Travel Management System

Organisation, Abwicklung und Abbildung Ihrer Geschäftsreiseprozesse

Travel Management System – die Lösung für Ihr Geschäftsreisemanagement

Business Travel Management – vollständig und übersichtlich gelöst

Unser Travel Management System bietet Unternehmen die Möglichkeit zur effizienten Buchung von Geschäftsreisen und zur Abwicklung aller damit verbundenen Prozesse. Mit dieser Lösung lässt sich der gesamte Geschäftsreiseprozess organisieren, abwickeln und transparent abbilden. Wir ermöglichen Ihnen ein komfortables Geschäftsreisemanagement und unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer Abläufe und Reisekosten.

Geschäftsreiseprozesse werden funktional und vollständig abgebildet, gesteuert und vereinfacht. Dabei reicht der Workflow von der Reiseplanung bis hin zum Reporting. Die integrierte Workflow-Steuerung unterstützt beim Bestellen und Buchen von Reiseleistungen sowie bei der Abbildung von Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren.

Geschäftsreisende oder Travel Arranger können ihre Reise online, über unser Travel Management System oder offline buchen. Jede Buchung wird direkt in das System übernommen, sodass alle Beteiligten die vielfältigen Möglichkeiten des Workflow Mangements nutzen können.

Standard- oder Individuallösung? – Sie entscheiden!

Wir bieten unser Travel Management System in zwei verschiedenen Produktvarianten an, die auf demselben Framework basieren: Die Standardlösung ist durch zahlreiche Funktionen erweiterbar und wird dadurch zu einer Individuallösung mit einem speziell für Sie zusammengestellten Projektteam und einer individuellen Implementierungs-Timeline.

Wählen Sie aus unserem Travel Framework die Module aus, die Sie für Ihr Geschäftsreisemanagement benötigen. Unser Travel Backend beinhaltet ein umfangreiches Spektrum an Komponenten, mit denen Sie gestalten können, auf welchen Travel Content Sie zugreifen möchten und wie dieser in Ihrem System aufbereitet wird.

Damit profitieren Sie von unserem einzigartigen Konzept: Individualsoftware zum Preis von Standardsoftware.

Kennen Sie Ihre Daten?

Unser Savings Calculator hilft Ihnen, Ihre Kostenstruktur zu verstehen und zu verbessern

Finden Sie heraus, wie viel Sie mit unserem Travel Management System sparen können.
Der Savings Calculator (für globale Unternehmen) hilft Ihnen bei der Ermittlung realistischer, jährlicher Einsparungen, wie sie von unseren Kunden bereits erzielt wurden.

All Ihre Eingabeparameter werden berücksichtigt.

Ersparnisse, ab 10.000+ Buchungen pro Monat, können durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden, z.B. durch

  • geringerer Preis pro PNR
  • reduzierte Offline-Buchungen
  • direkte Integration von Web-Buchungen in das Travel Management Programm
  • optimale Ausschöpfung von Unternehmensverträgen

All diese Aspekte werden vom Savings Calculator berücksichtigt.

Geben Sie einfach Ihre Werte ein und ermitteln Sie Ihr Einsparpotenzial. Vielleicht ist es Ihnen den Umstieg auf unser System wert.

Bitte beachten Sie, dass außer den Einsparungen bei Unternehmensverträgen nur die Transaktionskosten berücksichtigt werden, keine Tarife, Steuern oder andere Kosten, die Sie nicht beeinflussen können. Wir sind uns sicher, dass jeder Manager Interesse daran hat, die Betriebskosten zu senken.

Travel Management von der Planung bis zum Report

Unser TMS begleitet Sie auf allen Stationen einer Geschäftsreise

Reiseplanung: Bei der Reiseplanung werden unter anderem Corporate-Raten und weitere mit Hilfe der Rules Engine definierte Regeln berücksichtigt. Dabei ist es nicht entscheidend, die günstigste Option, sondern die individuell beste Verbindung zu ermitteln. Die Suchergebnisse basieren auf persönlichen Präferenzen und individuellen Unternehmensrichtlinien. Sofern eine Genehmigung der Reise notwendig ist, wird diese entsprechend beim definierten Genehmiger angefragt.

