Travel Management System

Organisation, Abwicklung und Abbildung Ihrer Geschäftsreiseprozesse

Travel Management System – die Software für Ihr Geschäftsreisemanagement

Business Travel Management – vollständig und übersichtlich gelöst

Unser Travel Management System (TMS) bietet Unternehmen die Möglichkeit zur effizienten Buchung von Geschäftsreisen und zur Abwicklung aller damit verbundenen Prozesse. Mit dieser Software lässt sich der gesamte Geschäftsreiseprozess organisieren, abwickeln und transparent abbilden. Wir ermöglichen Ihnen ein komfortables Geschäftsreisemanagement und unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer Abläufe und Reisekosten.

Geschäftsreiseprozesse werden funktional und vollständig abgebildet, gesteuert und vereinfacht. Dabei reicht der Workflow von der Reiseplanung bis hin zum Reporting. Die integrierte Workflow-Steuerung unterstützt beim Bestellen und Buchen von Reiseleistungen sowie bei der Abbildung von Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren.

PASS bei The Company Dime: Bauen Sie Ihr eigenes Travel Management System

Anwenderbericht: Globales Finanzinstitut sucht und bucht mit PASS

Dienstreisemanagement für Behörden: TMS Public Sector

Geschäftsreisende oder Travel Arranger können ihre Reise online, über unser Travel Management System oder offline buchen. Jede Reisebuchung wird direkt in das System übernommen, sodass alle Beteiligten die vielfältigen Möglichkeiten des Workflow Mangements nutzen können.

Savings Calculator für Ihr Geschäftsreisemanagement

Unser Travel Savings Calculator hilft Ihnen, Ihre Kostenstruktur zu verstehen und zu verbessern

Finden Sie heraus, wie viel Sie bei Geschäftsreisen mit unserem Travel Management System sparen können.

Der Travel Savings Calculator (für globale Unternehmen) hilft Ihnen bei der Ermittlung realistischer, jährlicher Einsparungen, wie sie von unseren Kunden bereits erzielt wurden.

All Ihre Eingabeparameter werden berücksichtigt.

Ersparnisse, ab 10.000+ Buchungen pro Monat, können durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden, z.B. durch

  • geringerer Preis pro PNR
  • reduzierte Offline-Buchungen
  • direkte Integration von Web-Buchungen in das Travel Management Programm
  • optimale Ausschöpfung von Unternehmensverträgen

All diese Aspekte werden vom Savings Calculator berücksichtigt.

Geben Sie einfach Ihre Werte ein und ermitteln Sie Ihr Einsparpotenzial. Vielleicht ist es Ihnen den Umstieg auf unser TMS wert.

Bitte beachten Sie, dass außer den Einsparungen bei Unternehmensverträgen nur die Transaktionskosten berücksichtigt werden, keine Tarife, Steuern oder andere Kosten, die Sie nicht beeinflussen können. Wir sind uns sicher, dass jeder Manager Interesse daran hat, die Betriebskosten zu senken.

Travel Management von der Planung bis zum Report

Unser Travel Management System begleitet Sie auf allen Stationen einer Geschäftsreise

Reiseplanung: Bei der Reiseplanung werden unter anderem Corporate-Raten und weitere mit Hilfe der Rules Engine definierte Regeln berücksichtigt. Dabei ist es nicht entscheidend, die günstigste Option, sondern die individuell beste Verbindung zu ermitteln. Die Suchergebnisse basieren auf persönlichen Präferenzen und spezifischen Unternehmensrichtlinien. Sofern eine Genehmigung der Reise notwendig ist, wird diese entsprechend beim definierten Genehmiger angefragt.

Reisebuchung: Bei der Reisebuchung werden definierte Daten im Hintergrund geprüft. Fehlende Angaben im Profil fragt das System eigenständig beim Nutzer an. Automatisch definierte Remarks werden in die Buchung geschrieben, Frequent-Flyer-Karten aktiv angezeigt und berücksichtigt, Sitzplätze reserviert. Das Ticketing kann ebenfalls über das System erfolgen oder alternativ über den bestehenden Workflow einer Ticketing Queue. Beim Waitlisting oder anderen möglichen Service-Optionen sind automatische Hintergrundprozesse mit dem Reisebüro definiert. Der Geschäftsreisende erhält schließlich eine Buchungsbestätigung sowie einen entsprechenden Kalendereintrag mit den wichtigsten Reiseinformationen.

