service rund um das System.