Reisebuchung: Bei der Reisebuchung werden definierte Daten im Hintergrund geprüft. Fehlende Angaben im Profil fragt das System eigenständig beim Nutzer an. Automatisch definierte Remarks werden in die Buchung geschrieben, Frequent-Flyer-Karten aktiv angezeigt und berücksichtigt, Sitzplätze reserviert. Das Ticketing kann ebenfalls über das System erfolgen oder alternativ über den bestehenden Workflow einer Ticketing Queue. Beim Waitlisting oder anderen möglichen Service-Optionen sind automatische Hintergrundprozesse mit dem Reisebüro definiert. Der Geschäftsreisende erhält schließlich eine Buchungsbestätigung sowie einen entsprechenden Kalendereintrag mit den wichtigsten Reiseinformationen.

Pre-/On-Trip: Bei Bedarf erhält der Reisende weitere Informationen zu seiner Reise. Außerdem können jederzeit Änderungen vorgenommen werden. Neuste Exchange- sowie Refund-Methoden sind ebenso integriert wie das Zubuchen von Ancillary Services.

Reisekosten: Die Reisebuchungsdaten werden entweder direkt, via Import- und Export-Funktion oder indirekt über Corporate-Card-Anbieter (z.B. AirPlus) in das präferierte Reisekostenabrechnungssystem übermittelt. Während der Reise werden alle Daten übertragen und die doppelte Eingabe entfällt.

Report: Umfassende Reportingfunktionen inklusive vordefinierter Standard-Reports unterstützen den verantwortlichen Travel Manager bei der Analyse und Optimierung des Geschäftsreiseprozesses.

Highlights

Individualität

Individualität

Sie wählen aus einem Set an funktionalen Komponenten die Zusammenstellung, die für Ihre individuellen Zielsetzungen sinnvoll ist. Spätere Anpassungen oder Erweiterungen können jederzeit flexibel vorgenommen werden, z.B. um neue Anforderungen zu erfüllen.

Integration

Integration

Unser TMS lässt sich nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse integrieren. Damit eignet es sich hervorragend für den weltweiten Einsatz in global agierenden Unternehmen und für Sie entfällt die Notwendigkeit, mehrere regionale Systeme im Einsatz zu haben.

Kostenoptimierung

Kostenoptimierung

Mit Hilfe unserer Lösung senken Sie sowohl die direkten als auch die indirekten Reisekosten, u.a. durch den Einsatz individueller Reiserichtlinien. Neben einer globalen Kostenkontrolle ermöglicht unser System auch die Einsparung von Abwicklungsprovisionen.

Internationalität

Internationalität

Bei unserem TMS handelt es sich um ein zentrales Tool für den weltweiten Einsatz mit Bereitstellung der jeweils benötigten länderspezifischen Einstellungen, z.B. hinsichtlich unterschiedlicher Inhalte, Reiserichtlinien und Remarks.


Weitere Vorteile

Übersichtlichkeit

Übersichtlichkeit

Unser Travel Management System führt alle Reisebuchungen unabhängig von ihrer Buchungsquelle an einer zentralen Stelle zusammen.

Flexibilität

Flexibilität

Unsere serviceorientierte IT-Architektur (SOA), Workflow Engine und Rules Engine garantieren Ihnen maximale Flexibilität.

Kontrolle

Kontrolle

Echtzeit-Reporting sowie die Profil- und Rechtebearbeitung garantieren Ihnen jederzeit die Kontrolle über Kosten und Ihre Travel Policies.

Automatisierung

Automatisierung

Die vollständige Automatisierung des Geschäftsreiseprozesses führt zu vereinfachten Genehmigungsverfahren und transparenten Informationen.