Pre-/On-Trip: Bei Bedarf erhält der Reisende weitere Informationen zu seiner Reise. Außerdem können jederzeit Änderungen vorgenommen werden. Neuste Exchange- sowie Refund-Methoden sind ebenso integriert wie das Zubuchen von Ancillary Services.

Reisekosten: Die Reisebuchungsdaten werden entweder direkt, via Import- und Export-Funktion oder indirekt über Corporate-Card-Anbieter (z.B. AirPlus) in das präferierte Reisekostenabrechnungssystem übermittelt. Während der Reise werden alle Daten übertragen und die doppelte Eingabe entfällt.

Report: Umfassende Reportingfunktionen inklusive vordefinierter Standard-Reports unterstützen den verantwortlichen Travel Manager bei der Analyse und Optimierung des Geschäftsreiseprozesses.

Highlights des Travel Management Systems

Individualität

Individualität

Sie wählen aus einem Set an funktionalen Komponenten die Zusammenstellung, die für Ihre spezifischen Zielsetzungen sinnvoll ist. Spätere Anpassungen oder Erweiterungen können jederzeit flexibel vorgenommen werden, z.B. um neue Anforderungen zu erfüllen.

Integration

Integration

Unser TMS lässt sich nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse integrieren. Damit eignet es sich hervorragend für den weltweiten Einsatz in global agierenden Unternehmen und für Sie entfällt die Notwendigkeit, mehrere regionale Systeme im Einsatz zu haben.

Kostenoptimierung

Kostenoptimierung

Mit Hilfe unserer Software senken Sie sowohl die direkten als auch die indirekten Reisekosten, u.a. durch den Einsatz individueller Reiserichtlinien. Neben einer globalen Kostenkontrolle ermöglicht unser TMS auch die Einsparung von Abwicklungsprovisionen.

Internationalität

Internationalität

Bei unserem TMS handelt es sich um ein zentrales Tool für den weltweiten Einsatz mit Bereitstellung der jeweils benötigten länderspezifischen Einstellungen, z.B. hinsichtlich unterschiedlicher Inhalte, Reiserichtlinien und Remarks.

Weitere Vorteile

Übersichtlichkeit

Übersichtlichkeit

Unser Travel Management System führt alle Reisebuchungen unabhängig von ihrer Buchungsquelle an einer zentralen Stelle zusammen.

Flexibilität

Flexibilität

Unsere serviceorientierte IT-Architektur (SOA), Workflow- und Rules-Engine garantieren Ihnen maximale Flexibilität.

Kontrolle

Kontrolle

Echtzeit-Reporting sowie die Profil- und Rechtebearbeitung garantieren Ihnen jederzeit die Kontrolle über Kosten und Ihre Travel Policies.

Automatisierung

Automatisierung

Die vollständige Automatisierung des Geschäftsreiseprozesses führt zu vereinfachten Genehmigungsverfahren und transparenten Informationen.

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit

Die intuitive grafische Oberfläche mit übersichtlicher, funktionaler Anordnung der Bedienelemente sorgt für Nutzerkomfort.

Anbindung

Anbindung

Mit Hilfe der in unserer Online Booking Engine integrierten Schnittstelle gelingt die optimale Zusammenarbeit mit Ihrem Reisebüro.

Sicherheit

Sicherheit

Unser TMS ist eine webbasierte Anwendung mit SSL-Verschlüsselung. Betrieb und Wartung erfolgen im ISO-konformen PASS-Rechenzentrum in Deutschland.

Service

Service

Unsere Kunden haben den direkten Draht zu unserem Support Center mit qualifiziertem Fachpersonal.

Unsere Reisecontent-Anbieter

Transparente Reisekosten, Hotels weltweit zu Bestpreisen und der komplette Service vom Reisebüro

Unser Travel Management System basiert auf unserem Multi-Source XX1.

Rules Engine

Individualität mit System – Reiserichtlinien und mehr

In unser Travel Management System ist das Open Source Business Rules Management System Drools integriert, das Ihnen die Definition, Darstellung und Verwaltung komplexer Geschäftsreiserichtlinien zur optimalen Ausschöpfung bestehender Verträge ermöglicht. Auf bestimmten Strecken sollen beispielsweise nur Low Cost Airlines gebucht werden? In bestimmten Städten sollen Fahrzeuge nur bei einem bestimmten Anbieter gebucht werden? Es dürfen nur maximal fünf Mitarbeiter Ihres Unternehmens im gleichen Flugzeug sitzen? All diese und ähnliche Regeln können Sie mit Hilfe der Rules Engine problemlos erstellen: Wenn-Dann-Beziehungen können an jedem Punkt des Workflows integriert werden, um das Verhalten eines jeden Business-Objekts des Systems zu beeinflussen.