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit

Die intuitive grafische Oberfläche mit übersichtlicher, funktionaler Anordnung der Bedienelemente sorgt für Nutzerkomfort.

Anbindung

Anbindung

Mit Hilfe der in unserer Online Booking Engine integrierten Schnittstelle gelingt die optimale Zusammenarbeit mit Ihrem Reisebüro.

Sicherheit

Sicherheit

Unser TMS ist eine webbasierte Anwendung mit SSL-Verschlüsselung. Betrieb und Wartung erfolgen im ISO-konformen PASS-Rechenzentrum in Deutschland und/oder den USA (SSAE-16). Wir sind PCI-DSS-zertifiziert und gehören dem EU-US Privacy Shield an.

Service

Service

Unsere Kunden haben den direkten Draht zum PASS Support Center mit qualifiziertem Fachpersonal.

Rules Engine

Individualität mit System – Reiserichtlinien und mehr

In unser Travel Management System ist das Open Source Business Rules Management System Drools integriert, das Ihnen die Definition, Darstellung und Verwaltung komplexer Reiserichtlinien zur optimalen Ausschöpfung bestehender Verträge ermöglicht. Auf bestimmten Strecken sollen beispielsweise nur Low Cost Airlines gebucht werden? In bestimmten Städten sollen Fahrzeuge nur bei einem bestimmten Anbieter gebucht werden? Es dürfen nur maximal fünf Mitarbeiter Ihres Unternehmens im gleichen Flugzeug sitzen? All diese und ähnliche Regeln können Sie mit Hilfe der Rules Engine problemlos erstellen: Wenn-Dann-Beziehungen können an jedem Punkt des Workflows integriert werden, um das Verhalten eines jeden Business-Objekts des Systems zu beeinflussen.

So trägt die Rules Engine unseres Travel Management Systems wesentlich zur Individualisierung von Workflows bei. Sie erlaubt Ihnen, in bestehende Workflows einzugreifen und diese je nach Situation individuell abzuändern. Für bestimmte Buchungen können beispielsweise zusätzliche Daten erfasst und bei Bedarf sogar individuelle Dialoge angezeigt werden.

Open Source wiederum garantiert einfache Arbeitsabläufe und kontinuierliche Verbesserungen.

Flexible Ausnahmenbehandlung

Gerade die Geschäftsreisebuchung über alternative Kanäle kann Unternehmen vor ganz neue Herausforderungen stellen. Was soll beispielsweise geschehen, wenn bei einer Buchung von zwei Strecken nur eine gebucht werden konnte und die Stornierung nur gegen einen Gutschein erfolgen kann? In diesem Fall stoßen die mittels der Rules Engine vordefinierten Regeln entsprechend nachgelagerte Prozesse an.

File Finishing

Auch für das File Finishing können Sie Regeln erstellen und dabei auch besondere Gegebenheiten wie die Buchung von Low-Cost-Carriern, spezifische Leistungsträger, alternative Buchungskanäle und mehr berücksichtigen. Unter anderem lassen sich so für jede dieser Gegebenheiten zusätzliche Daten in die Buchung schreiben oder Daten aus der Buchung entfernen.

Screenshots

Anwendungsszenario einer amerikanischen Großbank

TMS in der Praxis – Fakten zum Einsatz und den Einsparungen

Eine amerikanische Großbank setzt unser Travel Management System ein, um den eigenen Geschäftsreiseprozess zu optimieren. Bei einer Zahl von über 11.000 Anwendern weltweit und mehr als 200.000 Buchungen pro Jahr konnten Kosten in Millionenhöhe und mehrere Hundert Arbeitsstunden eingespart werden.

Zudem wurden komplexe landesspezifische Geschäftsreiserichtlinien der Bank mittels unserer Rules Engine für einen höchstmöglichen Flexibilitäts- und Automatisierungsgrad des Reisemanagements konfigurativ abgebildet.

Unser Kollege Michael Strauss in „Business Travel Executive, Juni 2018”

”We have a financial institution that completely took back control and purchased their own individual tailor-made booking tool where they can create their own rules by themselves. No need for them to schedule a meeting and 'vote' for a feature. If they want a feature, they can simply order it. They get pure unfiltered data. They can react within hours. They have all they need to negotiate with their suppliers. This close relationship between seller and buyer enables them to know first-hand if a provider leaves a certain channel.”

 

Über 11000  Nutzer weltweit

Über 200000  Buchungen pro Jahr

Bis zu 33 % Kostenersparnis indirekter Reisekosten

Pro Jahr bis zu 555 h Zeitersparnis beim Buchungsprozess

Im Gegensatz zu den direkten Reisekosten für Flug, Hotel, Mietwagen und Zug beziehen sich die indirekten Kosten auf alle Ausgaben innerhalb der Prozesskette (Reiseplanung, Bestellung, Bezahlung und Controlling). Diese können durch Prozessoptimierung, bessere Tarifausnutzung, Nutzung des Online-Buchungstool und Einhaltung der Reiserichtlinien minimiert werden.

Produktvarianten im Vergleich

Welche Lösung ist die passende für mein Unternehmen?

Standardlösung

Individuallösung

Kleine und mittelständische UnternehmenGroßunternehmen

TMS  standard (VICTOR)

TMS business individual

StandardsoftwareIndividualsoftware

TMS mit allen wichtigen Grundfunktionen zur Buchung von Geschäftsreisen inklusive Zusatzfunktionen wie Genehmigungsverfahren und Reporting.

Sie bestimmen den Umfang für Ihr individuelles TMS. Wählen Sie hierfür die Module aus unserem Travel Framework und erweitern Sie die vorhandenen Funktionen nach Ihren individuellen Anforderungen.

Integration in ca. 1 – 3 WochenEntwicklungsdauer je nach Umfang

 


Gesamtüberblick über alle Features

Welche Produktvariante beinhaltet welche Funktionen?
 

Leistungen TMS standard (VICTOR) TMS business individual
Buchungsmodule    
Buchungsmodul Linienflug
Buchungsmodul Low Cost Carrier
Buchungsmodul Deutsche Bahn
Buchungsmodul Auslandsbahnen
Buchungsmodul Hotel
Buchungsmodul Mietwagen
Flug    
Variable Suche (One Way, Round Trip, Multi-Segment)
Variable Anzeige (kombiniert, nach Tarif, Zeit, Verfügbarkeit uvm.)
Preiskombinationslogik
Alternative Flugtarife (z.B. erstattungsfähig vs. nicht erstattungsfähig)
Warteliste  
Zusatzkosten  
Reiserichtlinien in Abhängigkeit von Airline und Routing
Reisemanagement  
Management der eigenen Reisen
Management der zugordneten Reisenden (Sekretariatsfunktion)
Profilverwaltung    
Hinterlegung von (Firmen-)Standorten für die Hotelsuche
Buchung von Gastreisenden (ohne Profil)
Hinterlegung von Firmenprofilen
Hinterlegung von Reisenden-Profilen
Reisestellen-Funktion
Profilexport nach Amadeus
Import- und Export von Profildaten im CSV-Format
Import als XML-Feed  
E-Mail-Versand  
Versand von Standardreiseplänen inkl. ics-Kalenderdatei
Versand von individualisierten Reiseplänen
Versand von Workflow-E-Mails
Versand von individualisierten Workflow-E-Mails
Versand von Workflow-E-Mails mit Genehmigungslinks
Workflow  
Erfassung von standardisierten Zusatzdaten (z.B. Kostenstelle)
Erfassung von individuellen Zusatzdaten
Darstellung von allgemeinen Reiserichtlinien
Darstellung von individuellen Reiserichtlinien
Workflow-Steuerung anhand individueller Reiserichtlinien
Booking on Hold (Optionsbuchungen)
Genehmigungsverfahren Standard
Genehmigungsverfahren individuell
Offline-Anfrage an Reisebüro
Integration Reisekostenabrechnungssystem Viatos
Reporting    
Reporting-Modul Standard
Reporting-Modul individuell
Informationssystem    
Allgemeine Informationen (z.B. Check-in-Seiten Airlines)
Individuelle Informationen (z.B. Kontaktdaten, Reiserichtlinien)
Internes Informationssystem (News Flash) für Travel Manager
Travel Arranger Cockpit
Administration  
Administration der Profilanwendung
Administrator-Konsole für individuelle Einstellungen
Administration von Firmenrichtlinien und -policies
Agentur-Handling  
Standard PNR-Struktur
Individuelle PNR-Struktur
Standard Queue-Konfiguration
Individuelle Queue-Konfiguration
Einlesen von Offline-Buchungen
Individuelle Preisgestaltung von Offline-Buchungen
Offline-Umbuchung durch Agentur via Queue
Schnittstellen  
Flug – Amadeus (alle Linienfluggesellschaften)
Flug – Sabre (alle Linienfluggesellschaften)  
Flug – Low Cost Carrier
Flug – Travelport uAPI ACH
Bahn – Deutsche Bahn (BiBe/BOB-C)
Bahn – Silverrail
Hotel – VDA ehotel
Hotel – Amadeus
Mietwagen – Amadeus
Mietwagen – VDA Sixt
Mietwagen – VDA Europcar
Viatos – Reisekostenabrechnungssystem
Google Maps (Lizenz erforderlich)
Bing Maps (Lizenz erforderlich)
= kostenpflichtige Zusatzleistungen