So trägt die Rules Engine unseres Travel Management Systems wesentlich zur Individualisierung von Workflows bei. Sie erlaubt Ihnen, in bestehende Workflows einzugreifen und diese je nach Situation individuell abzuändern. Für bestimmte Buchungen können beispielsweise zusätzliche Daten erfasst und bei Bedarf sogar spezifische Dialoge angezeigt werden.

Open Source wiederum garantiert einfache Arbeitsabläufe und kontinuierliche Verbesserungen.

Flexible Ausnahmenbehandlung

Gerade die Geschäftsreisebuchung über alternative Kanäle kann Unternehmen vor ganz neue Herausforderungen stellen. Was soll beispielsweise geschehen, wenn bei einer Buchung von zwei Strecken nur eine gebucht werden konnte und die Stornierung nur gegen einen Gutschein erfolgen kann? In diesem Fall stoßen die mittels der Rules Engine vordefinierten Regeln entsprechend nachgelagerte Prozesse an.

File Finishing

Auch für das File Finishing können Sie Regeln erstellen und dabei auch besondere Gegebenheiten wie die Buchung von Low-Cost-Carriern, spezifische Leistungsträger, alternative Buchungskanäle und mehr berücksichtigen. Unter anderem lassen sich so für jede dieser Gegebenheiten zusätzliche Daten in die Buchung schreiben oder Daten entfernen.

Screenshots unseres Travel Management Systems

Anwendungsszenario einer amerikanischen Großbank

Unser Travel Management System in der Praxis – Fakten zum Einsatz und den Einsparungen

Eine amerikanische Großbank setzt unser Travel Management System ein, um den eigenen Geschäftsreiseprozess zu optimieren. Bei einer Zahl von über 11.000 Anwendern weltweit und mehr als 200.000 Buchungen pro Jahr konnten Kosten in Millionenhöhe und mehrere Hundert Arbeitsstunden eingespart werden.

Zudem wurden komplexe landesspezifische Geschäftsreiserichtlinien der Bank mittels unserer Rules Engine für einen höchstmöglichen Flexibilitäts- und Automatisierungsgrad des Reisemanagements konfigurativ abgebildet.

Unser Kollege Michael Strauss in „Business Travel Executive, Juni 2018”

„Einer unserer Kunden, ein globales Finanzinstitut, hat mittels Erwerb seines eigenen, individuell konfigurierten Travel Management Systems die Kontrolle über sein gesamtes Reisemanagement zurückerobert: Im System können Reiseregeln direkt selbst erstellt werden ohne dass ein Change Request an PASS erforderlich ist. Wird ein neues Feature benötigt, so wird es einfach geordert. Auf interne und externe Anforderungen kann schnell reagiert werden. Das TMS liefert unserem Kunden ungefilterte Reisedaten sowie die Grundlage, um mit ihren Lieferanten zu verhandeln. Diese direkte Verbindung zwischen Verkäufer und Abnehmer von Reiseleistungen ermöglicht unserem Kunden größtmögliche Transparenz im Reisemarkt.“

Über 11000  Nutzer weltweit

Über 200000  Buchungen pro Jahr

Bis zu 33 % Kostenersparnis indirekter Reisekosten

Pro Jahr bis zu 555 h Zeitersparnis beim Buchungsprozess

Im Gegensatz zu den direkten Reisekosten für Flug, Hotel, Mietwagen und Zug beziehen sich die indirekten Kosten auf alle Ausgaben innerhalb der Prozesskette (Reiseplanung, Bestellung, Bezahlung und Controlling). Diese können durch Prozessoptimierung, bessere Tarifausnutzung, Nutzung des Online-Buchungstool und Einhaltung der Geschäftsreiserichtlinien minimiert werden.

Häufige Fragen unserer Kunden

Allgemein

Funktionen

Einrichtung

Anne-Kathrin Geuppert

PASS Consulting Group

+49 60 21 . 38 81 75 11