Haben Sie weitere Anforderungen?

Über die hier aufgeführten Merkmale hinaus erfüllen wir gerne auch Ihre individuellen Wünsche in Bezug auf spezielle Funktionen, Module, Schnittstellen, eine Benutzeroberfläche in Ihrem Corporate Design oder den Betrieb und Service rund um das System.

Unsere Partner

Transparente Reisekosten, Hotels weltweit zu Bestpreisen und der komplette Service vom Reisebüro



GDS-Partner

Seit 2000 sind wir zertifizierter Entwickler der bedeutenden GDS wie Amadeus, Sabre, Abacus und Travelport mit ihren hoch entwickelten Technologielösungen. Unser TMS ist über die PASS Travel-XML-Schnittstelle XX1 an die Systeme angeschlossen und ermöglicht damit den Zugriff auf deren weltweiten Reise-Content. Über Amadeus sind in unserer Lösung für die DACH-Länder beispielsweise rund 430 Fluggesellschaften, über 125.000 Hotels plus Content von mehreren großen Hotel-Aggregatoren und 33 Mietwagenfirmen angebunden. Über Sabre haben wir z.B. einem großen Finanzdienstleister den Zugriff auf über 400 Airlines, 32.000 Hotel- und 40 Mietwagen-Anbieter ermöglicht, außerdem auf mehrere Low-Cost Carrier über Travelports Airline Content (ACH), auf Bahn-Anbieter über SilverRail sowie auf andere Drittanbieter wie Limousinen-Aggregatoren.


Fluggesellschaften-Partner

Nach ihrem Siegeszug im touristischen Bereich gewinnen Billig-Airlines auch im Geschäftsreisesegment zunehmend an Bedeutung. Diese Geschäftsreisevariante steht auch Kunden unseres Travel Management Systems zur Verfügung. Über Aggregatoren wie Travelfusion und Pyton (mittlerweile von Amadeus übernommen) können wir auf Low Cost Carrier (LCCs) zugreifen. Mit seinem Produkt Elsy Arres bietet Pyton beispielsweise Zugriff auf rund 80 LCCs, Travelfusion auf rund 120 Content-Anbieter. Einige Airlines haben wir direkt angebunden (es werden beständig mehr), außerdem können wir über unsere NDC-Schnittstelle jegliche mit der IATA Resolution 787 kompatible Airline direkt ins Angebot aufnehmen, so z.B. Lufthansa über Farelogix.


Hotel-Partner

Hotel-Content wird oft als ein Manko verschiedener GDS angesehen. Wir hingegen haben eine große Zahl an Hotelaggregatoren angebunden, z.B. ehotel, das auf die Organisation von weltweiten Hotelreservierungen, Tagungen und Veranstaltungen für Geschäftsreisende spezialisiert ist. Dabei steht den Kunden ein Portfolio von mehr als 330.000 Hotels mit anfrageaktuellem Best-Buy-Abgleich zur Verfügung. Neben der Hotelreservierung bietet ehotel Dienstleistungen zur Prozessoptimierung, z.B. durch die Integration zentraler Bezahlfunktionen direkt über ehotel mit "Central Billing" oder in Kooperation mit renommierten Kreditkartenunternehmen.


Mietwagen-Partner

Neben den GDS haben wir sowohl weitere Mietwagenaggregatoren als auch direkte Anbindungen zu den führenden Mietwagenanbietern integriert. Hier können Ihre Vertragsraten hinterlegt und, sofern gewünscht, bei der Buchung hervorgehoben werden.


Bahn-Partner

Unser TMS integriert die Angebote der Deutschen Bahn und von SilverRail (kürzlich von Expedia übernommen) mit über 35 Bahnsystemen aus sieben Ländern. Über SilverRail sind z.B. Amtrak (USA) und ATOC (UK) direkt über unser System buchbar. 


VICTOR-Partner

Corporate Travel Partners (CTP) ist ein Beratungsunternehmen für modernes Travel Management, dessen Schwerpunkt auf der Prozessoptimierung bei Unternehmen und Reisebüros mit hohem Geschäftsreiseaufkommen liegt. CTP ist unser langjähriger Partner bei der Neu- und Weiterentwicklung unseres Travel Management Systems. Der Business-Travel-Spezialist bringt das fachliche Know-how zum Geschäftsreisemanagement ein, PASS ergänzt die Partnerschaft mit seiner Technologie- und Entwicklungskompetenz.


Fullfillment-Partner

Giller Reisen ist eines der größten privaten Reisebürounternehmen Deutschland und seit 1999 Business-Plus-Partner der Lufthansa-City-Center-Kooperation, was den Service eines privat geführten Unternehmen mit den Vorteilen einer großen Reisebürokette verknüpft. Unser TMS wurde in Zusammenarbeit mit Giller Reisen entwickelt, unserem Fulfillment-Partner für die Buchung der gesamten Geschäftsreise. Während Giller seine langjährigen Erfahrungen im Firmenkundengeschäft und tiefe Kenntnis der Reisebüroprozesse in die Partnerschaft einbringt, ergänzt PASS diese durch seine über 30-jährige IT-Kompetenz in der Travel-Branche.

Anwenderbericht lesen 


Expense-Partner

Viatos ist Spezialist für das Reisekostenmanagement vor, während und nach der Geschäftsreise. Die gleichnamige Softwarelösung bildet den gesamten Prozess rund um die Reisekostenabrechnung webbasiert ab – von der Reiseplanung bis hin zur Prüfung und Übergabe der Daten an andere IT-Systeme. Dank Viatos werden Medienbrüche und Mehrfacheingaben vermieden und die administrativen Tätigkeiten bei der Reisekostenabrechnung auf ein Minimum reduziert.

Arbeiten Sie mit weiteren oder anderen Partnern zusammen?

Wir berücksichtigen gerne Ihre individuellen Wünsche bezüglich Partnerunternehmen, deren Services Sie an unser Reisebuchungssystem anbinden möchten.

Hinweis: Unsere Anbindungen sind in der Regel auf rein technischem Niveau zu sehen. Kommerzielle Vereinbarungen, die Ihnen erlauben, das Angebot eines bestimmten Partners zu nutzen, müssen separat getroffen werden.

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